医院机要工作制度范本

PAGE医院机要工作制度范本一、总则（一）目的为加强医院机要工作管理，确保医院机要信息的安全、准确、及时传递和处理，保障医院各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门及全体工作人员在机要工作中的行为规范。（三）基本原则1.严格保密原则：机要工作涉及医院的核心机密和敏感信息，必须严格遵守保密规定，防止信息泄露。2.准确及时原则：机要信息的传递和处理应准确无误，并在规定时间内完成，确保工作效率。3.规范操作原则：机要工作应按照规定的程序和方法进行，确保工作的规范化和标准化。4.安全可靠原则：机要信息的存储、传输和处理应采取安全可靠的措施，防止信息丢失、损坏或被篡改。二、机要文件管理（一）文件的收发1.收文机要室负责接收上级机关、其他单位发来的机要文件，并进行登记。登记内容包括文件的名称、文号、发文机关、日期、密级等。机要室收到机要文件后，应及时送医院领导或相关部门负责人阅批。阅批人应在文件上签署意见，并注明阅批日期。对于紧急文件，机要室应立即送医院领导或相关部门负责人阅批，并跟踪办理情况，确保文件得到及时处理。2.发文医院各科室、部门需要发送机要文件时，应填写《机要文件发文审批表》，注明文件的名称、文号、发文机关、主送单位、抄送单位、密级、内容摘要等，并经科室负责人或部门领导审核签字后，送机要室。机要室对《机要文件发文审批表》进行审核，审核无误后，按照规定的格式和要求进行排版、打印、校对，并加盖医院公章。机要文件发出后，机要室应及时将文件的发送情况告知发文科室或部门，并做好文件的归档工作。（二）文件的传阅1.机要文件需要传阅时，机要室应按照医院领导或相关部门负责人的批示，确定传阅范围，并填写《机要文件传阅单》。2.传阅人应在《机要文件传阅单》上签字，并注明传阅日期。传阅人应及时阅读文件，并按照批示要求进行处理。3.机要室应定期检查机要文件的传阅情况，对于传阅时间较长的文件，应及时提醒传阅人尽快阅批。4.传阅完毕的机要文件，机要室应及时收回，并按照规定进行归档。（三）文件的借阅1.医院内部人员因工作需要借阅机要文件时，应填写《机要文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、文号、借阅原因、借阅期限等，并经科室负责人或部门领导审核签字后，送机要室。2.机要室对《机要文件借阅申请表》进行审核，审核无误后，将文件借给借阅人，并做好借阅登记。借阅登记内容包括借阅人姓名、科室、借阅文件名称、文号、借阅日期、归还日期等。3.借阅人应妥善保管借阅的机要文件，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、传播文件内容。借阅期限届满，借阅人应及时归还文件。4.机要室应定期清理机要文件的借阅情况，对于逾期未归还的文件，应及时催还。（四）文件的归档1.机要文件办理完毕后，机要室应及时进行归档。归档文件应齐全完整、分类准确、排列有序，并按照规定的格式和要求进行编目、装订。2.机要文件的归档期限为文件办理完毕后的次年上半年。归档文件应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，编制归档目录。3.机要室应建立机要文件档案管理制度，定期对档案进行整理、鉴定、销毁，确保档案的安全和完整。4.医院内部人员查阅机要文件档案时，应填写《机要文件档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、文号、查阅原因、查阅期限等，并经科室负责人或部门领导审核签字后，送机要室。5.机要室对《机要文件档案查阅申请表》进行审核，审核无误后，按照规定的程序和方法提供档案查阅服务。查阅人应在机要室指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出机要室。查阅完毕后，查阅人应及时归还档案。三、机要通信管理（一）通信设备管理1.医院机要通信设备包括传真机、加密电话、计算机等，由机要室统一管理和维护。2.机要通信设备应定期进行检查、维护和保养，确保设备的正常运行。对于出现故障的设备，应及时报修或更换。3.机要通信设备应设置专人专用，不得随意转借他人。使用人员应妥善保管设备，不得擅自拆卸、改装设备。4.机要通信设备的操作应严格按照操作规程进行，不得违规操作。使用人员应定期参加机要通信设备操作培训，提高操作技能和安全意识。（二）通信内容管理1.机要通信内容应严格保密，不得泄露给无关人员。通信人员应使用加密设备进行通信，确保通信内容的安全。2.机要通信内容应准确、清晰、简洁，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的语言。通信人员应认真核对通信内容，确保通信内容的准确性。3.机要通信内容应及时处理，不得拖延。通信人员应按照规定的时间和程序进行通信，确保通信的及时性。4.机要通信记录应妥善保管，不得随意销毁。通信记录包括通信时间、通信内容、通信人员等，应作为机要工作档案的重要组成部分。四、机要会议管理（一）会议筹备1.医院机要会议由医院领导或相关部门负责人确定会议主题、时间、地点、参会人员等，并通知机要室做好会议筹备工作。2.机要室负责会议的筹备工作，包括会议通知的发放、会议资料的准备、会议场地的布置、会议设备的调试等。3.会议通知应明确会议的主题、时间、地点、参会人员、会议议程等，并提前发送给参会人员。参会人员应按时参加会议，不得缺席、迟到或早退。4.会议资料应包括会议议程、会议文件、会议记录等，应提前准备好，并发放给参会人员。会议资料应准确、完整、清晰，不得出现错误或遗漏。（二）会议组织1.机要会议应按照预定的议程进行，会议主持人应严格控制会议时间，确保会议顺利进行。2.参会人员应认真听取会议内容，积极发言，不得随意打断他人发言。会议期间应保持良好的秩序，不得大声喧哗、交头接耳或做与会议无关的事情。3.会议记录人员应认真记录会议内容，包括会议发言、讨论情况、决议事项等。会议记录应准确、完整、清晰，不得出现错误或遗漏。会议记录应在会议结束后及时整理，并送医院领导或相关部门负责人审阅。4.会议结束后，参会人员应按照会议决议及时落实相关工作，并将工作进展情况及时反馈给医院领导或相关部门负责人。（三）会议保密1.机要会议涉及医院的核心机密和敏感信息，必须严格保密。会议期间，参会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容。2.会议资料应妥善保管，不得随意丢弃或转借他人。会议结束后，会议资料应及时归档，不得擅自销毁。3.会议场地应进行安全检查，确保会议期间的安全。会议期间，应安排专人负责会场的安全保卫工作，防止无关人员进入会场。五、机要人员管理（一）人员配备1.医院机要室应配备专职机要人员，负责医院机要工作的日常管理和操作。机要人员应具备政治素质高、业务能力强、保密意识强等条件。2.机要人员应经过专门的培训和考核，取得机要工作资格证书后，方可从事机要工作。（二）岗位职责1.机要室主任岗位职责负责医院机要工作的全面管理和指导，制定机要工作制度和工作计划，并组织实施。负责机要文件的收发、传阅、借阅、归档等工作，确保机要文件的安全、准确、及时传递和处理。负责机要通信设备的管理和维护，确保机要通信设备的正常运行。负责机要会议的筹备、组织和保密工作，确保机要会议的顺利进行。负责机要人员的培训和考核，提高机要人员的业务能力和保密意识。负责与上级机关、其他单位的机要工作联系，及时了解和掌握机要工作的政策法规和工作动态。完成医院领导交办的其他机要工作任务。2.机要员岗位职责负责机要文件的收发、登记、传阅、借阅、归档等具体工作，确保机要文件的安全、准确、及时传递和处理。负责机要通信设备的操作和维护，确保机要通信设备的正常运行。负责机要会议的筹备、组织和记录等具体工作，确保机要会议的顺利进行。负责机要工作档案的整理、保管和查阅等具体工作，确保机要工作档案的安全和完整。负责机要工作的保密工作，严格遵守保密规定，不得泄露机要信息。完成机要室主任交办的其他机要工作任务。（三）考核与奖惩1.医院应建立机要人员考核制度，定期对机要人员的工作表现进行考核。考核内容包括工作业绩、业务能力、保密意识、工作态度等方面。2.对于工作表现优秀的机要人员，医院应给予表彰和奖