单位档案工作制度

PAGE单位档案工作制度一、总则（一）目的为加强本单位档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为单位各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指本单位在各项工作活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则本单位档案工作实行集中统一管理，由综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.维护档案的真实性、完整性和准确性原则各部门及员工应按照规定及时将工作中形成的档案材料移交综合档案室，不得擅自销毁、涂改、伪造档案。3.便于利用原则档案管理应便于档案的查询、借阅和利用，充分发挥档案的作用，为单位的各项工作提供支持。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善本单位档案工作制度，并组织实施。2.集中统一管理本单位各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.负责档案的安全保管，配备必要的档案保管设施设备，定期对档案进行检查、清点，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全。4.开展档案的鉴定工作，按照规定定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案提出处置意见。5.负责档案的统计工作，建立档案统计台账，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。6.积极开展档案的利用工作，为单位各部门及员工提供档案查询、借阅等服务，充分发挥档案的作用。7.负责组织档案工作人员的业务培训，提高档案工作人员的业务素质和管理水平。8.完成领导交办的其他有关档案工作的任务。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保本部门档案的完整、准确。2.按照规定定期将本部门整理好的档案移交综合档案室，并办理交接手续。3.协助综合档案室做好档案的查询、借阅等利用工作，及时提供本部门相关档案信息。4.负责本部门档案保管设施设备的日常维护和管理，确保档案的安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关来文、来函、批示、通知等文件材料。2.本单位形成的各类文件、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、工作总结、统计报表等文件材料。3.本单位召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.本单位在业务活动中形成的合同、协议、项目方案、技术资料、图纸、图表等文件材料。5.本单位干部职工的人事档案材料，包括履历表、任免文件、考核材料、工资变动材料、奖惩材料等。6.本单位财务工作中形成的会计凭证、账簿、报表等文件材料。7.本单位组织开展的各类活动的文件材料，包括活动方案、照片、录像等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时收集和完整。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对收集到的档案材料应进行分类整理，按照档案形成的时间顺序或逻辑关系进行排列，便于后续的整理和管理。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.档案整理应按照分类方案进行，一般分为文书档案、科技档案、人事档案、会计档案、声像档案等类别。3.文书档案应按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，科技档案应按照项目进行分类整理，人事档案应按照干部职工个人进行分类整理，会计档案应按照会计年度进行分类整理，声像档案应按照内容或时间进行分类整理。4.档案整理过程中应编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，以便于查找和利用。四、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。1.永久保管的档案（1）本单位制定的法规性文件材料。（2）本单位召开的重要会议、举办的重大活动等形成的主要文件材料。（3）本单位职能活动中形成的重要业务文件材料。（4）本单位关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。（5）本单位机构演变、人事任免等文件材料。（6）本单位房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。（7）上级机关制发的属于本单位主管业务的重要文件材料。（8）其他需要永久保管的档案。2.定期保管的档案（1）本单位职能活动中形成的一般性业务文件材料。（2）本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。（3）本单位人事管理工作中形成的一般性文件材料。（4）本单位一般性的财务文件材料。（5）本单位一般性的声像档案。（6）其他需要定期保管的档案。（二）保管设施设备1.综合档案室应配备专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。2.档案库房应安装防火、防盗报警装置，配备灭火器材，确保档案的安全。3.档案库房应配备档案密集架、档案柜等档案存储设备，按照档案类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。4.档案库房应配备温湿度调节设备，将库房温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。5.档案库房应配备照明设备，照明光线应均匀、柔和，避免直射档案。6.档案库房应配备防虫、防鼠药品和器材，定期进行检查和更换，防止档案受到虫害和鼠害。（三）档案保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，排列整齐，标识清晰。2.档案应定期进行清点和核对，确保档案的数量、种类、保管期限等信息准确无误。3.对破损、褪色、字迹模糊等档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，不得在库房内吸烟、用火、存放易燃、易爆物品等。5.档案管理人员应定期对档案库房进行清洁和消毒，保持库房环境整洁。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人担任组长，各部门档案管理人员及相关业务人员为成员。档案鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和处置意见。（二）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案的形成时间、内容、来源、保管期限等因素，对档案进行全面审查和分析，确定档案的价值。2.对保管期限已满的档案，应重点审查其是否仍具有保存价值，是否涉及重要历史事件、重要业务活动、重要人事任免等。3.对已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁；对仍具有一定保存价值的档案，应延长其保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组应编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册应经档案鉴定工作小组组长审核签字，并报单位主管领导审批。3.经批准销毁的档案，应在指定地点进行销毁，销毁过程应进行现场监督，确保档案彻底销毁。4.档案销毁后，档案管理人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合档案室应建立档案统计台账，对档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等情况进行详细记录。2.档案统计台账应定期更新，确保统计数据的准确、及时。3.档案管理人员应按照规定定期向上级主管部门报送档案统计报表，反映本单位档案工作的基本情况。（二）移交工作1.各部门应按照规定定期将本部门整理好的档案移交综合档案室，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案移交清单应包括档案的名称、数量、保管期限、移交时间等信息。3.综合档案室应认真核对接收的档案，确保档案的完整、准确。对不符合要求的档案，应及时通知移交部门进行补充或更正。七、档案的利用（一）利用范围1.本单位各部门及员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本单位档案，应按照规定办理相关手续。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅、借阅本单位档案，应按照法律法规的规定办理相关手续。（二）利用手续1.本单位员工查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、数量、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅本单位档案，应提前向本单位提出书面申请，说明查阅、借阅的目的、内容、范围等信息，经本单位主管领导批准后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。查阅、借阅申请应加盖申请单位公章。3.司法机关、行政执法部门查阅、借阅本单位档案，应出具相关法律文书和工作证件，经本单位主管领导批准后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。（三）利用要求1.