规范合同管理工作制度

PAGE规范合同管理工作制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经济活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理部门及职责（一）合同管理部门公司设立合同管理办公室，作为合同管理的归口部门，负责统筹协调公司合同管理工作。合同管理办公室设在[具体部门]。（二）职责分工1.合同管理办公室职责制定和完善公司合同管理制度，并组织实施。参与重大合同的谈判、起草、审核等工作。负责合同的统一编号、登记、归档、保管等工作。监督合同的履行情况，协调处理合同履行过程中的纠纷。定期对合同管理工作进行总结分析，提出改进建议。2.业务部门职责负责本部门合同的起草、谈判、签订等工作。对合同的真实性、合法性、可行性负责。按照合同约定履行义务，并及时向合同管理办公室报告合同履行情况。配合合同管理办公室处理合同履行过程中的纠纷。3.法务部门职责参与重大合同的起草、审核工作，提供法律意见。对合同纠纷进行法律分析，提出解决方案。负责公司合同管理工作中的法律咨询和培训。4.财务部门职责负责审核合同中的财务条款，确保财务风险可控。按照合同约定办理款项收付手续，并进行账务处理。对合同执行情况进行财务监督和分析。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.业务部门根据业务需要，发起合同签订申请，填写《合同签订申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、对方当事人信息、合同主要条款等内容，并提交相关资料。2.合同管理办公室对合同签订申请进行初审后，将申请及相关资料分送法务部门、财务部门进行审核。3.法务部门对合同的合法性、合规性进行审核，出具法律意见；财务部门对合同的财务条款进行审核，提出财务风险评估意见。4.合同管理办公室汇总法务部门、财务部门的审核意见，反馈给业务部门。业务部门根据审核意见对合同进行修改完善后，提交合同管理办公室。5.合同管理办公室对修改后的合同进行复审，如无异议，报公司领导审批。6.公司领导审批通过后，业务部门与对方当事人签订合同，并将合同副本及时提交合同管理办公室进行编号、登记、归档。（二）合同文本要求1.合同文本应使用国家或行业标准文本模板，如无标准文本模板，应根据实际情况起草规范、严谨的合同文本。2.合同条款应明确、具体，避免模糊不清或歧义性表述。合同应包括当事人基本信息、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。3.合同中的权利义务应对等，不得设置显失公平的条款。4.合同文本应使用中文书写，如需要使用外文文本，应提供中文译本，并以中文译本为准。（三）合同印章管理1.公司设立合同专用章，由合同管理办公室负责保管和使用。2.合同专用章的使用必须严格按照规定的审批程序进行，未经授权不得擅自使用。3.使用合同专用章签订合同前，业务部门应填写《合同专用章使用申请表》，经合同管理办公室审核、公司领导审批后，方可加盖合同专用章。4.使用合同专用章签订的合同，应及时将合同副本提交合同管理办公室进行编号、登记、归档。5.合同专用章应妥善保管，如有遗失、被盗等情况，应立即报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。四、合同履行管理（一）履行通知1.合同签订后，业务部门应及时将合同副本分送相关部门和人员，明确各部门和人员在合同履行中的职责。2.在合同履行过程中，业务部门应按照合同约定的时间、地点、方式等要求履行义务，并及时向对方当事人发出履行通知，告知合同履行情况。3.如遇合同履行期限变更、履行方式调整等情况，业务部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面补充协议。（二）履行跟踪1.合同管理办公室负责对合同履行情况进行跟踪检查，定期收集业务部门提交的合同履行报告，了解合同履行进度。2.业务部门应建立合同履行台账记录合同的签订、履行、变更、解除等情况，及时更新台账信息，并定期向合同管理办公室报送。3.如发现合同履行过程中出现问题或风险，业务部门应及时向合同管理办公室报告，并采取相应的措施进行处理。合同管理办公室应根据情况协调相关部门共同解决问题，防范合同风险。（三）款项收付管理1.财务部门应按照合同约定的付款方式和时间办理款项收付手续，确保款项收付的准确性和及时性。2.业务部门在办理款项收付前，应填写《款项收付申请表》，经合同管理办公室审核、公司领导审批后，方可办理。3.财务部门应建立款项收付台账，详细记录每笔款项的收付时间金额对方当事人等信息，并定期与业务部门核对。4.如遇款项收付纠纷，财务部门应及时与业务部门沟通协调，并按照合同约定和相关法律法规的规定进行处理。五、合同变更与解除管理（一）变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面补充协议。2.合同变更申请应按照合同签订流程进行审批，经法务部门、财务部门审核，公司领导审批通过后，方可办理合同变更手续。3.合同变更后，合同管理办公室应及时对合同编号、登记、归档等信息进行更新。（二）解除管理1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时通知对方当事人，并按照合同约定或相关法律法规的规定办理合同解除手续。2.合同解除申请应按照合同签订流程进行审批，经法务部门、财务部门审核，公司领导审批通过后，方可办理合同解除手续。3.合同解除后业务部门应及时清理合同履行过程中的债权债务，并将相关情况报告合同管理办公室。合同管理办公室应及时对合同解除情况进行记录和归档。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同签订前，业务部门应充分了解对方当事人的主体资格、信用状况经营情况等信息，防范合同风险。2.合同履行过程中，业务部门应严格按照合同约定履行义务，及时与对方当事人沟通协调，避免因履行不当引发纠纷。3.合同管理办公室应定期组织合同管理培训，提高员工的合同管理意识和风险防范能力。（二）纠纷处理程序1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时向合同管理办公室报告，并提供相关证据材料。2.合同管理办公室会同法务部门对纠纷情况进行调查分析，提出处理意见。3.根据处理意见业务部门与对方当事人进行协商解决纠纷。如协商不成，可按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。4.在纠纷处理过程中，业务部门应积极配合，提供必要的协助和支持。合同管理办公室应及时跟踪纠纷处理进展情况，并向公司领导报告。七、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同正本及相关附件、补充协议等资料提交合同管理办公室进行归档。2.合同履行过程中形成的与合同有关的文件、资料如履行通知、变更协议、解除协议、纠纷处理记录等也应及时提交合同管理办公室归档。（二）档案整理1.合同管理办公室对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类编号。2.合同档案应包括合同文本、相关附件、审批文件、履行记录、纠纷处理资料等，确保档案资料的完整性。（三）档案保管1.合同管理办公室应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照档案管理的有关规定进行保管，定期进行检查、清点，防止档案丢失、损坏、霉变等情况发生。3.合同档案的保管期限应根据国家法律法规和公司相关规定执行，期满后按照档案销毁程序进行销毁。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到合同管理办公室查阅。2.查阅合同档案时，查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复