竞争性谈判工作制度

PAGE竞争性谈判工作制度一、总则1.目的为规范公司竞争性谈判活动，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门、各项目涉及的各类货物、工程和服务采购项目，且符合竞争性谈判适用条件的情况。3.基本原则公开、公平、公正原则。谈判活动应公开透明，所有参与谈判的供应商机会均等，不得偏袒任何一方。诚实信用原则。谈判各方应诚实守信，严格履行谈判约定，不得欺诈、隐瞒或违背承诺。择优选择原则。通过谈判，从众多供应商中选择最符合公司需求、性价比最高的供应商。依法合规原则。谈判活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保程序合法、内容合规。二、谈判适用条件1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采购金额标准单项采购金额达到[X]元及以上，且符合上述适用条件之一的采购项目，应采用竞争性谈判方式进行采购。具体金额标准可根据公司实际情况适时调整，并以正式文件形式发布。三、谈判组织与职责1.谈判小组组成：谈判小组由公司内部相关部门代表、技术专家、财务人员等组成，成员人数应为单数，且不少于三人。职责：制定谈判文件，明确谈判的范围、内容、要求、标准等。审查供应商资格，确保参与谈判的供应商具备相应的资质和能力。组织谈判活动，与供应商进行洽谈，提出问题并要求供应商解答。对谈判过程进行记录，包括谈判时间、地点、参与人员、谈判内容、供应商报价等。根据谈判情况，综合评估各供应商的响应文件和谈判表现，推荐成交候选人。2.采购部门职责：发起竞争性谈判采购申请，说明采购项目的名称、规格、数量、预算、用途等详细信息。协助谈判小组开展工作，提供采购项目的相关背景资料和需求说明。负责与供应商进行沟通协调，解答供应商的疑问，接收供应商的响应文件。对谈判过程进行监督，确保谈判活动按照规定程序进行。根据谈判小组推荐的成交候选人，确定最终成交供应商，并签订采购合同。3.监督部门职责：对竞争性谈判活动进行全程监督，确保谈判过程合法合规、公正公平。受理有关竞争性谈判活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理。对谈判文件、采购合同等进行审核，确保其符合法律法规和公司规定。四、谈判程序1.采购申请与审批采购部门根据实际需求填写《竞争性谈判采购申请表》，详细说明采购项目的基本情况、采购预算、拟采用的谈判方式等内容。将申请表提交至相关部门负责人进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。审批通过后，采购项目进入谈判准备阶段。2.谈判文件编制谈判小组根据采购项目的特点和需求，编制谈判文件。谈判文件应包括以下内容：谈判邀请书，明确谈判项目的名称、内容、要求、时间、地点等信息。供应商须知，告知供应商参与谈判的注意事项、响应文件的编制要求、谈判程序等。采购项目技术规格、参数及要求，详细描述采购项目的技术标准和质量要求。采购项目商务条款，包括交货期、售后服务、付款方式等内容。响应文件格式，规定供应商应提交的响应文件的内容和格式要求。评审标准，明确谈判小组对供应商响应文件进行评审的标准和方法。谈判文件编制完成后，经采购部门审核、公司分管领导批准后发布。3.供应商邀请采购部门根据谈判文件的要求，通过发布公告、邀请招标、从供应商库中选取等方式，邀请符合条件的供应商参与谈判。向供应商发送谈判邀请书，告知其谈判项目的相关信息，并要求其在规定时间内提交响应文件。4.响应文件接收与审查采购部门在规定时间内接收供应商提交的响应文件，并进行登记。谈判小组对供应商的响应文件进行审查，主要审查以下内容：供应商资格证明文件，包括营业执照、资质证书、业绩证明等，确保供应商具备参与谈判的资格。响应文件的完整性和规范性，检查响应文件是否按照谈判文件的要求编制，内容是否齐全、格式是否规范。技术响应情况，审查供应商对采购项目技术规格、参数及要求的响应情况，是否满足或优于谈判文件要求。商务响应情况，检查供应商对采购项目商务条款的响应情况，是否符合谈判文件规定。报价合理性，分析供应商的报价是否合理，是否低于市场同类产品价格或预算控制价。对审查不合格的响应文件，谈判小组应通知供应商进行澄清、说明或补正，供应商应在规定时间内作出回复。如供应商拒绝澄清、说明或补正，或澄清、说明、补正后仍不符合要求的，其响应文件将被视为无效。5.谈判谈判小组按照谈判文件规定的时间和地点组织谈判活动。谈判应遵循以下程序：谈判小组组长介绍谈判目的、程序和纪律，宣布谈判开始。供应商代表简要介绍本公司情况及响应文件主要内容。谈判小组就采购项目的技术规格、参数及要求、商务条款等内容与供应商进行洽谈，要求供应商对响应文件中的有关内容进行进一步澄清、说明或补充。供应商根据谈判小组的要求进行报价，并对谈判小组提出的问题进行解答。谈判过程中，供应商可以对其报价进行调整，但调整后的报价不得高于原报价。谈判小组对各供应商的报价、技术方案及商务条款等进行综合比较和评价，与供应商进行二轮或多轮谈判，争取达成最优采购方案。谈判过程中，谈判小组应做好记录，记录内容包括谈判时间、地点、参与人员、谈判内容、供应商报价等。记录应由谈判小组成员签字确认，作为谈判活动的重要档案资料保存。6.评审与推荐成交候选人谈判结束后，谈判小组根据评审标准对各供应商的响应文件和谈判表现进行综合评审。评审内容包括技术方案、商务条款、报价、售后服务等方面，按照得分高低确定成交候选人。评审标准应在谈判文件中明确规定，可采用百分制评分法，其中技术方案占[X]分、商务条款占[X]分、报价占[X]分、售后服务占[X]分等。具体分值分配可根据采购项目的特点和需求进行调整。谈判小组应编写评审报告，详细记录评审过程、评审结果及推荐成交候选人的理由。评审报告经谈判小组成员签字确认后提交采购部门。7.成交确定与合同签订采购部门根据谈判小组推荐的成交候选人，按照公司内部采购审批流程确定最终成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同，合同内容应与谈判文件和成交供应商的响应文件一致，明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、售后服务等条款。采购合同签订后，报公司相关部门备案。五、谈判文件管理1.谈判文件的编制要求谈判文件应内容完整、表述清晰、逻辑严谨，避免出现模糊不清、歧义或相互矛盾的条款。技术规格、参数及要求应明确、具体、合理，具有可操作性和可衡量性，能够准确反映采购项目的实际需求。商务条款应符合法律法规和公司规定，公平合理，不得设置歧视性或排他性条款。响应文件格式应规范统一，便于供应商编制和谈判小组评审。2.谈判文件的审核与批准谈判文件编制完成后，由采购部门进行初审，重点审查文件内容是否完整、格式是否规范、条款是否合规等。初审通过后，将谈判文件提交公司分管领导进行审核，审核重点包括采购项目的必要性、技术要求的合理性、商务条款的公正性等。公司分管领导审核通过后，谈判文件正式批准发布。3.谈判文件的发放与接收采购部门负责将谈判文件发放给受邀供应商，并做好发放记录。发放记录应包括供应商名称、发放时间、文件编号等信息。采购部门在规定时间内接收供应商提交的响应文件，并进行登记。登记内容应包括供应商名称、响应文件提交时间、文件编号等信息。4.谈判文件的保存与归档谈判活动结束后，采购部门应将谈判文件、供应商响应文件、谈判记录、评审报告等相关资料进行整理归档。谈判文件的保存期限应按照公司档案管理规定执行，一般为[X]年。保存期满后，经公司相关部门批准，可按照规定程序进行销毁。六、供应商管理1.供应商资格审查采购部门在邀请供应商参与谈判前，应对供应商的资格进行审查。审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩证明、财务状况、信誉情况等。对于重要采购项目或金额较大的采购项目，可要求供应商提供更详细的资格证明文件，并进行实地考察或背景调查。只有通过资格审查的供应商，才能参与谈判活动。2.供应商库建设公司应建立供应商库，将符合公司采购要求、信誉良好的供应商纳入供应商库管理。采购部门负责供应商库的日常维护和管理，定期对供应商库中的供应商进行评估和更新，淘汰不合格供应商，补充优质供应商。供应商库中的供应商在参与公司采购项目时，可享受一定的优惠政策，如优先邀请、简化资格审查程序等。3.供应商评价与考核采购部门应在采购项目完成后，对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价和考核。评价和考核结果应记录在供应商档案中，并作为供应商后续参与公司采购项目的重要参考依据。对于评价和考核结果优秀的供应商，公司可给予一定的奖励，如增加采购份额、颁发荣誉证书等；对于评价和考核结果不合格的供应商，公司应暂停或取消其参与公司采购项目的资格，并要求其限期整改。七、监督与投诉处理1.监督机制公司建立健全竞争性谈判活动监督机制，由监督部门对谈判活动进行全程监督。监督部门应定期对谈判文件、采购合同等进行审查，确保其符合法律法规和公司规定。在谈判过程中，监督部门可对谈判现场进行巡查，检查谈判程序是否合规、谈判人员是否遵守纪律等情况。2.投诉处理供应商或其他利害关系人认为竞争性谈判活动存在违法违规行为或损害其合法权益的，可以向公司监督部门投诉。投诉应在规定时间内以书面形式提出，并提供相关证明材料。投诉书应包括投诉人的名称、地址及有效联系方式，被投诉人的名称、地址及相关项目编号，投诉事