宠物医院管理公司门店信息化系统使用制度

宠物医院管理公司门店信息化系统使用制度第一章总则第一条为规范宠物医院管理公司门店信息化系统使用管理工作，实现门店运营标准化、数字化、高效化，明确信息化系统的使用规范、权限管理、操作流程、维护标准，保障系统稳定、安全、高效运行，提升门店运营效率与管理水平，结合公司门店运营需求及信息化系统使用实际，特制定本制度。第二条本制度适用于公司及旗下所有连锁门店、分支机构使用的全部信息化系统，包括诊疗管理系统、客户管理系统、库存管理系统、财务收银系统、会员管理系统、报表分析系统、线上预约系统等所有运营管理系统，覆盖门店全体员工、系统管理员、信息部工作人员及所有使用系统的人员。第三条信息化系统使用管理遵循规范操作、安全高效、权责明确、数据精准、统一管理的核心原则，严格遵守数据安全、网络安全相关法律法规，坚守系统使用底线，杜绝违规操作、数据错误、系统损坏、信息泄露等行为。第四条系统使用实行统一管控、门店执行、专人负责、全员规范的管理模式，公司信息部为系统统筹管理部门，负责系统搭建、维护、升级、培训，各门店为系统使用主体，指定系统管理员，保障系统规范使用。第五条本制度旨在建立完善的门店信息化系统使用管理体系，明确操作标准、流程与职责，提升员工系统操作能力，保障系统稳定运行，实现门店数据互通、运营高效、管理精准，推动公司数字化转型发展。第二章组织架构与职责划分第一节管理组织架构第六条公司设立信息化管理专项小组，由信息部经理担任组长，系统工程师、培训专员、各门店系统管理员为核心成员，全面负责系统搭建、维护、升级、培训、使用监督与问题处理工作。第七条各门店指定专职或兼职系统管理员，由门店骨干员工担任，负责门店系统日常管理、操作指导、问题上报、数据检查、权限申请等基层管理工作。第二节各岗位核心职责第八条信息部负责公司信息化系统的选型、搭建、部署、调试、维护、升级与优化，保障系统稳定运行，解决系统技术故障，提供技术支持。第九条信息部培训专员负责制定系统操作培训计划，开展新员工培训、老员工复训、系统更新培训，编制操作手册，确保员工熟练掌握系统操作技能。第十条门店系统管理员负责门店系统日常使用管理，监督员工规范操作，检查数据录入准确性，上报系统故障与使用问题，配合信息部完成系统维护工作。第十一条门店员工必须严格按照操作规范使用系统，准确录入数据，妥善保管账号密码，发现系统问题立即上报，严禁违规操作。第三章系统账号与权限管理第一节账号管理规范第十二条信息化系统实行一人一号、专人专用制度，员工根据岗位申请系统账号，严禁私自创建、共用、转借、转让系统账号。第十三条账号申请需提交书面申请，明确岗位、使用系统、操作权限，经门店店长审核、信息部审批通过后开通，留存账号开通记录。第十四条员工必须设置安全密码，定期更换密码，严禁使用简单密码、泄露密码；忘记密码需向系统管理员申请重置，严禁私自破解密码。第十五条员工离职、调岗必须及时注销或变更系统账号，由门店系统管理员提交申请，信息部在一个工作日内完成处理，杜绝账号闲置、滥用。第二节权限管理规范第十六条系统权限实行最小必要分配原则，按照员工岗位职能分配对应操作权限，严禁超权限分配查看、修改、删除、导出数据权限。第十七条核心操作权限（数据删除、财务修改、系统设置）仅限管理员与授权人员使用，普通员工仅开放日常操作权限。第十八条权限变更、新增、注销必须履行审批流程，信息部留存权限变更记录，定期核查系统权限合规性。第四章系统日常操作规范第一节基础操作规范第十九条员工上岗前必须完成系统操作培训，考核合格后方可独立操作系统，未培训人员严禁私自操作。第二十条登录系统必须使用指定设备与网络，严禁在公共网络、私人设备上登录核心系统，操作完成后及时退出登录，避免账号被盗用。第二十一条严格按照操作流程与步骤使用系统，严禁随意点击陌生链接、安装未知软件、修改系统设置，防止病毒入侵与系统损坏。第二节数据录入规范第二十二条门店运营数据、客户数据、医疗数据、库存数据、财务数据必须及时、准确、完整录入系统，严禁延迟录入、漏录、错录、编造数据。第二十三条数据录入前仔细核对信息，录入后及时检查准确性，发现错误立即更正，确保系统数据与实际业务完全一致。第二十四条严禁私自修改、删除、导出系统数据，确需操作的必须提交申请，经审批后方可执行，留存操作记录。第三节分系统操作规范第二十五条诊疗管理系统：规范录入宠物病历、诊断结果、用药记录、手术信息，确保医疗数据完整可追溯。第二十六条客户与会员系统：准确录入客户信息、会员档案、消费记录，保护客户隐私，规范会员操作。第二十七条库存与财务系统：实时更新商品入库、出库、库存数据，规范收银操作、票据开具、财务记录，确保账实相符。第二十八条线上预约系统：及时处理预约订单、确认预约信息、同步线下服务，保障线上线下数据互通。第五章系统维护、故障处理与升级第一节系统日常维护第二十九条门店系统管理员每日检查系统运行状态、设备连接、网络通畅情况，清理系统垃圾，保持操作设备清洁卫生。第三十条定期对操作设备进行杀毒、更新、维护，严禁在操作设备上安装游戏、视频等无关软件，保障系统运行环境安全。第二节系统故障处理第三十一条系统出现卡顿、报错、无法登录、数据异常等故障时，员工立即停止操作，保护现场数据，第一时间上报门店系统管理员。第三十二条系统管理员无法解决的故障，立即上报信息部，详细说明故障情况，信息部技术人员快速响应处理，故障期间做好手工记录，保障业务正常开展。第三十三条故障处理完成后，核查数据完整性，恢复系统正常运行，留存故障处理记录，分析故障原因，避免重复发生。第三节系统升级与优化第三十四条信息部根据公司需求对系统进行升级、优化、功能更新，提前通知门店，选择非营业高峰期执行升级，避免影响门店运营。第三十五条系统升级后，信息部及时组织员工培训，讲解新功能、新操作流程，确保员工快速适应升级后的系统。第六章数据安全与系统保密第三十六条系统数据安全严格遵守门店数据安全管理制度，核心数据加密存储、权限管控，严禁泄露、外传、滥用系统数据。第三十七条系统操作日志自动留存，所有操作行为可追溯，严禁私自删除、修改操作日志；定期备份系统数据，防止数据丢失。第三十八条严禁向外部人员泄露系统架构、操作流程、核心功能、后台数据等保密信息，维护公司信息化系统安全。第七章监督考核与责任追究第三十九条信息部与门店运营部联合对系统使用情况进行监督考核，每月检查操作规范性、数据准确性、系统维护情况、故障处理效率。第四十条对规范操作、数据精准、维护到位、提出优化建