政府办档案工作制度

PAGE政府办档案工作制度一、总则（一）目的为加强政府办档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为政府各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府办各科室及所属事业单位在工作中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。政府办档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则。档案应如实反映政府办各项工作的历史原貌，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则。全面收集、整理政府办在工作中形成的各类档案，保证档案的齐全、完整。4.保密性原则。严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、工作秘密和敏感信息的档案进行妥善保管，防止失密、泄密。5.便于利用原则。档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的服务效能。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门政府办设立专门的档案管理科室，配备专职档案管理人员，负责档案工作的组织、协调和具体实施。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等日常管理工作。2.制定和完善档案管理制度，规范档案管理流程。3.对档案进行分类、编号、编目，建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率。6.对各科室档案工作进行指导和监督，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与政府办工作相关的文件、指示、通知等。2.政府办形成的各类文件、会议记录、纪要、报告、请示、批复、函件等。3.政府办组织的各类会议、活动、调研等形成的文件、资料、照片、音像等。4.政府办工作人员在工作中形成的个人业务档案，包括工作计划、总结、考核材料等。5.政府办所属事业单位形成的各类档案。6.其他与政府办工作相关的具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各科室应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字、盖章等手续齐全。3.对电子文件，应按照相关标准进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。按照文件材料的来源、时间、内容等进行分类整理，使档案具有系统性和逻辑性。分类应科学合理，便于管理和利用。（四）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类。对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录和备考表。将文件材料装订成册，填写案卷封面，编制案卷目录。2.科技档案按照项目、专业进行分类。对项目文件材料进行编号、编目，建立项目档案卷内目录和备考表。绘制项目竣工图，整理项目相关的技术资料、图纸等。3.会计档案按照会计年度、保管期限进行分类。对会计凭证、账簿、报表等进行整理、装订，填写会计档案封面和目录。4.电子档案按照档案类别和保管期限进行分类存储。对电子文件进行元数据采集，建立电子档案目录数据库。定期对电子档案进行备份，确保电子档案的安全。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档。3.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案管理部门保管。（二）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，分类准确、编目规范、装订整齐。2.档案管理人员应对归档的档案进行认真核对，确保档案的质量。3.对归档的档案应编制移交清单，双方签字确认。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.确定档案保管期限的原则：反映政府办主要职能活动和基本历史面貌的，对政府工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，列为永久保管。反映政府办一般工作活动，在一定时期内对政府工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。其中，主要针对当前和今后工作需要查考的档案，列为30年保管；只在较短时期内有查考利用价值的档案，列为10年保管。（四）保管措施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案应存放于专用的档案柜架，排列整齐，便于查找。3.对电子档案应采取数据备份、存储介质异地存放等措施，防止数据丢失。4.定期对档案进行清查盘点，做到账实相符。发现档案损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应严格遵守国家法律法规和本制度的规定。2.服务大局原则。档案利用应围绕政府中心工作，为政府科学决策、行政管理、政务公开等提供有效服务。3.方便利用原则。简化档案利用手续，提高档案利用效率，方便档案利用者查阅、借阅档案。（二）利用范围1.政府办工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅与政府办相关的档案。3.公民、法人和其他组织因合法权益需要查阅政府办公开的档案。（三）借阅手续1.政府办工作人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、内容、时间等，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.上级机关、其他单位查阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅内容、目的等，经政府办分管领导签字同意后，由档案管理部门提供查阅服务。3.公民、法人和其他组织查阅政府办公开的档案，应按照政府信息公开的相关规定办理查阅手续。4.借阅档案应填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、数量、期限等，经所在科室负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。（四）利用要求1.档案利用者应在档案管理部门指定的地点查阅、借阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。3.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并登记复印、摘录的内容和用途。4.档案利用完毕后，应及时归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合政府办工作实际，对档案进行鉴定。2.对保管期限已满的档案，经鉴定仍具有保存价值的，应重新确定保管期限；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出拟销毁档案清单。2.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐卷、逐件鉴定，提出鉴定意见。3.对经鉴定确需销毁的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。4.《档案销毁清册》经政府办分管领导审批后，方可实施销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案，应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，并由两人以上监销，确保销毁彻底。2.对电子档案，应采用数据删除、存储介质格式化等方式进行销毁，并做好记录。七、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）建设内容1.档案数字化加工对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化加工，形成电子档案。建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储、编目管理。2.档案信息化管理系统建设开发或选用适合政府办档案管理的信息化管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用、统计等业务流程的信息化管理。建立档案信息资源共享平台，实现档案信息的在线查询、借阅、下载等功能，为政府办工作人员和社会公众提供便捷的档案利用服务。（三）安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止网络攻击、数据泄露等安全事件的发生。2.对档案信息系统进行定期维护和更新，确保系统的稳定运行。3.加强对档案管理人员的信息化安全培训，提高安全意识和操作技能。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各科室档案工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况。2.对发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关科室限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.建立档案工作考核评价机制，将档案工作纳入政府