合同审查工作制度

PAGE合同审查工作制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同审查工作流程，有效防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订、履行的各类合同、协议等法律文件（以下统称“合同”）的审查工作。（三）基本原则1.依法合规原则合同审查工作应严格遵守国家法律法规、政策及相关行业标准，确保合同内容合法有效。2.风险防控原则以防范合同风险为核心，对合同条款进行全面审查，提前发现并化解潜在风险。3.审慎审查原则审查人员应秉持审慎态度，对合同各项条款进行细致、严谨的审核，确保合同质量。4.高效协作原则合同审查工作涉及多个部门，各部门应密切协作、高效沟通，共同推进审查工作顺利进行。二、合同审查职责分工（一）业务部门1.负责合同项目的发起，对合同所涉业务的真实性、可行性、必要性负责。2.提供合同基础资料，包括业务背景、交易条件、技术要求等，并对资料的真实性和完整性负责。3.参与合同谈判，负责与对方就合同条款进行沟通、协商，及时反馈谈判进展情况。4.根据审查意见对合同进行修改完善，并负责合同的履行及跟踪。（二）法务部门1.负责合同的合法性审查，对合同条款是否符合法律法规、政策及行业标准进行把关。2.审查合同的风险条款，提出风险防范建议，协助业务部门制定风险应对措施。3.对合同的格式、文本表述等进行规范性审查，确保合同文本规范、准确。4.参与重大合同的谈判，从法律角度提供专业意见，保障公司合法权益。（三）财务部门1.负责审查合同的财务条款，包括付款方式、结算周期、发票开具等，确保财务收支符合公司财务制度和相关税收法规。2.对合同涉及的财务风险进行评估，提出财务方面的风险防控建议。3.协助业务部门核算合同成本、收益，提供财务数据支持，为合同决策提供参考。（四）其他相关部门根据合同涉及的具体业务领域，相关部门应配合提供专业审查意见，如技术部门负责审查合同中的技术条款，审计部门负责审查合同的合规性等。三、合同审查流程（一）合同立项1.业务部门根据业务需求发起合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同项目名称、对方当事人、合同标的、交易金额、履行期限等基本信息，并附业务背景资料。2.《合同立项申请表》经部门负责人审核签字后，提交至公司合同管理部门。（二）初审1.合同管理部门收到《合同立项申请表》后，对申请信息进行初步审核，重点审查立项依据是否充分、合同主体是否明确、交易内容是否清晰等。2.对于符合立项条件的合同申请，合同管理部门将其分配至法务部门进行合法性审查；对于不符合立项条件的申请，及时反馈业务部门并说明原因。（三）合法性审查1.法务部门收到合同文本及相关资料后，按照法律法规、政策及行业标准对合同进行全面审查。2.审查内容包括合同主体资格、合同内容合法性、合同条款完整性、合同履行可能性、违约责任明确性等方面。3.法务部门在审查过程中，如发现问题应及时与业务部门沟通，要求其作出解释或修改。审查结束后，出具《合同合法性审查意见书》，明确指出合同存在的问题及修改建议。（四）财务审查1.财务部门收到经法务部门审查后的合同文本及相关资料，对合同财务条款进行审查。2.审查内容包括付款方式、结算周期、发票开具、财务风险评估等方面。3.财务部门根据审查情况出具《合同财务审查意见书》，提出财务方面的意见和建议。（五）其他部门审查根据合同涉及的具体业务领域，由相关部门对合同进行专业审查，并出具审查意见。如技术部门审查合同中的技术条款，确保技术要求明确、可行；审计部门审查合同的合规性，防止出现违规操作等。（六）综合会审1.合同管理部门组织业务部门、法务部门、财务部门及其他相关部门召开合同综合会审会议。2.各部门在会上汇报审查意见，对合同条款进行充分讨论，共同研究解决审查过程中发现的问题。3.业务部门根据综合会审意见对合同进行修改完善，形成合同送审稿。（七）审批签署1.合同送审稿经各部门负责人审核签字后，提交至公司分管领导审批。2.公司分管领导根据合同的重要性、风险程度等因素进行审批，对于重大合同或涉及金额较大的合同，可能需提交公司总经理办公会或董事会审议。3.经审批同意的合同，由法定代表人或其授权代表签署。签署后的合同文本由合同管理部门负责编号、归档，并及时将合同副本分发给相关部门。四、合同审查内容（一）合同主体审查1.审查对方当事人的主体资格，包括是否具有合法有效的营业执照、经营范围是否符合合同业务要求、是否具备相应的资质证书等。2.核实对方当事人的法定代表人或授权代表的身份信息，确保其签署合同的行为合法有效。3.对于涉及自然人的合同，审查其个人身份信息及民事行为能力。（二）合同内容合法性审查1.审查合同条款是否符合法律法规的强制性规定，是否损害国家利益、社会公共利益或他人合法权益。2.对于特殊行业的合同，如建筑工程合同、买卖合同等，审查是否符合相关行业管理规定和标准。3.关注合同中是否存在违法违规的免责条款，避免公司因不合理的免责约定而承担法律风险。（三）合同条款完整性审查1.审查合同首部的当事人信息、合同名称、签订日期等是否准确无误。2.检查合同正文条款是否齐全，包括标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款是否明确具体。3.审查合同尾部的签字盖章页是否规范，双方当事人的签字盖章是否清晰、有效。（四）合同履行可能性审查1.评估合同约定的履行期限、履行地点、履行方式等是否合理，是否具有可操作性。2.审查合同所涉业务是否具备相应的资源和能力，公司是否能够按时、按质、按量履行合同义务。3.关注合同履行过程中可能出现的不可抗力、政策变化等因素对合同履行的影响，并评估应对措施是否完善。（五）违约责任审查1.审查合同中关于违约责任的约定是否明确具体，是否具有可衡量性和可操作性。2.确保违约责任条款对双方当事人具有同等的约束力，避免出现显失公平的条款。3.关注违约责任的承担方式是否合理，是否足以弥补因违约行为给对方造成的损失。（六）争议解决条款审查1.审查合同中约定的争议解决方式是否合法有效，是否符合双方当事人的意愿和实际情况。2.对于选择仲裁方式解决争议的合同，审查仲裁条款是否明确仲裁机构、仲裁规则等内容。3.对于选择诉讼方式解决争议的合同，审查管辖法院的约定是否符合法律规定，是否有利于公司维护自身权益。五、合同审查的特殊情况处理（一）紧急合同审查对于因业务紧急需要立即签订的合同，业务部门应在发起合同立项申请时注明“紧急”字样，并说明紧急原因。合同管理部门在收到申请后，应优先安排审查工作，简化审查流程，确保合同能够及时签订。法务部门、财务部门及其他相关部门应在规定时间内完成紧急审查，并出具审查意见。（二）重大合同审查1.对于涉及金额较大、法律关系复杂、风险较高的重大合同，公司应成立专门的合同审查小组，由法务部门牵头，业务部门、财务部门及其他相关部门人员共同参与。2.合同审查小组应制定详细的审查计划，对合同进行全面、深入的审查，并组织多次讨论和论证，确保审查意见准确、全面。3.重大合同审查结束后，应形成专项审查报告，提交公司领导决策参考。（三）涉外合同审查1.对于涉外合同，除按照本制度进行常规审查外，还应关注国际法律法规、国际惯例及相关国家或地区的政策规定。2.如有必要，可聘请专业的涉外律师或法律专家提供法律意见，确保合同条款符合国际法律环境和公司利益。3.涉外合同的审查语言应使用中英文双语，确保合同文本准确无误地表达双方当事人的意思。六、合同审查档案管理（一）档案收集合同管理部门负责收集合同审查过程中形成的各类文件资料，包括合同立项申请表、合同文本、审查意见书、修改稿、审批文件等。（二）档案整理1.合同管理部门对收集到的档案资料进行分类整理，按照合同类别、审查时间等顺序进行编号、装订。2.每份合同档案应包括合同正本、副本及相关审查文件，确保档案资料的完整性。（三）档案保管1.合同审查档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室，确保档案安全、完整。2.建立档案借阅制度，严格控制档案的借阅范围和借阅流程，防止档案丢失或损坏。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同审查档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经合同管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（五）档案销毁1.对于超过保管期限或已无保存价值的合同审查档案，由合同管理部门提出销毁申请，经公司领导批准后进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，确保销毁过程符合相关规定，防止档案信息泄露。七、监督与考核（一）监督机制1.公司设立合同审查监督小组，由公司领导、法务部门负责人及相关部门代表组成，负责对合同审查工作进行监督检查。2.监督小组定期对合同审查工作进行抽查，检查合同审查流程是否规范执行、审查意见是否准确合理、合同履行情况是否良好等。3.对于发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核制度1.建立合