公共事业单位档案管理规范汇编

公共事业单位档案管理规范汇编第一章总则第一条目的与依据为规范公共事业单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案管理的法律法规及相关行业标准，结合公共事业单位实际，制定本汇编。第二条适用范围本汇编适用于各类公共事业单位在履行职责、开展业务活动过程中形成的各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、信息化等管理工作。第三条基本原则档案管理工作遵循统一领导、分级负责，真实准确、完整系统，安全保密、规范管理，依法利用、服务发展的原则。第四条工作地位档案管理是公共事业单位重要的基础性工作，各单位应将其纳入整体发展规划和年度工作计划，保障必要的人员、经费和设施投入，确保档案工作与单位各项事业协调发展。第二章机构与人员第五条管理机构公共事业单位应明确档案管理部门或指定专人负责本单位档案的统一管理工作。档案管理部门（或人员）在单位负责人领导下开展工作，并接受上级主管部门和同级档案行政管理部门的业务指导与监督。第六条人员配备档案管理人员应具备良好的政治素质和专业素养，忠于职守，廉洁奉公，熟悉档案业务知识，并保持相对稳定。单位应根据档案工作量配备足够数量的档案管理人员，并为其提供必要的业务培训和学习机会。第七条人员职责档案管理人员主要职责包括：贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策；制定本单位档案管理制度和工作细则；负责各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用；指导和督促各部门做好文件材料的形成、积累和预归档工作；组织档案信息化建设；开展档案宣传和培训；确保档案安全保密等。第三章档案的收集与归档第八条归档范围凡是本单位在行政管理、业务活动、科研开发、基本建设、财务审计、人事管理等工作中形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属归档范围。具体归档范围由各单位根据实际情况制定，并报上级档案管理部门备案。第九条归档要求归档的文件材料应真实反映单位各项活动的历史面貌，做到齐全完整、字迹清楚、图样清晰、规格统一、手续完备。电子文件的归档应符合国家有关电子文件归档与管理的规范要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第十条归档时间各项工作中形成的文件材料，一般应在办理完毕后的规定时间内（通常为次年上半年）由各部门整理后向档案管理部门（或档案员）移交归档。专业性较强或需要长期积累的档案，可根据实际情况确定归档时间。第十一条归档手续档案移交归档时，交接双方应认真核对清点，并填写《档案交接文据》，由双方签字盖章后各执一份，以备查考。第四章档案的整理与保管第十二条整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第十三条整理方法按照《归档文件整理规则》等相关标准，对接收的档案进行分类、编号、排列、编目。具体整理方法可根据档案的类型（如文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等）分别确定。第十四条档案保管1.库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。2.装具要求：档案装具应符合国家标准，做到统一、规范、耐用。3.排列存放：档案应按照分类方案和排列顺序，科学有序地存放在档案柜（架）中，并做好标识。4.库房管理：建立健全库房管理制度，严格控制库房温湿度，定期进行检查和维护，做好防虫、防霉、防蛀等工作。第十五条档案清点与统计档案管理部门应定期对库存档案进行清点核对，确保账物相符。建立档案统计制度，对档案的收进、移出、利用、销毁等情况进行准确统计，并按规定向上级部门报送统计报表。第五章档案的利用与服务第十六条利用范围与方式档案利用分为内部利用和外部利用。单位内部人员因工作需要可查阅相关档案；外部单位或个人查阅档案，须持有效证件并经单位档案管理部门负责人批准。利用方式包括查阅、复制、摘录、借阅等。第十七条利用手续查阅档案须填写《档案查阅登记表》，借阅档案须办理借阅手续，明确归还期限。查阅涉密档案或敏感信息，须严格遵守国家保密法律法规和单位保密制度，履行相应审批程序。第十八条利用要求利用者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得擅自复制、拍摄、公布档案信息。档案原件一般不得带出阅档室，确因特殊情况需要借出的，须经单位分管领导批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。第十九条服务方式档案管理部门应积极拓展服务渠道，改进服务方式，为利用者提供便捷、高效的档案服务。可根据需要编制各种检索工具（如案卷目录、卷内文件目录、专题索引等），开展档案咨询、编研等服务。第六章档案的鉴定与销毁第二十条鉴定组织成立由单位负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成的档案鉴定小组，负责对已到保管期限的档案进行价值鉴定。第二十一条鉴定标准依据国家有关档案保管期限的规定和本单位档案的实际价值，确定档案的存毁。档案保管期限一般分为永久、定期（长期、短期）。第二十二条销毁程序对经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，报单位负责人批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案。电子档案的销毁应确保信息无法恢复。第七章档案的信息化建设第二十三条总体要求各单位应积极推进档案信息化建设，将其纳入单位信息化发展总体规划，统筹规划，分步实施。档案信息化建设应遵循国家相关标准和规范，确保档案信息的真实性、完整性、可用性和安全性。第二十四条基础设施配备必要的计算机、服务器、存储设备、网络设备及档案数字化加工设备，为档案信息化提供硬件保障。第二十五条系统建设建立或选用符合本单位实际需求的档案管理信息系统，实现档案的著录、检索、管理、利用、统计等功能，并逐步实现与单位其他业务系统的互联互通。第二十六条数字档案管理对传统载体档案进行数字化加工时，应确保数字化成果的质量符合国家规定。数字档案的存储、备份、迁移、利用等应按照电子档案管理的要求进行规范操作。第二十七条安全保障加强档案信息系统的安全保密建设，采取身份认证、权限控制、数据加密、安全审计、容灾备份等技术和管理措施，确保档案信息系统和数据的安全。第八章监督与责任第二十八条监督检查单位负责人应对本单位档案管理工作负总责。档案管理部门（或档案员）应定期对本单位及所属单位的档案管理工作进行监督检查，及时发现和解决问题。第二十九条责任追究对在档案工作中做出显著成绩的单位和个人，应给予表彰和奖励。对违反档案管理规定，造成档案失真、损毁、丢失、泄密或擅自销毁档案等行为的，应视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、组织处理或纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第九章附则第三十条解释权本汇编由本单位档案管理部门负责解释。第三十一条施行日期本汇编自发布之日起施行。原有相关规定与本汇