设计院清欠工作制度

PAGE设计院清欠工作制度一、总则（一）目的为加强设计院财务管理，规范清欠工作流程，确保设计院资金及时回笼，降低财务风险，保障设计院的正常运营和可持续发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于设计院承接的各类项目所涉及的应收账款清欠工作，包括但不限于工程设计费、项目咨询费等相关费用的清收。（三）基本原则1.依法合规原则清欠工作必须严格遵守国家法律法规和行业相关标准，确保清欠行为合法有效。2.责任明确原则明确各部门及人员在清欠工作中的职责，做到责任到人，确保清欠工作有序开展。3.及时清收原则对到期应收账款要及时跟进催收，避免逾期账款的产生，减少坏账风险。4.风险控制原则在清欠过程中，要充分评估风险，采取有效措施防范和化解风险，确保清欠工作的顺利进行。二、清欠工作组织架构及职责（一）清欠工作领导小组1.组成人员由设计院院长担任组长，财务负责人、各业务部门负责人为成员。2.职责全面领导设计院清欠工作，制定清欠工作战略和目标。协调解决清欠工作中的重大问题，决策清欠工作中的重要事项。监督检查清欠工作进展情况，对清欠工作不力的部门和人员进行督促整改或问责。（二）清欠工作小组1.组成人员由财务部门牵头，抽调各业务部门熟悉项目情况的人员组成。2.职责负责具体实施清欠工作，制定清欠工作计划和方案，并组织执行。对各项目应收账款进行跟踪管理，及时掌握欠款动态，定期向清欠工作领导小组汇报清欠工作进展情况。与客户进行沟通协调，了解客户付款困难原因，协商制定还款计划，并跟踪还款计划的执行情况。对逾期账款进行重点催收，采取有效的催收措施，必要时通过法律途径解决欠款问题。(三）各部门职责1.业务部门负责项目的承接和执行，对项目的质量、进度等负责，确保项目顺利完成并符合合同要求，为款项回收创造有利条件。在项目实施过程中，及时与客户沟通协调，了解客户需求和意见，解决项目中出现的问题，避免因项目问题导致款项拖欠。协助清欠工作小组开展清欠工作，提供项目相关资料和信息，配合制定还款计划和催收措施。对已完成项目的应收账款回收情况负责，将款项回收情况纳入部门绩效考核指标体系。2.财务部门负责建立健全应收账款管理制度，定期对应收账款进行核算、分析和预警，并向清欠工作领导小组汇报。协助清欠工作小组制定清欠工作计划和方案，提供财务数据支持和分析，为清欠决策提供依据。负责与客户核对账目，开具发票，办理收款手续，确保款项及时足额收回。对逾期账款进行重点监控，及时采取财务措施，如暂停项目款项支付审批等，督促业务部门加快清欠工作进度。3.法务部门为清欠工作提供法律支持和保障，审核清欠工作中涉及的合同、协议等法律文件，确保清欠行为合法合规。协助清欠工作小组制定催收策略，评估法律风险，必要时代表设计院通过法律途径解决欠款问题，维护设计院合法权益。三、应收账款管理(一）合同管理1.在签订项目合同前，业务部门应会同财务部门、法务部门对合同条款进行审核，重点审查付款方式、付款期限、违约责任等条款，确保合同条款清晰明确，有利于款项回收。2.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交给财务部门和清欠工作小组备案，以便跟踪管理。(二）台账建立1.财务部门应建立应收账款台账，详细记录每个项目的合同金额、已收款金额、未收款金额、欠款期限、客户信息等内容，并定期更新。2.清欠工作小组应根据应收账款台账，对各项目欠款情况进行分析和分类，制定相应清欠策略和计划。(三）定期核对1.财务部门每月应与业务部门核对项目应收账款情况，确保双方数据一致。如发现差异，应及时查明原因并进行调整。2.清欠工作小组每季度应对重点欠款项目进行实地核对，与客户直接沟通，了解欠款实际情况，为清欠工作提供准确信息。(四）风险预警1.财务部门应根据应收账款账龄分析，设定不同级别风险预警指标。对于逾期应收账款，按照逾期天数分为短期逾期（30天以内）、中期逾期（3190天）、长期逾期（9l天以上），分别采取不同的预警措施。2.短期逾期账款，财务部门应及时向业务部门发出预警通知，并抄送清欠工作领导小组，提醒业务部门关注款项回收情况，与客户沟通协调，争取尽快收回款项。3.中期逾期账款，清欠工作小组应介入，组织业务部门、财务部门共同分析原因，制定催收方案，并向清欠工作领导小组汇报进展情况。4长期逾期账款，清欠工作领导小组应高度重视，组织相关部门召开专题会议，研究解决方案，必要时启动法律程序。四、清欠工作流程(一）日常催收1.清欠工作小组应在应收账款到期前15天，向客户发送付款提醒函，告知客户款项到期信息及付款方式、账户等，提醒客户按时付款。2.付款提醒函可通过邮件、传真、专人送达等方式发送给客户，并保留相关送达凭证以备查。3.应收账款到期后，清欠工作小组应及时与客户联系，了解客户付款情况。对于客户提出的付款困难，应详细记录并与客户协商制定还款计划。(二）重点项目催收1.对于金额较大或逾期时间较长的重点欠款项目，清欠工作小组应成立专项催收小组，制定详细催收方案。2.专项催收小组应定期与客户沟通，了解客户经营状况和还款能力变化情况，根据实际情况调整催收策略。3跟踪还款计划执行情况，如客户未按还款计划履行付款义务，应及时采取进一步催收措施，如增加催收频率、发送催款律师函等。(三）法律催收1.对于经多次催收仍未收回的逾期账款，且符合法律诉讼条件的，清欠工作小组应及时提交法务部门，由法务部门评估法律风险并制定诉讼方案。2.法务部门应负责收集整理相关证据材料，起草诉讼文书，代表设计院提起诉讼，并按照诉讼程序推进案件审理。3.在诉讼过程中，清欠工作小组应协助法务部门提供项目相关资料和信息，配合做好庭审等工作。如案件胜诉，应及时申请执行，确保款项收回。五、清欠工作考核与奖惩(一）考核指标1.业务部门考核指标包括项目应收账款回收率、逾期账款发生率、清欠工作完成率等。2.财务部门考核指标包括应收账款账龄分析准确率、清欠工作财务支持力度等。3.清欠工作小组考核指标包括清欠工作计划执行情况、逾期账款清收率等。(二）考核周期考核周期为自然年度，每年末对各部门及清欠工作小组进行考核评价。(三）奖惩措施1奖励对于在清欠工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。奖励方式包括但不限于奖金、荣誉证书、晋升机会等。业务部门在规定时间内完成重点欠款项目清收工作，且清收效果显著的，给予部门负责人及相关人员一定金额奖金，并在绩效考核中加分。财务部门对应收账款管理规范，为清欠工作提供有力财务支持，且清欠工作取得良好成绩的，给予部门负责人及相关人员奖励。清欠工作小组成功收回大额逾期账款或通过创新方式解决清欠难题的，给予小组全体成员奖励。2.惩罚对于清欠工作不力，导致应收账款逾期金额较大或清欠工作进展缓慢的部门和个人，给予相应惩罚。惩罚方式包括但不限于扣减绩效奖金、警告、降职等措施。业务部门因工作失误导致款项逾期，影响设计院资金回笼的，扣减部门负责人及相关人员绩效奖金，并责令限期整改。财务部门对应收账款管理混乱，未及时提供准确财务信息，影响清欠工作的，给予部门负责人批评教育，并扣减相关人员绩效奖金。清欠工作小组未按清欠工作计划完成任务，导致清欠工作延误的，对小组负责人及相关人员进行问责，视情节轻重给予相应处罚。六、清欠工作监督与检查(一〕内部监督1.清欠工作领导小组定期对清欠工作进行监督检查，听取清欠工作小组汇报，了解清欠工作进展情况，协调解决存在的问题。2.财务部门定期对应收账款管理和清欠工作情况进行内部审计，检查应收账款核算、台账管理、催收措施执行等