小学档案室工作制度

PAGE小学档案室工作制度一、总则（一）目的小学档案室工作制度旨在加强学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用，为学校的教育教学、管理决策等各项工作提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组及全体教职工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》《教育系统档案管理规定》等相关法律法规及行业标准制定。二、档案管理职责分工（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案工作制度、规划和计划，并组织实施。2.集中统一管理本校各类档案，对各部门的档案工作进行监督、指导和检查。3.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、检索、利用等工作，确保档案的质量和安全。4.积极开发档案信息资源，为学校各项工作提供档案资料服务，组织开展档案编研工作。5.负责档案管理设施设备的配置、维护和更新，保障档案管理工作的正常开展。6.组织档案工作人员的业务培训，提高档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，定期向档案室移交应归档的文件材料。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，配合档案室做好档案的收集、整理、移交等工作。3.按照档案管理要求，做好本部门档案的安全保管和保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。4.根据工作需要，及时向档案室提出档案查阅利用申请，并配合做好相关服务工作。（三）档案工作人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，遵守档案工作纪律和职业道德规范。2.认真学习档案业务知识，不断提高业务水平和工作能力。3.负责档案的具体收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、检索、利用等工作，确保档案管理工作的规范、有序。4.严格执行档案管理制度，做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密事件的发生。5.积极主动地为学校各部门和教职工提供档案服务，及时、准确地提供所需档案资料。6.定期对档案管理工作进行总结和反思，提出改进措施和建议，不断提高档案管理工作质量。三、档案的收集（一）收集范围1.上级机关颁发的与本校有关的文件、指示、通知、通报等。2.本校党、政、工、团等组织形成的文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。3.本校教学、科研、管理等各项工作中形成的文件、教案、讲义、试卷、科研成果、教学改革方案等。4.本校学生的学籍档案、奖惩记录、毕业材料等。5.本校基建、设备购置、财务等方面形成的文件、合同、协议、预决算等。6.本校与外单位交流合作形成的文件、信函、协议等。7.本校教职工的人事档案、考核材料、工资变动等。8.本校举办的各种活动形成的文件、照片、录像等资料。（二）收集要求1.各部门应建立健全文件材料的形成、积累和归档制度，明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的齐全、完整。2.文件材料应按照其形成的自然规律和内在联系进行收集，保持文件之间的有机联系。3.收集的文件材料应字迹清晰、纸张优良、格式规范，签字盖章手续完备。4.对于电子文件，应按照相关标准进行收集和存储，确保其可读性和完整性。5.各部门应定期将收集的文件材料整理后移交档案室，移交时应填写《档案移交清单》，双方签字确认。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）分类。2.教学档案：按照学科年级类别分类。3.科研档案：按照课题研究阶段成果形式分类。4.学生档案：按照年级班级学号分类。5.基建档案：按照工程项目阶段资料类别分类。6.设备档案：按照设备型号购置时间资料类别分类。7.会计档案：按照会计年度保管期限类别分类。（三）整理方法1.文书档案：对收集的文件材料进行分类、排序，去除重复、无效的文件。按照分类标准编制文件目录，填写卷内文件目录表。对文件进行装订，保持文件的整齐、牢固。编写卷内备考表，注明卷内文件的数量、整理情况及其他需要说明的事项。按照卷内文件目录顺序排列文件，填写案卷封面，装订成册，形成案卷。2.教学档案：按照分类标准对教学文件材料进行分类整理，建立教学档案盒。在档案盒内按照不同类别设置文件夹，将相关文件材料放入相应文件夹中。编制教学档案目录，注明文件材料的名称、日期、来源等信息。3.科研档案：按照课题研究进程，对科研文件材料进行分类整理，建立科研档案卷。卷内文件材料按照研究阶段和成果形式进行排列，编制卷内文件目录。对科研成果进行登记，注明成果名称、完成时间、完成人员等信息。4.学生档案：按照年级、班级、学号顺序整理学生档案材料，建立学生档案袋。档案袋内包含学生的个人基本信息、学习成绩、奖惩记录、综合素质评价等材料。编制学生档案目录，便于查找和管理。5.基建档案：按照工程项目的建设阶段，对基建文件材料进行分类整理，建立基建档案卷。卷内文件材料包括项目立项文件、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、工程变更记录、竣工验收文件等。对基建项目进行编号，编制基建档案目录，注明文件材料的名称、日期、编号等信息。6.设备档案：按照设备型号和购置时间，对设备文件材料进行分类整理，建立设备档案卷。卷内文件材料包括设备购置合同、设备验收报告、设备说明书、设备维修记录等。编制设备档案目录，注明设备的名称、型号、购置时间、档案编号等信息。7.会计档案：按照会计年度和保管期限，对会计凭证、会计账簿、财务报告等会计文件材料进行分类整理，建立会计档案卷。会计凭证应按照编号顺序排列，装订成册，注明年度、月份、凭证种类、起止号码等信息。会计账簿应按照账簿种类分别整理，注明账簿名称、年度、册数等信息。财务报告应按照年度顺序排列，注明报告名称、年度、期数等信息。编制会计档案目录，注明文件材料的名称、日期、保管期限等信息。五、档案的鉴定（一）鉴定原则依据国家有关档案保管期限的规定，结合本校档案的实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定，准确划分档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由学校分管领导、档案室负责人及相关部门负责人组成。鉴定小组负责制定档案鉴定方案，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案文件进行逐件审查，分析其内容和价值，确定保管期限。2.全面审查：综合考虑档案文件的来源、形成时间、内容性质、作用等因素，全面评估其价值。3.参考有关规定：依据国家和教育系统档案保管期限表，结合本校实际情况，确定档案的保管期限。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对本校、国家和社会有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种。凡是在一定时期内对本校工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（五）鉴定程序1.准备阶段：制定鉴定方案，明确鉴定目的、范围、方法、步骤和人员分工。2.初鉴阶段：档案工作人员按照鉴定方案对档案进行初步鉴定，提出初步鉴定意见。3.审核阶段：鉴定小组对档案工作人员的初步鉴定意见进行审核，形成审核意见。4.审批阶段：将审核意见报学校分管领导审批，确定档案的保管期限。5.调整阶段：根据审批意见，对档案的保管期限进行调整，确保鉴定结果的准确性。六、档案的保管（一）保管场所1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等，确保档案存放有序、便于查找。（二）保管措施1.建立健全档案保管制度，明确档案保管人员的职责，加强对档案保管工作的管理。2.对档案进行分类存放，按照不同的保管期限、类别和年度顺序排列，便于查找和管理。3.在档案装具上标明档案的类别、年度、保管期限等信息，便于识别和查找。4.定期对档案进行检查和清点，及时发现和处理档案保管中存在的问题，如档案损坏、霉变、虫蛀等。5.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全。6.加强对档案库房的安全保卫工作，设置门禁系统、监控设备等，防止档案被盗、被篡改。七、档案的统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的案卷数量、文件数量等。2.档案利用情况统计：包括档案查阅人次、查阅文件数量等。3.档案保管期限统计：统计不同保管期限档案的数量和比例。4.档案整理情况统计：包括档案整理的数量、质量等情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行详细记录。2.定期对档案统计台账进行核对和汇总，确保统计数据的准确性和完整性。3.利用档案管理软件对档案统计数据进行分析和处理，生成统计报表，为档案管理决策提供依据。（三）统计报表1.每月编制《档案收集情况统计表》，反映本月档案的收集数量、类别等情况。2.每季度编制《档案整理情况统计表》，统计本季度档案整理的数量、质量等情况。3.每年编制《档案保管情况统计表》，反映各类档案的保管数量、保管期限等情况。4.每年编制《档案利用情况统计表》，统计本年度档案查阅利用的人次、文件数量等情况。八、档案的编目与检索（一）编目要求1.编制档案目录应遵循便于查找和利用的原则，按照分类标准和排列顺序进行编制。2.档案目录应包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数、备注等项目。3.案卷题名应准确概括卷内文件的主要内容，简洁明了，便于查找。4.档号应按照档案分类编号规则编制，具有唯一性和系统性。5.档案目录应打印或抄写清楚，装订成册，一式多份，分别存放于档案室和相关部门。（二）检索工具1.编制案卷目录：按照档案分类顺序，将每个案卷的相关信息进行登记，形成案卷目录，便于查找案卷。2.编制全宗指南：介绍本校档案全宗的形成历史、主要内容和成分等情况，为利用者提供全面的档案信息。3.建立电子检索系统：利用档案管理软件，将档案目录信息录入计算机，建立电子检索数据库，实现档案信息的快速检索。4.编制专题索引：根据学校工作需要，编制专题档案索引，如教学成果索引、科研项目索引等，便于查找特定专题的档案资料。九、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和本校档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务为本原则：以服务学校各项工作和教职工为宗旨，积极主动地为利用者提供档案资料服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，严格遵守档案安全保密制度，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本校教职工因教学、科研、管理等工作需要查阅档案。2.上级主管部门、有关单位因工作需要查阅本校档案。3.本校学生因升学、就业等需要查阅个人档案。4.其他因特殊情况需要查阅本校档案。（三）利用程序1.查阅申请：利用者填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案室。2.审核批准：档案室对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，报档案室负责人批准。3.查阅登记：批准后，档案室工作人员对利用者进行登记，发放《档案查阅证》，注明查阅范围、查阅时间等信息。4.查阅服务：利用者凭《档案查阅证》在档案室查阅档案，档案室工作人员应提供必要的协助和指导，确保查阅工作的顺利进行。5.归还档案：查阅完毕后，利用者应及时归还档案，档案室工作人员对归还的档案进行检查，确认无误后，办理归还手续。（四）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅。2.重要档案的查阅应经学校分管领导批准，并严格控制查阅范围和人数。3.档案原件一般不得外借，特殊情况需要外借的，须经档案室负责人批准，并办理外借手续，限期归还。十、档案的保密（一）保密制度1.建立健全档案保密制度，明确档案保密工作的职责和要求，加强对档案保密工作的管理。2.对档案工作人员进行保密教育，提高保密意识，严格遵守保密纪律。3.档案库房应设置保密设施，如保险柜、密码锁等，确保档案的安全保密。4.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取特殊的保密措施，严格控制查阅范围和使用方式。（二）保密措施1.档案工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.在档案查阅、利用过程中，应严格按照规定的程序和范围进行操作，防止档案信息泄露。3.对档案整理、鉴定、销毁等工作中产生的废纸、废卷等，应进行妥善处理，防止档案信息扩散。4.加强对档案管理场所的安全保卫工作，防止无关人员进入档案库房和查阅场所。5.对电子档案应采取加密存储、访问控制等安全措施，防止电子档案信息泄露。十一、档案的销毁（一）销毁原则对失去保存价值的档案，按照国家有关规定进行销毁，确保档案销毁工作的合法性和规范性。（二）销毁范围1.已到保管期限且无继续保存价值的档案。2.经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案。3.重复、无效的档案。（三）销毁程序1.编