走访联络校友工作制度

PAGE走访联络校友工作制度一、总则（一）目的为加强与校友的沟通与联系，增进校友与母校之间的感情，凝聚校友力量，促进学校与校友在人才培养、科学研究、社会服务等方面的合作与交流，推动学校事业持续健康发展，特制定本走访联络校友工作制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各学院（系）及相关工作人员开展的走访联络校友工作。（三）基本原则1.尊重校友：充分尊重校友的意愿和选择，以真诚、热情的态度与校友交流，维护校友的合法权益。2.注重实效：走访联络校友工作要注重实际效果，通过多种方式与校友建立长期稳定的联系，为校友提供切实有效的服务，同时积极争取校友对学校发展的支持。3.广泛参与：鼓励学校全体教职工积极参与走访联络校友工作，形成全员参与、共同推进的良好局面。4.规范有序：走访联络校友工作要遵循相关法律法规和学校规章制度，规范工作流程，确保工作有序开展。二、组织与职责（一）学校成立走访联络校友工作领导小组1.组成人员：由学校领导、相关职能部门负责人和各学院（系）负责人组成。2.主要职责全面领导学校走访联络校友工作，制定工作方针和政策。协调解决走访联络校友工作中的重大问题。指导、监督各部门、各学院（系）开展走访联络校友工作。（二）设立走访联络校友工作办公室1.办公地点：设在学校校友工作办公室。2.主要职责负责制定走访联络校友工作计划和实施方案，并组织实施。建立和维护校友信息数据库，收集、整理、更新校友信息。组织开展校友走访活动，安排走访行程，协调走访事宜。负责与校友的日常沟通与联络，及时反馈校友意见和建议。组织开展校友返校活动，做好活动策划、组织和接待工作。加强与校友组织的联系与合作，指导校友组织开展活动。总结推广走访联络校友工作经验，表彰先进单位和个人。（三）各学院（系）设立走访联络校友工作小组1.组成人员：由学院（系）领导、教师代表和学生代表组成。2.主要职责负责本学院（系）校友的走访联络工作，制定工作计划并组织实施。收集、整理本学院（系）校友信息，及时更新校友信息数据库。组织开展本学院（系）校友走访活动，加强与校友的沟通与联系。向校友宣传学校和本学院（系）的发展情况，介绍学校的人才培养、科学研究、社会服务等工作成果。了解校友需求，反馈校友意见和建议，为校友提供力所能及的帮助。协助学校做好校友返校活动的组织和接待工作。（四）学校各部门职责1.校友工作办公室：作为学校走访联络校友工作的牵头部门，负责统筹协调全校走访联络校友工作，制定工作制度和计划，组织开展各类校友活动，建立和维护校友信息平台，加强与校友的日常沟通与联系。2.党委宣传部：负责宣传走访联络校友工作的重要意义、工作动态和成果，营造良好的舆论氛围。通过学校官网、微信公众号、校报等媒体平台，及时发布校友信息和活动报道，展示校友风采，弘扬校友精神。3.教务处：负责向校友介绍学校人才培养方案、教学改革成果、课程设置等情况，为校友提供教学咨询服务。鼓励校友参与学校人才培养工作，如担任兼职教师、开展讲座、指导学生实践等。4.科研处：负责向校友介绍学校科研工作进展、科研平台建设、科研项目申报等情况，加强与校友在科研领域的合作与交流。鼓励校友与学校开展产学研合作，共同推动科技成果转化和应用。5.学生工作部（处）：负责组织在校学生参与走访联络校友工作，如邀请校友回校开展讲座、交流活动等，增进学生对校友的了解和对学校历史文化的认同。同时，通过学生与校友的互动，引导学生树立正确的价值观和职业观，促进学生成长成才。6.财务处：负责保障走访联络校友工作所需经费，合理安排经费预算，确保经费使用规范、透明。对走访联络校友工作中的各项费用支出进行审核和监督，确保经费专款专用。7.后勤管理处：负责做好校友返校活动的后勤保障工作，包括校园环境布置、餐饮住宿安排、交通车辆调度等，为校友提供舒适、便捷的服务环境。三、走访联络方式（一）定期走访1.制定走访计划：走访联络校友工作办公室每年年初制定年度走访计划，明确走访地区、走访对象、走访时间等内容。各学院（系）走访联络校友工作小组根据学校年度走访计划，结合本学院（系）实际情况，制定本学院（系）的走访计划，并报学校走访联络校友工作办公室备案。2.确定走访对象：走访对象主要包括在各行各业取得突出成就、具有广泛影响力的校友代表；长期关心支持学校发展的校友；与学校有合作项目或潜在合作意向的校友等。同时，要注重走访不同年级、不同专业、不同地域的校友，确保走访工作的全面性和代表性。3.组织走访实施：走访前，走访人员要充分了解走访对象的基本情况和工作领域，准备好相关资料，如学校宣传册、校友通讯录等。走访过程中，要与校友进行深入交流，介绍学校的发展情况、办学理念、人才培养成果等，倾听校友的意见和建议，关心校友的工作生活情况，为校友提供力所能及的帮助。走访结束后，走访人员要及时整理走访情况，撰写走访报告，反馈给学校走访联络校友工作办公室。（二）专题调研1.确定调研主题：根据学校发展需要和校友关注的热点问题，确定专题调研主题。调研主题要具有针对性和实用性，能够为学校决策提供参考依据。2.组建调研团队：由学校相关职能部门人员、学院（系）教师和校友代表组成调研团队。调研团队要明确分工，各司其职，确保调研工作顺利开展。3.开展调研活动：调研团队通过问卷调查、访谈、座谈会等方式，广泛收集校友对学校人才培养、学科建设、师资队伍建设、校园文化建设等方面的意见和建议。在调研过程中，要注重与校友进行深入交流，了解校友的真实想法和需求，分析存在的问题及原因。4.撰写调研报告：调研结束后，调研团队要对调研情况进行认真梳理和分析，撰写调研报告。调研报告要客观真实地反映调研情况，提出针对性强、切实可行的建议和措施。学校走访联络校友工作办公室要对调研报告进行审核，及时将调研成果反馈给学校相关部门和领导，为学校决策提供参考依据。（三）校友返校活动1.制定活动方案：学校每年定期举办校友返校活动，如校庆、校友聚会、校友论坛等。走访联络校友工作办公室提前制定活动方案，明确活动主题、时间、地点、内容、参与人员等。活动方案要充分征求校友意见和建议，确保活动内容丰富、形式多样，能够满足校友的需求。2.组织活动实施：活动组织部门要按照活动方案精心组织实施，做好活动的宣传、报名、接待、安排等工作。在活动过程中，要注重营造温馨、和谐的氛围，加强校友之间的交流与互动，增进校友与母校之间的感情。同时，要安排专人负责活动的安全保障工作，确保活动顺利进行。3.活动总结与反馈：活动结束后，走访联络校友工作办公室要及时对活动进行总结，收集校友对活动的反馈意见和建议。针对校友提出的问题和建议，要认真分析研究，及时改进工作，不断提高校友返校活动的质量和效果。（四）日常联络1.建立校友信息数据库：走访联络校友工作办公室负责建立和维护校友信息数据库，收集、整理、更新校友的基本信息、工作经历、联系方式、校友组织等信息。校友信息数据库要确保信息的准确性、完整性和安全性，为走访联络校友工作提供有力支持。2.加强与校友的日常沟通：通过电话、短信、微信、邮件等方式，定期与校友进行沟通与联络，及时向校友传达学校的发展动态、重大事件、校友活动等信息，了解校友的工作生活情况，关心校友的需求和困难。同时，要及时回复校友的咨询和反馈，保持与校友的密切联系。3.设立校友意见反馈渠道：在校友工作网站、微信公众号等平台设立校友意见反馈邮箱和留言板，方便校友随时向学校提出意见和建议。走访联络校友工作办公室要安排专人负责收集和整理校友意见反馈，及时将处理结果反馈给校友，并定期对校友意见反馈情况进行总结分析，为学校改进工作提供参考依据。四、工作流程（一）走访联络计划制定1.每年年初，走访联络校友工作办公室根据学校工作重点和校友工作实际情况，制定年度走访联络校友工作计划，明确走访联络的目标、任务、对象、方式、时间安排等内容。2.各学院（系）走访联络校友工作小组根据学校年度走访联络校友工作计划，结合本学院（系）校友分布情况和工作需要，制定本学院（系）的走访联络校友工作计划，并报学校走访联络校友工作办公室备案。3.走访联络校友工作计划经学校走访联络校友工作领导小组审核通过后组织实施。（二）走访联络活动组织1.走访联络准备确定走访联络对象后，走访人员要提前与走访对象取得联系，告知走访目的、时间、行程等安排，征得走访对象的同意。走访人员要收集走访对象的相关信息资料，了解走访对象的工作经历、成就、兴趣爱好等情况，为走访联络做好充分准备。准备好学校宣传资料、校友通讯录、调查问卷等走访所需物品。2.走访联络实施走访人员按照预定的走访联络计划和行程安排，与走访对象进行面对面交流沟通。走访过程中，要注重倾听走访对象的意见和建议，认真记录走访情况。向走访对象介绍学校的发展现状、办学理念、人才培养成果、学科建设进展以及未来发展规划等情况，宣传学校的优势和特色，增强校友对学校的认同感和归属感。了解走访对象在工作、生活中遇到的困难和问题，力所能及地为走访对象提供帮助和支持。同时，收集走访对象对学校人才培养、教学科研、校园文化建设等方面的意见和建议。鼓励走访对象关心和支持学校发展，积极参与学校的各项活动，为学校的建设与发展贡献力量。如邀请走访对象回校讲学、指导学生实践、参与科研合作等。3.走访联络总结走访结束后，走访人员要及时整理走访记录，撰写走访报告。走访报告要包括走访基本情况、走访对象的意见和建议、学校与走访对象交流合作的意向等内容。走访人员将走访报告提交给学校走访联络校友工作办公室。学校走访联络校友工作办公室对走访报告进行汇总分析，梳理走访对象提出的意见和建议，形成走访联络工作总结报告。走访联络工作总结报告经学校走访联络校友工作领导小组审核后，作为学校改进工作、加强与校友联系合作的重要依据。同时，走访联络校友工作办公室要将走访联络工作总结报告反馈给相关部门和学院（系），督促其落实走访对象提出的意见和建议。（三）校友意见反馈处理1.意见收集：通过校友意见反馈邮箱、留言板、电话、面谈等方式，广泛收集校友对学校工作的意见和建议。走访联络校友工作办公室安排专人负责每天查看校友意见反馈邮箱，及时收集整理校友留言信息，并进行分类登记。2.意见分析：对收集到的校友意见和建议进行认真分析研究，区分意见的性质和类别，确定意见的主要内容和核心问题。对于一般性意见和建议，由走访联络校友工作办公室直接处理；对于涉及学校重大决策、重要工作或多个部门的意见和建议，要及时提交学校走访联络校友工作领导小组进行研究。3.意见处理对于一般性意见和建议，走访联络校友工作办公室要在收到意见后的[具体时间]内给予回复，向校友说明学校对该意见的处理情况和下一步工作计划。对于学校走访联络校友工作领导小组研究确定的意见和建议，由学校相关职能部门或学院（系）负责处理落实。处理部门要在规定时间内将处理结果反馈给走访联络校友工作办公室，走访联络校友工作办公室再将处理结果反馈给校友。4.意见跟踪：走访联络校友工作办公室要对校友意见反馈处理情况进行跟踪检查，确保处理意见得到有效落实。对于处理结果不满意的校友，要及时与校友沟通，了解其不满意的原因，协调相关部门进一步处理，直至校友满意为止。（四）校友活动策划与组织1.活动策划根据学校工作安排和校友需求，走访联络校友工作办公室每年定期策划组织校友活动，如校庆活动、校友聚会、校友论坛、校友捐赠仪式等。在策划校友活动时，要充分征求校友意见和建议，结合学校实际情况，确定活动主题、时间、地点、内容、形式、参与人员等。活动策划方案要明确活动目标、活动流程、活动预算、活动组织分工等内容。活动策划方案经学校走访联络校友工作领导小组审核通过后组织实施。2.活动组织按照活动策划方案，成立活动组织工作小组，明确各成员的职责分工，确保活动组织工作有序开展。做好活动的宣传工作，通过学校官网、微信公众号、校友通讯录、短信等渠道，向校友发布活动通知，广泛宣传活动信息，吸引校友积极参与。精心组织活动实施，做好活动现场的布置、接待、服务、安全保障等工作。在活动过程中，要注重营造良好的氛围，加强校友之间的交流与互动，确保活动顺利进行。安排专人负责活动的摄影、摄像、记录等工作，及时收集活动资料，为活动总结和宣传报道提供素材。3.活动总结活动结束后，走访联络校友工作办公室要及时对活动进行总结，收集校友对活动的反馈意见和建议。撰写活动总结报告，总结活动的成功经验和不足之处，分析存在的问题及原因，提出改进措施和建议。活动总结报告要包括活动基本情况、活动效果、校友反馈意见、存在问题及改进措施等内容。活动总结报告经学校走访联络校友工作领导小组审核后，作为学校今后组织校友活动的参考依据。同时，走访联络校友工作办公室要将活动总结报告反馈给相关部门和学院（系），促进学校校友工作不断改进和提高。五、工作保障（一）人员保障1.学校各部门、各学院（系）要高度重视走访联络校友工作，明确专人负责此项工作，确保走访联络校友工作顺利开展。2.加强对走访联络校友工作人员的培训，提高工作人员的业务素质和沟通能力。培训内容包括校友工作政策法规、校友信息管理、走访联络技巧、活动组织策划等方面。（二）经费保障1.学校设立走访联络校友工作专项经费，用于走访联络校友活动的组织实施、校友信息数据库建设、校友活动宣传、校友接待等方面的开支。2.走访联络校友工作专项经费纳入学校年度预算，由财务处统一管理，