煤矿供应部工作制度

PAGE煤矿供应部工作制度一、总则1.目的本工作制度旨在规范煤矿供应部的各项工作流程，确保物资供应的及时、准确、高效，满足煤矿生产运营的需求，保障煤矿安全生产的顺利进行。2.适用范围本制度适用于煤矿供应部全体员工，包括采购人员、仓库管理人员、物资计划员等。3.基本原则严格遵守国家法律法规以及煤炭行业相关标准，确保物资采购、存储、使用等环节合法合规。以服务煤矿生产为宗旨，树立全局意识，加强与各部门的沟通协作，提供优质的物资供应服务。坚持成本控制原则，在保证物资质量的前提下，合理降低采购成本和库存成本，提高经济效益。注重物资管理的规范化、科学化、信息化，提高工作效率和管理水平。二、岗位职责（一）供应部经理岗位职责1.全面负责供应部的日常管理工作，制定部门工作计划和目标，并组织实施。2.根据煤矿生产计划，组织编制物资采购计划，确保物资供应的及时性和准确性。3.负责建立和完善供应部各项管理制度和工作流程，加强内部管理，提高工作效率和服务质量。4.组织开展物资采购工作，选择合格的供应商，签订采购合同，确保物资质量和供应期符合要求。5.协调供应部与其他部门之间的工作关系，及时解决物资供应过程中出现的问题。6.负责部门员工的培训、考核和绩效管理，提高员工业务素质和工作能力。7.监督检查物资仓库管理工作，确保物资存储安全、账实相符。8.参与煤矿成本控制工作，提出降低物资采购成本和库存成本的建议和措施。9.完成上级领导交办的其他工作任务。（二）采购人员岗位职责1.根据物资采购计划，负责具体的采购工作，选择合适的供应商进行询价、比价、议价。2.与供应商保持密切沟通，及时了解物资的价格、质量、供应期等信息，确保采购工作顺利进行。3.负责采购合同的起草、签订、执行和跟踪，及时处理合同执行过程中的问题。4.收集、整理供应商资料，建立供应商档案，对供应商进行评价和管理。5.协助仓库管理人员做好物资验收工作，确保采购物资的质量符合要求。6.参与市场调研，了解行业动态和物资价格变化趋势，为采购决策提供参考依据。7.完成上级领导交办的其他采购相关工作任务。（三）仓库管理人员岗位职责1.负责物资仓库的日常管理工作包括物资的入库、存储、发放、盘点等。2.严格执行物资出入库管理制度，认真核对物资的品种、规格、数量、质量等信息，确保物资准确无误地出入库并及时办理相关手续。3..按照物资的特性和存储要求，合理安排物资的存放位置，做好物资的保管工作，防止物资损坏、变质、丢失等情况发生。4.定期对物资进行盘点，做到账实相符，及时发现和处理盘盈、盘亏等问题，并向上级领导汇报。5.负责仓库的安全管理工作，做好防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保仓库物资安全。6.协助采购人员做好物资验收工作，对不合格物资及时反馈并协助处理。7..及时清理废旧物资，做好废旧物资的回收和处理工作。8.完成上级领导交办的其他仓库管理相关工作任务。（四）物资计划员岗位职责1.根据煤矿生产计划和物资消耗定额，负责编制物资需求计划，确保物资供应能够满足生产需要。2.定期对物资库存进行统计和分析，掌握物资库存动态，及时调整物资采购计划，避免物资积压或缺货。3.与各生产部门保持密切沟通，了解生产进度和物资需求变化情况，及时调整物资计划。4.协助采购人员做好物资采购工作，提供物资采购相关的技术参数和质量要求等信息，并参与采购合同的审核。5.负责物资计划的归档和管理工作，建立物资计划台账，为物资管理提供数据支持。6.完成上级领导交办的其他物资计划相关工作任务。三、物资采购管理（一）采购计划编制1.物资计划员应根据煤矿年度、月度生产计划以及设备检修计划，结合物资消耗定额，编制详细的物资需求计划。物资需求计划应明确物资的品种、规格、数量以及需求时间等信息。2.在编制采购计划时，应充分考虑物资的库存情况，优先利用库存物资，避免重复采购。对于库存物资能够满足生产需求的部分，不再纳入采购计划。3.采购计划应经相关部门审核后报供应部经理审批，审批通过后的采购计划作为物资采购的依据，并严格按照计划组织采购。（二）供应商选择与管理1.采购人员应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商应具备合法的经营资质，具有良好的信誉和质量保证能力。2.对潜在供应商进行实地考察和评估包括供应商的生产能力、质量控制体系、价格水平、售后服务等方面。根据考察评估结果，选择合格的供应商，并建立供应商档案。3.与选定的供应商签订采购合同明确双方的权利和义务包括物资的品种、规格、数量、价格、质量标准、交货期及售后服务等条款。采购合同应符合法律法规的要求，并报公司相关部门备案。4.定期对供应商进行评价和考核根据供应商的交货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面表现进行评分。对于评价不合格的供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。（三）采购流程1.采购人员根据审批后的采购计划，向选定的供应商发送询价单，要求供应商提供物资的报价、质量标准、交货期等信息。2.采购人员收到供应商的报价后，进行比价、议价工作，选择价格合理、质量可靠、交货期满足要求的供应商签订采购合同。3.在采购合同签订后，采购人员应及时跟踪合同执行情况，督促供应商按时、按质、按量交货。对于合同执行过程中出现的问题，应及时与供应商沟通协商解决，并向上级领导汇报。4.物资到货前，采购人员应通知仓库管理人员做好验收准备工作。物资到货时，仓库管理人员应按照合同要求对物资的品种、规格、数量、质量等进行验收。验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资应及时通知采购人员与供应商协商处理。四、物资仓库管理（一）物资入库管理1.物资到货后，仓库管理人员应首先核对送货单与采购合同是否一致，包括物资的品种、规格、数量、供应商等信息。2.按照物资验收标准对物资进行质量验收，可采用抽检、全检等方式。对于验收合格的物资，仓库管理人员应在送货单上签字确认，并办理入库手续，填写入库单。入库单应注明物资的品种、规格、数量、入库日期、供应商等信息。3.对于验收不合格的物资，仓库管理人员应及时填写不合格物资通知单，注明不合格原因，并将通知单交采购人员与供应商联系处理。不合格物资应单独存放，不得与合格物资混存。（二）物资存储管理1.仓库管理人员应按照物资的特性和存储要求，合理安排物资的存放位置，做到分类存放、标识清晰。对于易燃易爆、有毒有害等危险物资，应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施。2.定期对物资进行检查和盘点，检查物资的存储状况是否良好，有无损坏、变质等情况。对于发现的问题，应及时处理并记录。3.做好仓库的环境卫生工作，保持仓库整洁、通风良好，防止物资受到污染和损坏。（三）物资发放管理1..物资发放应严格按照审批后的领料单进行，领料单应注明物资的品种规格、数量、用途、领料部门等信息。仓库管理人员应认真核对领料单与库存物资情况，确保物资发放的准确性。2.对于限额领料的物资，仓库管理人员应严格控制发放数量，不得超限额发放，并做好记录。3.物资发放后，仓库管理人员应及时在库存台账上进行登记，更新物资库存信息。对于贵重物资和关键设备配件的发放，应实行双人签字制度，确保物资发放的安全和规范。（四）物资盘点管理1.仓库管理人员应定期对物资进行盘点，盘点周期可根据实际情况确定，一般每月或每季度进行一次全面盘点。2.盘点前，应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、人员分工等。盘点过程中，应认真核对物资的实际数量与库存台账记录是否一致，并做好记录。3.盘点结束后，应编制盘点报告，对盘盈、盘亏情况进行分析说明，并提出处理意见。盘盈、盘亏的物资应及时查明原因，经审批后进行相应的账务处理和实物调整。五、物资成本控制（一）采购成本控制1.采购人员应通过市场调研、招标采购、询价比价、谈判协商等方式降低采购成本。在采购过程中，应充分了解市场行情，选择性价比高的物资和供应商。2.建立采购成本分析制度，定期对采购成本进行分析比较，找出成本变动的原因和影响因素提出改进措施。3..加强与供应商的合作与沟通争取更有利的采购价格、付款方式、交货期等条款。对于长期合作的供应商可通过签订框架协议约定价格调整机制等方式降低采购成本。（二）库存成本控制1.物资计划员应根据生产需求和库存情况，合理制定物资采购计划，避免物资积压或缺货降低库存资金占用成本。2.仓库管理人员应加强库存管理优化物资存储布局提高仓库空间利用率减少库存损耗。3.定期对库存物资进行清理及时处理积压物资、废旧物资等降低库存成本。对于积压物资可通过降价销售、调剂使用、报废处理等方式进行处理。六、物资质量管理（一）质量标准制定1.根据煤矿生产需求和行业标准，制定物资质量标准。物资质量标准应明确物资品种、规格、型号、性能、检验方法等要求。2.在采购合同签订时，应将质量标准作为合同条款明确双方的质量责任和义务。（二）质量检验与验收1.物资到货后，仓库管理人员应按照质量标准对物资进行验收，包括外观检查、尺寸测量、性能测试等。对于需要进行专业检测设备的物资，可委托具有资质的检测机构进行检测。2.采购人员应参与物资验收工作，对验收过程中发现的质量问题及时与供应商沟通协商解决。对于验收不合格的物资，应按照合同约定进行处理，如退货、换货、降价处理等。（三）质量跟踪与反馈1.建立物资质量跟踪制度，对采购物资在使用过程中的质量情况进行跟踪了解。对于出现质量问题的物资，应及时查明原因，采取相应措施进行处理。2.将物资质量情况反馈给供应商要求供应商改进质量问题。对于多次出现质量问题的供应商应采取进一步的处罚措施甚至停止合作。七、信息管理（一）物资管理信息化系统建设1.建立完善的物资管理信息化系统，实现物资采购、库存管理、成本核算、质量控制等业务的信息化管理。物资管理信息化系统应具备数据录入、查询、统计、分析、报表生成等功能。2.将物资管理信息化系统与煤矿其他信息系统进行对接，实现信息共享和数据交互，提高工作效率和管理水平。（二）数据维护与管理1.物资管理部门应指定专人负责物资管理信息化系统的数据维护和管理工作，确保数据的准确性、完整性和及时性。2.定期对物资管理信息化系统的数据进行备份，防止数据丢失安全事故发生。对于数据的修改、删除等操作应严格按照规定的权限和流程进行审批和记录。（三）信息沟通与共享1.建立物资管理信息沟通机制，加强供应部内