企业内部合同管理规范范本

第一章总则第一条目的与依据为规范公司合同管理行为，防范与控制合同风险，保障公司合法权益，提高合同履约率及经济效益，依据《中华人民共和国民法典》及其他相关法律法规，并结合本公司实际经营情况，特制定本规范。第二条适用范围本规范适用于公司及所属各部门、各分支机构（以下统称“公司”）在经营管理活动中与自然人、法人或其他组织之间订立、履行、变更、解除及终止各类合同、协议、意向书等具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）的管理。公司劳动合同管理另行规定的，从其规定。第三条基本原则合同管理遵循以下基本原则：（一）合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须符合国家法律法规及行业规范的要求。（二）审慎性原则：合同签订前须进行充分的调查论证和风险评估，确保合同条款严谨、可行。（三）效益性原则：在合法合规的前提下，追求合同利益最大化，降低合同成本，提高经济效益。（四）权责对等原则：明确合同管理各环节的责任部门及责任人，确保权责清晰、落实到人。（五）保密原则：参与合同管理的人员应对合同内容及相关信息予以保密，不得擅自泄露。第四条管理部门及职责公司[指定部门，如：法务部/综合管理部]是合同管理的归口部门，负责统筹、指导、监督和检查公司的合同管理工作。其主要职责包括：（一）组织制定和修订公司合同管理相关制度；（二）审核合同的合法性、合规性、完整性及风险点；（三）参与公司重大合同的谈判、起草与评审；（四）统一管理公司合同专用章；（五）监督合同的履行情况，协助处理合同纠纷；（六）负责合同范本的制定、修订与推广使用；（七）组织合同管理相关的培训工作。各业务部门是合同的发起部门和履行主体，负责本部门业务范围内合同的初步洽谈、起草、履行跟踪、信息反馈及风险预警等工作。财务部门负责对合同的经济性、付款方式、票据等进行审核与管理。其他相关职能部门应在各自职责范围内配合做好合同管理工作。第二章合同的立项与准备第五条合同立项业务部门在开展对外经济活动需要订立合同时，应首先进行项目可行性分析与评估。对于重大或复杂的业务项目，应形成立项报告，明确项目背景、合作方情况、合同主要内容、预期效益、风险分析及应对措施等，按公司规定的审批权限报请审批。立项审批通过后，方可启动合同洽谈与起草工作。第六条合作方资格审查在合同签订前，业务部门应对合作方的主体资格、信用状况、履约能力、经营范围等进行严格审查。审查内容主要包括：（一）合作方为法人或其他组织的，应审查其营业执照、相关资质证书、法定代表人身份证明等；（二）合作方为自然人的，应审查其身份证明；（三）必要时，应通过权威渠道查询合作方的信用信息，了解其商业信誉及过往履约情况；（四）对重要合作方，可要求其提供近期财务报表、业绩证明等材料。审查过程中发现合作方存在重大信用风险或履约能力不足的，应及时终止洽谈或采取相应风险防范措施。第七条合同谈判合同谈判应遵循平等互利、协商一致的原则。业务部门应根据立项要求和项目实际情况，与合作方进行充分沟通与谈判。对于重大、复杂或专业性强的合同，应有法务部门及相关技术、财务人员参与。谈判过程中应注意记录谈判要点，并形成谈判纪要，作为合同起草的重要依据。第三章合同的起草与审核第八条合同起草合同一般由业务部门负责起草。起草时应优先采用公司发布的标准合同范本。无标准范本的，应根据谈判结果和相关法律法规的要求拟定。合同内容应完整、明确、具体，主要条款一般应包括：（一）当事人的名称或者姓名和住所；（二）标的（包括数量、质量等）；（三）价款或者报酬；（四）履行期限、地点和方式；（五）违约责任；（六）解决争议的方法；（七）合同生效条件及份数；（八）其他必要条款。合同用语应准确、严谨，避免使用模糊、歧义的词句。第九条合同审核合同起草完成后，业务部门应填写《合同审批表》，连同合同草案、合作方资格审查材料、谈判纪要等相关附件，按规定流程报送审核。合同审核实行会签制，至少应经过以下部门审核：（一）业务部门负责人审核：对合同的业务真实性、必要性、谈判过程及主要条款的合理性进行审核。（二）法务部门审核：对合同的合法性、合规性、条款完整性、权利义务对等性、违约责任设置、争议解决方式等进行法律专业审核。（三）财务部门审核：对合同的价款、酬金、付款方式、税务处理、票据要求、财务风险等进行审核。根据合同性质和复杂程度，还可能需要其他相关职能部门（如技术部门、风控部门等）进行专业审核。各审核部门应在规定时限内完成审核，并签署明确的审核意见。对审核中提出的修改意见，业务部门应认真研究并修改完善。第四章合同的审批与签署第十条合同审批合同经各相关部门审核通过后，业务部门应按照公司规定的审批权限，将《合同审批表》及相关材料报请相应层级的领导审批。审批人应根据其职责、权限和公司利益，对合同进行最终审查并决定是否批准。对于审批未通过的合同，业务部门应根据审批意见进行修改或终止。第十一条合同签署合同经最终审批通过后，方可进行签署。合同签署应遵循以下规定：（一）签署人应为公司法定代表人或其授权委托的代理人。授权委托代理人签署合同的，必须持有有效的《授权委托书》，且在授权范围内签署。（二）合同文本应使用公司指定的纸张规格，打印清晰、整洁，不得有涂改。如有修改，应经双方确认并加盖校对章或按手印。（三）合同应加盖公司合同专用章。合同专用章由法务部门专人保管和使用，用印前需核对合同审批手续是否完备、合同文本是否与审批版本一致。严禁在空白合同或未审批的合同上加盖合同专用章。（四）合同签署应做到双方当事人均签字盖章，并注明签署日期。第十二条合同份数合同签署份数应根据实际需要确定，一般至少应签署正本两份，双方各执一份。必要时可增加副本份数，分送相关部门留存。第五章合同的履行与监控第十三条履行责任合同生效后，业务部门为合同履行的第一责任人，应严格按照合同约定全面、及时履行己方义务，并积极督促合作方履行其合同义务。第十四条履行跟踪业务部门应建立合同履行跟踪机制，指定专人负责记录合同履行情况，包括但不限于标的物交付、款项支付、服务提供等关键节点。对合同履行过程中的重要信息、通知、函件等，应及时做好书面记录和归档。第十五条合同变更与解除在合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务部门应与合作方协商一致，并签订书面的变更或解除协议。变更或解除协议的起草、审核、审批、签署程序参照本规范关于合同订立的相关规定执行。第十六条履行异常处理业务部门在合同履行过程中发现合作方可能或已经发生违约行为，或出现其他可能影响合同正常履行的情况时，应立即采取措施防止损失扩大，并及时向法务部门及公司领导报告，共同研究应对方案。第六章合同的变更、解除与纠纷处理第十七条合同变更合同变更需经双方协商一致，并采用书面形式。变更协议的内容应明确具体，对原合同条款的修改应清晰无误。变更协议的审核、审批程序同原合同。第十八条合同解除发生下列情形之一的，公司可以依照法律规定或合同约定解除合同：（一）因不可抗力致使不能实现合同目的；（二）在履行期限届满前，对方明确表示或以自己的行为表明不履行主要债务；（三）对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；（四）对方迟延履行债务或有其他违约行为致使不能实现合同目的；（五）法律规定或合同约定的其他解除情形。解除合同应书面通知对方，并保留相关证据。第十九条合同纠纷处理合同履行过程中发生争议或纠纷的，业务部门应首先尝试与合作方友好协商解决。协商不成的，应及时收集整理相关证据材料，报法务部门审核。法务部门应根据纠纷情况，提出通过调解、仲裁或诉讼等方式解决的建议，报公司领导审批后实施。在纠纷处理过程中，任何部门和个人不得擅自对外做出承诺或放弃权利。第七章合同的归档与管理第二十条合同归档合同履行完毕或终止后，业务部门应在规定时限内将合同文本（包括正本、副本）及相关附件（如《合同审批表》、合作方资格材料、谈判纪要、补充协议、履行过程中的往来函件、付款凭证、验收证明等）整理齐全，移交法务部门或公司档案管理部门进行统一归档。第二十一条档案管理归档的合同档案应按照公司档案管理规定进行分类、编号、登记和保管。档案管理人员应确保合同档案的完整、安全和保密。查阅、复制合同档案须经相关领导批准，并办理登记手续。合同档案的保管期限应符合国家有关规定及公司档案管理制度要求。第二十二条合同台账法务部门应建立健全合同管理台账，对公司所有合同的签订、履行、变更、解除、归档等情况进行统一登记和动态管理，定期对合同数据进行统计分析，为公司经营决策提供参考。第八章责任追究第二十三条责任追究情形对在合同管理过程中违反本规范，导致公司遭受损失或不良影响的，公司将根据情节轻重及损失大小，对相关责任人进行责任追究。具体情形包括但不限于：（一）未经审批擅自签订合同的；（二）在合同谈判、起草、审核、履行等环节中玩忽职守、滥用职权或徇私舞弊的；（三）未按规定审查合作方资格，或提供虚假材料的；（四）泄露合同秘密的；（五）擅自变更、解除合同或不按合同约定履行义务的；（六）合同履行过程中发现问题未及时报告或采取措施，导致损失扩大的；（七）未按规定办理合同归档手续，造成合同档案丢失或损坏的；（八）其他违反本规范规定的行为。第二十四条责任追究方式责任追究方式包括但不限于：批评教育、通报批评、经济处罚、岗位调整、降职、直至解除劳动合同。涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第九章附则第二十五条规范解释本规范由公司[法务部/综合管理部]负责解释。第二十六条规范修订本规范