公共机构文档档案管理流程

公共机构文档档案管理流程一、总则（一）目的与意义为规范公共机构文档档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，维护机构历史真实面貌，为各项工作提供可靠的凭证与参考依据，特制定本流程。（二）基本原则文档档案管理工作遵循统一领导、分级管理，全程管控、规范有序，安全保密、依法利用的原则。坚持“谁形成、谁负责”，确保各环节责任到人。（三）适用范围本流程适用于各级各类公共机构在履行职能、开展业务活动中形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录（以下统称“档案”）的管理。（四）管理依据本流程依据国家有关档案管理的法律法规及相关行业标准执行。二、管理流程（一）文件的形成与办理1.文件形成：各部门在业务活动中形成的文件材料，应符合国家及本机构关于公文处理的规定，确保文件内容真实、准确、完整，格式规范。2.文件办理：文件的拟制、审核、签发、用印、分发、传递等环节应严格按照公文处理程序执行，确保流转高效、责任明确。办理完毕的文件，承办人应及时进行整理。（二）文件的收集与整理1.收集范围：各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集工作。收集范围包括本部门在职能活动中形成的具有保存价值的各类文件材料正本、定稿、附件及重要的复制件等。2.收集要求：文件材料应在办理完毕后及时收集，确保不遗漏、不丢失。年度终了后，应将上一年度应归档文件材料全部收集齐全。3.系统整理：对收集到的文件材料，应按照其形成规律和内在联系，进行分类、排列、编号、编目、装订。整理过程应遵循文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，便于后续管理和利用。*分类：可采用年度、组织机构（或问题）、保管期限等多维分类法。*排列：同一类别的文件材料，按照形成时间顺序或重要程度排列。*编号与编目：对整理好的文件材料进行编号，填写卷内文件目录、备考表等。*装订：按照规范要求对文件材料进行装订，做到整齐、牢固，便于翻阅。（三）文件的鉴定与归档1.价值鉴定：档案管理部门（或指定人员）会同各部门负责人及业务骨干，依据国家有关档案保管期限的规定，对已整理的文件材料进行价值鉴定，确定其保管期限（永久、长期、短期）。2.确定归档范围：根据鉴定结果，明确归档文件的具体范围和不予归档的文件范围。不予归档的文件材料，应按规定进行处理。3.归档手续：各部门应在规定时间内（一般为次年上半年）将经过整理、鉴定的归档文件材料向本机构档案管理部门移交。移交时，双方应认真核对，并填写《档案移交清册》，履行签字盖章手续，确保责任清晰。（四）档案的保管1.库房管理：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。2.装具要求：档案应存放在符合国家标准的档案柜、档案盒（袋）内，不同保管期限、不同载体的档案应分别存放，便于管理。3.日常管理：建立健全档案库房管理制度，严格执行库房出入登记制度。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。4.特殊载体档案保管：录音、录像、照片、实物等特殊载体档案，应按照其特性采取相应的保管措施，确保其长期保存。电子档案的保管应符合国家关于电子档案管理的专门规定，注重其真实性、完整性、可用性和安全性。（五）档案的利用1.利用原则：档案利用应遵循依法、依规、保密的原则，在确保档案安全和不侵犯他人合法权益的前提下，为各项工作提供服务。2.利用手续：机构内部人员查阅档案，须凭有效工作证件并履行登记手续；外部单位或人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅涉密档案，须严格遵守国家保密规定。3.利用方式：档案利用可采取查阅、复制、摘录、借阅等方式。借阅档案须限期归还，不得转借、复制、摘抄、勾画、涂改、抽换、增删档案内容。4.利用监督：档案管理部门应对档案利用情况进行监督，确保档案在利用过程中的安全。对利用中产生的档案信息，应注意保密，不得擅自扩散。（六）档案的统计档案管理部门应建立健全档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁等情况进行准确统计，定期编制档案统计报表，为档案管理决策提供依据。（七）档案的鉴定与销毁1.到期鉴定：对于已达到保管期限的档案，档案管理部门应会同相关部门进行再次价值鉴定。2.销毁程序：经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。销毁档案须填写《档案销毁清册》，报本机构负责人批准后，由两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。严禁个人私自销毁档案。具有永久保存价值的档案，应按规定向同级国家档案馆移交。三、保障措施（一）组织领导公共机构应加强对文档档案管理工作的领导，将其纳入机构发展规划和年度工作计划，明确分管领导，定期研究解决档案管理工作中的重大问题。（二）人员配备设立或明确档案管理部门，配备与档案工作任务相适应的专职或兼职档案管理人员。档案管理人员应具备良好的政治素质和专业素养，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律，并保持相对稳定。（三）制度建设根据本流程，结合机构实际，制定和完善档案收集、整理、鉴定、归档、保管、利用、统计、保密、销毁等各项具体管理制度，形成完整的档案管理制度体系。（四）经费保障将档案管理所需经费（包括档案库房建设与维护、档案装具购置、档案整理、数字化加工、设备购置与维护、人员培训等）列入本机构年度经费预算，确保档案工作的正常开展。（五）业务培训定期组织档案管理人员参加专业培训和业务交流，学习档案法律法规和专业知识，不断提高其业务能力和管理水平。对机构内部各部门兼职档案员及其他相关人员，也应进行必要的档案知识培训。（六）技术支持积极采用先进的档案管理技术和设备，推进档案管理信息化建设，建立健全电子档案管理系统，逐步实现档案管