医院档案人员工作制度

PAGE医院档案人员工作制度一、总则（一）目的为加强医院档案管理，规范档案人员工作行为，提高档案管理水平，确保医院档案的完整、准确、系统和安全，更好地为医院各项工作服务，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于医院全体档案人员，包括档案管理人员、兼职档案员等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：医院档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映医院各项工作的实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息不泄露。4.服务性原则：档案工作要围绕医院中心工作，为医疗、教学、科研、管理等提供优质服务。二、档案人员职责（一）档案管理人员职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定医院档案管理规章制度，并组织实施。2.负责医院各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。3.对档案进行分类、编号、编目、装订等，建立健全档案检索体系，方便档案查询和利用。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。对破损、褪色、变质的档案及时进行修复和复制。5.积极开展档案信息资源开发利用工作，为医院各项工作提供档案资料支持。6.负责档案库房的管理，维护档案库房的环境条件，确保档案存放安全。7.组织档案人员的业务培训，提高档案人员的业务素质和工作能力。8.参与医院重大活动、重要会议等文件材料的收集、整理和归档工作。（二）兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步分类工作，定期向医院档案管理人员移交。2.协助档案管理人员开展档案的编目、装订等工作。3.按照档案管理要求，做好本部门档案的日常保管工作，确保档案安全。4.积极配合档案管理人员开展档案利用工作，提供必要的档案信息。三、档案收集与整理（一）收集范围1.医院行政管理文件，包括上级文件、医院发文、会议记录、工作计划与总结等。2.医疗业务文件，如病历、处方、检查检验报告原始记录、医疗技术操作规程等。3.教学文件，包括教学计划、教案、学生成绩册、实习报告等。4.科研文件，如科研项目申请书、研究报告、论文发表记录等。5.人事档案，包括职工履历表、考核材料工作、任免文件、工资待遇等。6.财务档案，如会计凭证、账簿报表、审计报告等。7.设备档案，包括设备购置合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。8.基建档案，如工程立项文件、设计图纸、施工记录、竣工验收资料等。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签署完备。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理。2.医疗业务档案按照病历号、病种、时间等进行分类整理。3.教学档案按照学科、年级、课程等进行分类整理。4.科研档案按照项目类别、研究阶段等进行分类整理。5.人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理。6.财务档案按照会计档案管理办法进行整理。7.设备档案按照设备型号、购置时间等进行分类整理。8.基建档案按照工程项目阶段进行分类整理。四、档案归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.医疗业务档案应在次年一季度完成归档工作。3.教学档案应在学期结束后一个月内完成归档工作。4.科研档案应在项目结题后三个月内完成归档工作。5.人事档案应及时归档，新形成的档案材料应在一个月内归档。6.财务档案应在会计年度终了后，由财务部门按照规定整理归档，保管一年后移交档案部门。7.设备档案应在设备验收合格后及时归档。8.基建档案应在工程项目竣工验收后三个月内完成归档工作。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对收集整理好的文件材料进行自检，确保符合归档要求。2.填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认。3.将档案移交清单及档案一并送交医院档案管理人员。4.档案管理人员对接收的档案进行核对、验收，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。（三）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.医疗业务档案中，病历等重要医疗记录应永久保存，一般医疗文件保管期限为30年。3.教学档案中，重要教学资料永久保存，一般教学文件保管期限为30年。4.科研档案中，重大科研项目档案永久保存，一般科研项目档案保管期限为30年。5.人事档案中，职工履历、考核、任免等重要档案永久保存，其他档案保管期限为30年。6.财务档案中，会计凭证、账簿等保管期限为30年，月度、季度财务报表保管期限为10年，年度财务报表永久保存。7.设备档案中，大型设备档案永久保存，一般设备档案保管期限为30年。8.基建档案中，工程项目档案永久保存。（四）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案应分类存放，排列整齐，标识清晰。3.建立档案保管账目，定期对档案进行清点核对，做到账物相符。4.对破损、褪色、变质的档案及时进行修复和复制，确保档案的完整性。5.电子档案应进行备份，存储介质应定期检查和更新，确保电子档案的安全。五、档案利用与借阅（一）利用范围1.为医院医疗、教学、科研、管理等工作提供档案资料查询服务。2.为医院内部各部门开展工作提供档案支持。3.依法为社会有关方面提供档案利用服务。（二）利用方式1.档案查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料进行查阅。2.档案借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案部门办理借阅手续。3.档案复制：根据利用者的需求，可提供档案复印件。复制档案应经档案管理人员审核，加盖档案利用专用章。（三）借阅规定1.借阅档案必须严格履行审批手续，明确借阅期限。2.借阅人员应爱护档案，不得擅自涂改、圈划、抽取、撤换、批注、污损档案。3.借阅档案一般不得带出档案库房，确需带出的，应经档案部门负责人批准，并办理登记手续，限期归还。4.借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如有损坏或丢失，应及时查明原因，追究责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合医院档案的实际情况进行鉴定。2.坚持全面审查、准确判定档案价值的原则。3.确保鉴定工作的科学性、公正性和严肃性。（二）鉴定组织成立医院档案鉴定工作小组，由档案部门负责人、相关业务部门专家等组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定方案，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定内容1.档案的真实性和完整性。2.档案的保存价值，包括对医院工作的查考利用价值、历史研究价值等。3.档案的保管期限是否合理。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析其价值。2.综合评估法：结合档案的形成背景、来源、内容等因素，综合评估其价值。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案题名、年度、保管期限、数量等内容，并经档案部门负责人审核、医院分管领导批准。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人员应在档案销毁清册上签字。4.档案销毁后，应将档案销毁清册永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立医院档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为医院信息化建设提供支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对医院纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等，实现档案的数字化存储。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息等录入档案信息管理系统，建立档案数据库。3.档案检索利用：通过档案信息管理系统，实现档案的快速检索和在线利用。4.系统安全管理：建立健全档案信息管理系统安全管理制度，保障系统的安全稳定运行。（三）信息化管理要求1.档案数字化应遵循相关标准和规范，确保数字化档案的质量。2.档案信息录入应准确、完整，保证数据的一致性。3.档案信息管理系统应具备权限管理、数据备份、数据恢复等功能，确保档案信息安全。4.加强对档案信息化管理人员的培训，提高其业务水平和操作技能。八、监督与考核（一）监督检查1.医院档案管理部门定期对各部门档案工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用等情况。2.对发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门限期整改。（二）考核评价1.建立档案人员考核评价制度，对档案管理人员和兼职档案员的工作业绩进行考核评价。2.考核评价内容包括工作态度、工作能力、工作质量、