印章承接工作制度

PAGE印章承接工作制度一、总则（一）目的为规范公司印章承接工作流程，加强印章管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门以及涉及印章承接工作的外部合作单位。（三）基本原则1.依法依规原则：印章承接工作必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保印章使用符合相关规定。2.审慎负责原则：承接印章使用任务的人员应认真履行职责，对印章使用的真实性、准确性和完整性负责。任何伪造、变造、冒用印章的行为将依法追究法律责任。3.流程规范原则：明确印章承接工作的各个环节和流程，实行规范化管理，确保印章使用的有序进行。4.保密安全原则：加强印章使用过程中的保密工作，防止印章信息泄露，同时确保印章的安全存放和使用，防止印章被盗用、丢失等情况发生。二、印章种类及管理职责（一）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力的重要标志，用于各类重要文件、合同、协议等的签署。2.法人章：由法定代表人持有，用于特定的法律文件签署或其他经法定代表人授权的事项。3.财务专用章：用于公司财务相关文件、票据、报表等的盖章确认，是财务管理的重要工具。4.合同专用章：专门用于签订各类经济合同，明确合同的法律效力。5.部门印章：各部门根据工作需要设立的印章，用于本部门内部文件、通知、报表等的盖章，不得对外使用。（二）管理职责1.综合管理部门负责制定和完善印章承接工作制度，并监督制度的执行情况。统一负责公司各类印章的刻制、启用、废止、封存等管理工作。建立印章使用台账，记录印章使用情况，定期进行检查和核对。对印章承接工作进行指导和培训，提高相关人员的业务水平和风险意识。2.印章保管部门负责印章的日常保管，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失等情况发生。根据工作需要，按照规定流程为印章承接人员提供印章使用服务，并对印章使用情况进行登记。定期对印章进行检查，如发现印章损坏、变形等情况，应及时报告综合管理部门。3.印章承接人员严格按照本制度规定的流程和要求承接印章使用任务，确保印章使用的合法性和合规性。在使用印章前，认真核对用印文件的内容，确保文件内容真实、准确、完整，符合公司相关规定。使用印章后，及时将印章归还保管部门，并在印章使用台账上签字确认。对印章使用过程中出现的问题或异常情况，及时向部门负责人和综合管理部门报告。三、印章承接流程（一）用印申请1.公司内部各部门因工作需要使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细注明用印事由、用印文件名称、用印份数、用印时间等信息。2.申请部门负责人对用印申请进行审核，确认申请事项真实、合理，并签字批准。3.涉及重大事项或重要合同的用印申请，需经公司领导审批同意后方可提交。（二）印章承接1.用印申请经批准后，申请部门指定专人作为印章承接人员，持《印章使用申请表》到印章保管部门办理印章承接手续。2.印章保管人员核对用印申请与相关文件，确认无误后，将印章交予承接人员，并在《印章使用登记表》上记录印章交接时间、印章名称、承接人员姓名等信息。3.承接人员在使用印章过程中，应严格按照用印申请的内容进行盖章操作，不得擅自更改用印文件内容或扩大用印范围。（三）印章使用1.承接人员在使用印章时，应选择安全、整洁的环境，确保印章使用清晰、端正，不得模糊、歪斜或遗漏。2.对于多页文件的盖章，应逐页盖章，确保每页均有印章印记。3.使用完毕后，承接人员应立即将印章归还印章保管部门，并在《印章使用登记表》上记录印章归还时间。（四）用印监督1.在印章使用过程中，印章保管部门应安排专人进行监督，确保印章使用符合规定流程和要求。2.监督人员有权对用印文件内容进行审核，如发现问题应及时制止，并向综合管理部门报告。（五）用印登记1.印章保管部门应建立完善的印章使用台账，对每一次印章使用情况进行详细登记，包括用印日期、用印文件名称、用印事由、用印份数、承接人员姓名、批准人姓名等信息。2.印章使用台账应定期进行整理和归档，保存期限按照公司档案管理规定执行，以便日后查阅和审计。四、印章的刻制、启用、废止与封存（一）印章刻制1.公司因业务发展需要刻制新印章时，由综合管理部门根据实际情况提出申请，经公司领导批准后，统一委托具有资质的印章制作单位进行刻制。2.申请刻制印章时，应提供详细的印章规格、样式、材质等要求，并确保印章内容符合法律法规和公司规定。3.印章制作完成后，综合管理部门应组织相关人员对印章进行验收，检查印章的质量、规格、内容等是否符合要求。验收合格后，方可启用。（二）印章启用1.新印章启用前，综合管理部门应发布印章启用通知，明确印章的名称、启用日期、使用范围等信息。2.印章启用通知应发送至公司内部各部门以及相关外部合作单位，确保各方知晓新印章的启用情况。3.同时，综合管理部门应将新印章的印模留存备案，并在公司内部进行公示，以便员工识别和监督。（三）印章废止1.当印章因磨损、损坏、机构调整、业务变更等原因不再使用时，由印章保管部门提出废止申请，经综合管理部门审核后，报公司领导批准。2.印章废止后，综合管理部门应及时发布印章废止通知，告知公司内部各部门以及相关外部合作单位。3.废止的印章应及时上缴综合管理部门，由综合管理部门统一进行销毁处理。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁方式、参与人员等信息，以备查考。（四）印章封存1.对于暂时不用但仍需保留的印章，由印章保管部门提出封存申请，经综合管理部门审核后，报公司领导批准。2.印章封存后，应将印章妥善保管在安全的地方，并指定专人负责管理。3.封存印章如需重新启用，应按照印章启用的相关规定办理手续。五、印章安全与保密措施（一）安全措施1.印章保管部门应配备专门的印章保管设备，如保险柜、密码箱等，确保印章存放安全。2.印章保管设备应具备防盗、防火、防潮、防虫等功能，定期进行检查和维护，确保设备正常运行。3.印章保管场所应安装监控设备，对印章的存放和使用情况进行实时监控，监控记录保存期限按照公司相关规定执行。4.非印章保管人员未经授权不得进入印章保管场所，如需进入，必须经过严格的审批手续，并在专人陪同下进行。（二）保密措施1.涉及印章使用的人员应严格遵守保密制度，不得泄露印章使用信息和相关文件内容。2.印章使用过程中产生的废弃文件、纸张等，应及时进行销毁处理，防止信息泄露。3.严禁在互联网或其他公共网络平台上传输涉及公司印章的文件或信息。4.对于因工作需要接触印章的外部合作单位人员，应签订保密协议，明确其保密责任和义务。六、违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.对于擅自使用印章、伪造印章、变造印章、冒用印章等违法行为，公司将依法追究相关人员的法律责任，并要求其承担由此给公司造成的一切经济损失。3.因印章使用不当给公司造成经济损失或不良影响的，公司将对相关责任部门和责任人进行严肃批评教育，并责令其采取措施挽回损失或消除影响。同时，根据公司绩效考核制度，扣减相关责任人的绩效分数和奖金。4.对于印章保管不善导致印章被盗用、丢失等情况发生的，公司将追究印章保管部门和保管人员的责任