省政府文书工作制度

PAGE省政府文书工作制度一、总则（一）目的本制度旨在规范省政府文书工作流程，提高文书处理效率和质量，确保省政府各项工作的顺利开展，维护省政府工作的严肃性、规范性和权威性。（二）适用范围本制度适用于省政府机关各部门、直属机构及下属单位在日常工作中形成、办理、管理和使用的各类文书。（三）基本原则1.准确规范原则：文书内容应准确无误，符合法律法规、政策要求和语言规范，格式应统一、标准。2.及时高效原则：遵循文书处理的时效性，确保文书及时传递、办理，避免积压延误。3.安全保密原则：严格遵守国家保密法律法规，确保文书在流转过程中的安全，防止信息泄露。4.精简实用原则：精简文书数量，提高文书质量，注重文书的实用性和可操作性。二、文书种类及定义（一）上行文指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。请示用于向上级机关请求指示、批准；报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议等。（二）下行文指上级机关向下级机关发送的公文，如命令（令）、决定、通知、通报、批复等。命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员；决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项；通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文；通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况；批复适用于答复下级机关请示事项。（三）平行文指同级机关或不相隶属机关之间往来的公文，如函等。函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（四）其他文书包括会议纪要、简报、信息等。会议纪要用于记载会议主要情况和议定事项；简报用于反映工作动态、交流经验等；信息用于及时、准确地反映省政府工作中的重要情况和问题。三、文书格式（一）纸张要求一般应采用A4型纸（210mm×297mm），左侧装订。（二）页面设置页边距上、下均为2.54cm，左、右均为3.17cm。（三）字体字号1.标题：一般用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2.主送机关：一般用三号仿宋体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。3.正文：一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名、成文日期和印章：加盖印章的公文：成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。不加盖印章的公文：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。加盖签发人签名章的公文：单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。6.附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。7.附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。（四）排版要求1.行距：一般为固定值28磅。2.页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。四、文书起草（一）起草要求1.内容要求：文书内容应符合党的路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文意图，切实解决实际问题，做到观点鲜明、条理清晰、表述准确、文字精炼。2.格式要求：严格按照本制度规定的文书格式起草，确保文书格式规范统一。（二）起草流程1.明确主题：由相关部门或人员根据工作需要，确定文书主题和大致内容框架。2.收集资料：广泛收集与文书主题相关的政策文件、工作数据、典型案例等资料，为起草工作提供依据。3.撰写初稿：起草人员按照内容要求和格式规范，认真撰写文书初稿。在撰写过程中，要注重与相关部门和人员沟通协调，确保内容准确、可行。4.审核修改：初稿完成后，起草部门负责人应进行审核，对内容和格式进行把关，提出修改意见。起草人员根据审核意见进行修改完善，形成送审稿。五、文书审核（一）审核内容1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。2.内容是否符合党的路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。3.涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。4.文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。（二）审核流程1.初审：送审稿由起草部门负责人初审后，报省政府办公厅文书审核部门。2.审核：文书审核部门对送审稿进行全面审核，提出审核意见。审核过程中，可根据需要征求相关部门意见，必要时可召开协调会或专题会议进行研究。3.修改完善：起草部门根据审核意见对送审稿进行修改完善，形成审核稿。审核稿经审核部门负责人审核后，报省政府领导审批。六、文书签发（一）签发权限1.以省政府名义制发的上行文，由省长签发。2.以省政府名义制发的下行文、平行文，由省长或分管副省长签发。其中，涉及重要事项、重大政策的文件，由省长签发；涉及一般性工作的文件，可由分管副省长签发。3.省政府办公厅制发的文件，由办公厅主任签发；办公厅内设机构制发的文件，由内设机构负责人签发，重要文件报办公厅主任审核后，由办公厅主任签发。（二）签发流程1.送签：审核稿经审核部门负责人审核后，由文书工作人员按照签发权限送省政府领导签发。2.签发：省政府领导对审核稿进行认真审阅，签署意见并签名。如同意签发，签署“同意印发”等字样；如不同意签发，应明确提出修改意见或不予签发的理由。3.反馈：文书工作人员将省政府领导的签发意见及时反馈给起草部门，起草部门根据签发意见进行修改完善后，进入发文流程。七、文书印发（一）登记编号1.文书工作人员对经省政府领导签发的审核稿进行登记，内容包括文号、标题、发文机关、主送机关、成文日期、印发日期等。2.按照编号规则对文书进行编号，文号一般由发文机关代字、年份、序号组成，如“XX府发〔XXXX〕XX号”。（二）排版印刷1.根据文书格式要求，对登记编号后的文书进行排版，确保格式规范、美观。2.排版完成后，进行校对，校对人员要认真细致，逐字逐句核对，确保文书内容准确无误。校对无误后，交付印刷。3.印刷过程中，要严格控制印刷质量，确保字迹清晰、页面整洁。（三）装订分发1.印刷完成的文书进行装订，确保装订牢固、整齐美观。2.文书工作人员按照发文范围，将装订好的文书分发到各主送机关和抄送机关。分发方式可采用邮寄、专人送达等方式。八、文书归档（一）归档范围省政府机关各部门、直属机构及下属单位在日常工作中形成的具有保存价值的各类文书，包括收文、发文、内部文件、会议文件及其他重要资料等。（二）归档要求1.归档的文书应齐全完整，内容真实，格式规范。2.文书应按照形成时间顺序进行整理，同一事由的文书应集中排列。3.归档的文书应编制目录，目录内容包括文号、标题、发文机关（或收文机关）、成文日期、保管期限等，以便于查找和利用。（三）归档流程1.收集整理：各部门、单位应定期将本部门形成的文书收集整理，按照归档要求进行分类、排序、编目等工作。2.移交归档：各部门、单位将整理好的文书定期移交省政府办公厅档案管理部门。档案管理部门对移交的文书进行审核验收，符合要求的予以接收归档。3.存储保管：档案管理部门将接收归档的文书按照档案管理规定进行存储保管，确保档案安全、完整。同时，建立健全档案检索系统，方便查询利用。九、文书保密（一）保密制度1.严格遵守国家保密法律法规，明确文书保密责任，加强对文书处理各环节的保密管理。2.对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文书，要严格按照保密规定进行处理，采取加密存储、专人保管、限制传阅范围等措施，防止信息泄露。（二）保密措施1.文书工作人员应具备保密意识，严格遵守保密纪律，不得擅自扩大文书传阅范围，不得私自留存、复制、传播涉密文书。2.在文书起草、审核、印发、归档等过程中，要采取必要的保密措施，如对涉密文书进行加密处理、在保密场所进行操作等。3.对废弃的涉密文书，要按照规定进行销毁，防止信息流失。十、文书管理与监督（一）管理职责1.省政府办公厅负责全省政府系统文书工作的统筹规划、指导协调和督促检查。2.各部门、单位负责本部门文书工作的具体组织实施，明确专人负责文书处理，确保