河北省文书工作制度

PAGE河北省文书工作制度一、总则（一）目的为加强河北省文书工作的规范化、科学化管理，提高文书处理效率和质量，确保文书工作的准确性、完整性和安全性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于河北省行政区域内各级各类机关、企事业单位、社会团体等组织的文书工作。（三）基本原则1.准确规范原则文书的撰写、处理应严格遵循国家法律法规、行业标准及相关政策要求，确保文书内容准确无误、格式规范统一。2.及时高效原则注重文书处理的时效性，及时传递、办理文书，避免积压延误，提高工作效率。3.安全保密原则加强文书的安全管理，严格保密制度，防止文书泄露、丢失或损坏，确保文书信息安全。4.精简实用原则精简文书数量，提高文书质量，注重文书的实用性和针对性，避免形式主义。二、文书种类及定义（一）通用文书1.命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。2.决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4.通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。5.通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。6.通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。7.议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。8.报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。9.请示适用于向上级机关请求指示、批准。10.批复适用于答复下级机关的请示事项。11.意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。12.函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。13.会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。（二）专用文书1.行政公文包括各类行政事务处理过程中形成的文书，如工作计划、工作总结、工作汇报、会议记录等。2.党务公文涵盖党的组织工作、宣传工作、纪检工作等方面形成的文书，如党内通知、决议、报告、请示等。3.经济文书涉及经济领域的各类文书，如合同、协议、财务报表、市场调研报告等。4.法律文书包括各类法律事务处理过程中形成的文书，如起诉书、答辩状、判决书、裁定书等。三、文书格式（一）页面设置1.纸张大小一般采用A4纸（210mm×297mm）。2.页边距上、下、左、右页边距一般分别设置为2.54cm。（二）字体字号1.标题一般用二号宋体字，可根据文书内容和格式要求适当调整字号，但应保持整体协调。2.正文一般用三号仿宋体字。3.一级标题用三号黑体字。4.二级标题用三号楷体字加粗。5.三级标题用三号仿宋体字加粗。（三）排版要求1.段落格式正文段落一般采用首行缩进2字符，行距一般为固定值28磅。2.页码一般位于页面底部居中位置，格式为“第X页共X页”。（四）印章使用1.印章种类包括单位公章、领导人名章等。2.盖章要求文书需加盖印章的，应在落款处加盖印章，印章应端正、清晰，不得模糊、歪斜。联合行文时，主办单位印章在前，其他单位印章依次排列，印章之间互不相交或相切。四、文书撰写（一）基本要求1.内容准确文书内容应真实、准确、完整，符合实际情况，避免虚假、夸大或遗漏重要信息。2.语言规范使用规范的汉字和标点符号，语言表达应简洁明了、逻辑清晰，避免使用生僻字、错别字和歧义性语言。3.格式统一严格按照本制度规定的文书格式进行撰写，确保文书格式的一致性和规范性。（二）撰写流程1.拟稿由承办人根据工作需要和领导要求，拟写文书初稿。拟稿时应认真收集相关资料，进行充分的调查研究，确保文书内容具有针对性和可行性。2.审核拟稿完成后，应提交本部门负责人进行审核。审核内容包括文书内容是否准确、语言是否规范、格式是否符合要求等。审核通过后，在文书上签署审核意见。3.签发经审核通过的文书，应提交给有权签发的领导进行签发。领导签发时应认真审阅文书内容，签署明确的意见。重要文书应由主要领导签发。五、文书处理（一）收文处理1.签收对收到的文书进行清点、核对，确认无误后在送文簿上签字。2.登记对签收的文书进行详细登记，包括文书的名称、文号、来文单位、日期、份数等信息。3.初审对收到的文书进行初步审核，判断文书的性质、密级、紧急程度等，确定处理方式。4.承办根据初审意见，将文书分送相关部门或人员进行承办。承办部门或人员应及时办理文书，并在规定时间内反馈办理结果。5.传阅对于需要多个部门或人员传阅的文书，应按照规定的传阅范围和顺序进行传阅。传阅时应填写传阅单，注明传阅时间、传阅人等信息。6.催办对承办部门或人员的文书办理情况进行跟踪催办，确保文书按时办理完毕。7.答复承办部门或人员应及时将文书办理结果答复来文单位，并将答复情况反馈给文书处理部门。8.归档文书办理完毕后，应按照档案管理规定进行归档保存，以备查阅。（二）发文处理1.拟稿由承办人按照文书撰写要求拟写发文初稿。2.审核拟稿完成后，提交本部门负责人进行审核，审核内容包括文书内容、格式、语言等方面。3.会签涉及多个部门的发文，应进行会签。会签部门应认真审核文书内容，提出意见和建议。4.签发经审核、会签通过的文书，提交给有权签发的领导进行签发。5.编号对签发后的文书进行编号，编号应按照一定的规则进行，确保文书编号的唯一性。6.印制根据文书格式要求进行印制，印制应清晰、规范，确保文书质量。7.校对印制完成后，对文书进行校对，校对内容包括文字、格式、页码等方面，确保文书无误。8.用印校对无误的文书，在落款处加盖印章。9.分发将印制好的文书按照规定的范围和份数进行分发，确保文书及时送达相关部门或人员。10.归档发文处理完毕后，应将发文底稿、正本等相关材料按照档案管理规定进行归档保存。六、文书归档与保管（一）归档范围凡本单位在工作活动中形成的具有保存价值的文书材料，均应归档保存。包括上级机关来文、本单位发文、内部工作文件、会议文件、合同协议、财务报表等各类文书。（二）归档要求1.分类整理按照文书种类、年度、保管期限等进行分类整理，确保归档文书条理清晰、便于查找。2.装订成册对归档文书进行装订，装订应牢固、整齐，避免文书散失或损坏。3.编目编号对归档文书进行编目编号，编制归档目录，注明文书名称、文号、日期、保管期限等信息，便于查阅和管理。（三）保管期限文书的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的文书材料，列为永久保管。2.长期保管凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的文书材料，列为长期保管。长期保管期限一般为十五年至五十年。3.短期保管凡是在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的文书材料，列为短期保管。短期保管期限一般为五年以下。（四）保管措施1.库房建设应建立专门的文书档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.设备配备配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。3.人员管理安排专人负责文书档案的管理工作，管理人员应具备档案管理专业知识和技能，严格遵守档案管理制度。七、文书借阅与利用（一）借阅范围本单位工作人员因工作需要，可借阅本单位归档保存的文书。外单位人员因特殊原因需要借阅的，应按照规定办理借阅手续。（二）借阅手续1.填写申请表借阅人应填写文书借阅申请表，注明借阅文书的名称、文号、借阅时间、借阅用途等信息。2.审批申请表提交给档案管理部门负责人进行审批，审批通过后，在申请表上签署意见。3.借阅登记借阅人凭审批通过的申请表到档案管理部门办理借阅登记手续，领取借阅的文书。4.归还借阅人应在规定时间内归还借阅的文书，归还时应进行检查，确保文书完好无损。档案管理人员在借阅登记册上注明归还时间，并注销借阅记录。（三）利用限制1.借阅的文书不得擅自转借、复印、摘录、传播。2.涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的文书，应严格按照保密规定进行利用，不得泄露。八、监督与考核（一）监督检查1.定期检查档案管理部门应定期对文书工作进行检查，检查内容包括文书的撰写、处理、归档、保管等方面，发现问题及时整改。2.不定期抽查单位领导或相关部门可根据工作需要，不定期对文书工作进行抽查，确保文书工作制度的有效执行。（二）考核评价1.建立考核机制制定文书工作考核评价标准，对各部门和工