印章管理办法

印章管理办法第一章总则第一条目的为规范公司印章的使用、保管、刻制、销毁等行为，确保印章使用的安全性、严肃性和有效性，维护公司的合法权益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司及所属各部门、分公司、子公司（以下统称“各单位”）的所有印章管理活动。第三条印章定义本办法所称印章，是指以公司名义刻制的，用于证明公司身份、签署文件、办理业务等具有法律效力的印章，包括但不限于以下类型：公章：公司名称全称的印章，是公司最高效力的印章。法定代表人章：刻有公司法定代表人姓名的印章。财务专用章：用于财务收支、票据结算等财务活动的印章。合同专用章：用于签订各类合同、协议的印章。部门章：刻有公司各部门名称的印章，用于部门内部事务或特定业务。其他专用章：如发票专用章、报关专用章、项目专用章等，用于特定用途的印章。第四条管理原则印章管理遵循“统一管理、分级负责、严格审批、安全保密”的原则。第二章印章的刻制与启用第五条刻制申请申请主体：各单位因工作需要刻制新印章，须由用印部门提出书面申请。申请内容：申请应明确印章名称、用途、使用范围、保管人等信息，并附相关证明文件（如部门设立文件、业务授权文件等）。审批流程：部门章及其他专用章：由部门负责人审核后，报公司行政部审批。公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章：经部门负责人、行政部审核后，报公司总经理或董事长审批。第六条刻制执行刻制单位：经审批同意后，由公司行政部统一到公安机关指定的刻章单位刻制。印章规格：印章的规格、样式、字体等应符合国家相关规定及公司形象要求。备案登记：新印章刻制完成后，行政部应及时到公安机关备案，并在公司内部进行登记，建立《印章登记簿》，记录印章名称、刻制日期、规格、保管人等信息。第七条启用公告新印章启用前，应由行政部发布启用公告，明确启用日期、印章样式、使用范围等，并抄送相关部门。第三章印章的保管第八条保管责任保管主体：印章实行专人保管制度，保管人由公司指定，原则上为部门负责人或其指定的专人。保管要求：保管人应妥善保管印章，不得擅自将印章交他人保管或使用。印章应存放在安全、保密的地方（如保险柜、带锁文件柜等），防止丢失或被盗用。保管人离职或调动时，须办理印章交接手续，填写《印章交接登记表》，由部门负责人监交。第九条保管人职责严格按照本办法规定使用印章，对不符合规定的用印申请有权拒绝。负责印章的日常维护和保养，确保印章清晰、完好。定期检查印章的使用情况，发现问题及时报告。第四章印章的使用第十条使用范围印章的使用范围应与其用途相符，不得超范围使用。具体如下：|印章类型|使用范围||----------------|--------------------------------------------------------------------------||公章|以公司名义发出的公文、函件、证明文件、授权委托书、对外签署的重要合同等。||法定代表人章|用于法定代表人签署的文件、财务票据、银行预留印鉴等。||财务专用章|用于财务收支、票据结算、银行对账、税务申报等财务活动。||合同专用章|用于签订各类经济合同、协议。||部门章|用于部门内部事务、对外联系工作（不涉及重大经济利益或法律责任的事项）。||其他专用章|用于特定业务领域（如发票专用章用于开具发票，报关专用章用于报关业务等）。|第十一条使用审批一般用印：用印部门填写《用印申请单》，详细说明用印事由、文件名称、份数、用印日期等。部门负责人审核签字后，报行政部或相关授权部门审批。重要用印：涉及重大经济利益、法律责任的文件（如合同、协议、担保文件等），除按一般用印流程审批外，还须经公司法律顾问审核，并报总经理或董事长审批。以公司名义对外出具的证明文件、授权委托书等，须经相关业务部门审核后，报行政部审批。第十二条使用流程申请：用印人填写《用印申请单》，并附需用印的文件原件。审批：按本办法第十一条规定的流程进行审批。用印：审批通过后，保管人核对《用印申请单》与文件内容一致，在文件上加盖印章，并在《用印申请单》上签字确认。登记：保管人应及时在《印章使用登记簿》上记录用印情况，包括用印日期、文件名称、份数、审批人、用印人等信息。第十三条特殊情况处理外出用印：因工作需要携带印章外出使用，须经部门负责人、行政部审核后，报总经理或董事长审批，并由两人以上共同携带，用印后及时归还。空白文件用印：原则上禁止在空白文件上加盖印章。确因工作需要，须经总经理或董事长审批，并在《用印申请单》上注明空白文件的用途、使用范围、有效期等，用印后由用印人负责收回并交行政部备案。电子印章使用：电子印章的使用应符合国家相关法律法规及公司规定，其审批、使用流程参照本办法执行。第五章印章的变更与销毁第十四条印章变更变更情形：因公司名称变更、法定代表人变更、业务调整等原因，需变更印章的，按本办法第五条、第六条规定的流程重新刻制新印章，并启用新印章，同时停止使用旧印章。旧章处理：旧印章停止使用后，由行政部收回并妥善保管，按本办法第十五条规定进行销毁。第十五条印章销毁销毁申请：对作废、过期或不再使用的印章，由用印部门提出销毁申请，说明销毁原因、印章名称、数量等。审批流程：经部门负责人、行政部审核后，报总经理或董事长审批。销毁执行：经审批同意后，由行政部组织销毁，销毁时应有两人以上在场监销，并填写《印章销毁登记表》，记录销毁日期、印章名称、数量、监销人等信息。第六章监督与检查第十六条监督检查主体公司行政部负责对各单位印章管理情况进行定期或不定期检查。第十七条检查内容印章的刻制、启用、保管、使用、变更、销毁等是否符合本办法规定。《印章登记簿》《用印申请单》《印章使用登记簿》等记录是否完整、规范。印章保管是否安全、保密，有无丢失或被盗用风险。第十八条违规处理对违反本办法规定的单位或个人，公司将视情节轻重给予批评教育、通报批评、经济处罚等；情节严重的，追究其法律责任。第七章附则第十九条解释权本办法由公司行政部负责解释。第二十条生效日期本办法自发布之日起生效。第二十一条附件《印章登记簿》《用印申请单