建筑工程竣工资料归档管理办法

建筑工程竣工资料归档管理办法一、总则：竣工资料归档的基石建筑工程竣工资料是工程项目从策划、勘察、设计、施工到竣工验收全过程的真实记录，是工程质量责任认定、后续维护改造、城市规划建设的重要依据。为规范我司（或本地区/本系统）建筑工程竣工资料的收集、整理、归档、保存和利用工作，确保资料的真实性、完整性、规范性和安全性，充分发挥其在工程建设及后续管理中的作用，特制定本办法。本办法适用于公司（或本地区/本系统）范围内所有新建、改建、扩建的建筑工程项目竣工资料的归档管理工作。各相关单位和人员在工程建设全过程中，均应严格遵守本办法规定，将竣工资料归档管理视为工程项目管理的重要组成部分，常抓不懈。二、责任主体与职责：各司其职，协同推进竣工资料的归档管理并非单一环节或单一部门的责任，而是贯穿于工程建设始终，需要各参建单位密切配合、协同推进的系统工作。1.建设单位：作为工程项目的总负责方，建设单位对竣工资料的归档工作负总责。其主要职责包括：牵头制定项目竣工资料管理细则；明确各参建单位的资料管理责任；组织协调资料的收集、整理、审核和移交工作；确保归档资料的完整性和合规性，并最终向相关城建档案管理部门或业主方移交符合要求的竣工档案。2.施工单位：施工单位是工程实体施工过程资料的主要形成者和收集者，对其施工范围内的竣工资料真实性、准确性和完整性负直接责任。应设立专职或兼职资料管理人员，负责施工全过程技术资料、质量控制资料、隐蔽工程记录、试验检测报告、测量记录、施工日志等的及时收集、整理、组卷和自查，确保资料与工程进度同步，并在工程竣工后按要求向建设单位提交完整的竣工资料。3.监理单位：监理单位应依照监理合同及相关规范要求，对施工单位提交的各类工程资料进行审核、签认，对工程监理过程中形成的监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、平行检验记录等资料负责收集、整理和归档，并对竣工资料的完整性、真实性和规范性承担监理责任。4.勘察、设计单位：勘察、设计单位负责提交其勘察、设计工作形成的原始资料、勘察报告、设计图纸、设计变更、洽商记录等，并对其提供资料的真实性、准确性和完整性负责。5.其他相关单位：如检测机构、材料设备供应商等，应根据合同约定或相关规定，提供与工程有关的检测报告、产品合格证、使用说明书等资料。三、归档范围与质量要求：全面覆盖，精益求精（一）归档范围竣工资料的归档范围应全面反映工程建设的全过程，主要包括但不限于以下内容：1.工程准备阶段文件：项目立项、审批、征地、勘察、设计、招投标、合同等文件。2.监理文件：监理规划、实施细则、各类监理记录、报告、验收文件等。3.施工文件：施工组织设计、开工报告、技术交底、测量记录、原材料及构配件质量证明文件和检验报告、施工试验记录、隐蔽工程验收记录、质量评定资料、分部分项工程验收记录、施工日志、竣工图等。4.竣工图：按规范要求绘制、审核、签认的竣工图，应完整反映工程最终实际状况。5.竣工验收文件：竣工验收申请、验收报告、验收组组成文件、各专项验收文件、工程质量保修书等。6.其他应归档文件：如声像资料（照片、录像）、电子文件等，以及与工程建设相关的重要协议、纪要等。（二）质量要求归档资料的质量是其价值的根本保证，必须严格控制：1.真实性：资料必须真实反映工程实际情况，严禁伪造、变造。2.准确性：数据准确无误，图表清晰规范，签字盖章手续齐全、真实有效。3.完整性：归档范围内的资料必须齐全，不得缺漏。4.规范性：资料格式、内容、签署、编号、装订等应符合国家、行业及地方相关标准和规定。复印件应注明原件存放处，并加盖提供单位公章。5.系统性：资料应按工程建设程序和专业系统整理，形成有机整体，便于查阅利用。四、资料的收集与整理：过程控制，规范有序竣工资料的收集与整理应遵循“及时、同步、规范”的原则，从项目立项开始，贯穿于施工准备、施工过程、竣工验收各个阶段。1.收集：各责任单位应指定专人负责资料的日常收集工作，确保资料在形成后及时、完整地归集。建设单位应组织协调各单位，建立资料传递交接制度，明确交接责任。2.整理：*分类：按照归档范围和相关标准进行分类，如按专业、按文件性质、按形成阶段等。*组卷：将具有内在联系的文件材料组合成案卷，案卷应规范有序，厚度适宜。*编目：每个案卷应编制卷内目录，注明文件序号、名称、页次、责任人等信息。案卷封面、脊背应填写规范、清晰。*排列：案卷内文件材料应按照形成时间或逻辑关系有序排列。3.竣工图编制：竣工图应根据施工过程中的设计变更、洽商记录、现场实测数据等进行编制或修改。凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及其他重大改变，或图面变更面积超过一定比例的，应重新绘制竣工图。修改处应加盖竣工图章，并由相关责任人签字。五、归档与移交：手续完备，及时高效1.预验收：工程竣工验收前，建设单位应组织监理、施工等单位对竣工资料进行预验收，检查资料的完整性、规范性和准确性，对发现的问题及时整改。2.正式验收与移交：工程竣工验收合格后，施工单位应在规定期限内（通常为竣工验收后三个月内，具体可根据合同约定或地方规定），将整理合格的竣工资料向建设单位移交。移交时应办理书面移交手续，填写资料移交清单，双方签字盖章，明确移交内容、数量、日期等。3.向城建档案管理部门移交：建设单位在工程竣工验收后，应按照当地城建档案管理部门的规定，将一套或多套符合要求的竣工档案（通常为原件或副本）在规定期限内报送城建档案管理部门验收归档，并取得档案验收认可文件。六、信息化管理：提升效率，便于利用鼓励采用信息化手段进行竣工资料的管理。通过建立工程项目管理信息系统或专门的档案管理软件，实现资料的在线形成、流转、审核、归档和查阅，提高资料管理的效率和水平。电子档案的形成、积累、整理、归档应符合国家关于电子文件归档与电子档案管理的相关规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。电子档案与纸质档案具有同等效力。七、监督与责任追究：强化执行，确保落实各级管理部门应加强对建筑工程竣工资料归档管理工作的监督检查。对在资料收集、整理、归档工作中认真负责、成绩显著的单位和个人，可给予表彰或奖励。对未按本办法规定履行职责，导致竣工资料不真实、不完整、不规范，或逾期未移交、移交资料不合格，影响工程竣工验收或后续管理的，将视情节轻重，对相关责任单位和责任人进行通报批评、责令整改，并可依据合同约定或相关规定追究其责任。情节严重，造成重大损失或不良后果的，将依法依规严肃处理。八、附则：办法的解释与施行本办法由公司（或本地区/本系统相关主管部门）负责解释。各单位可根据本办法，结合自身实际情况，制定具