课件-项目5-5.2AI赋能高效办公的常用工具

项目5智能搭档：AI赋能高效办公5.2AI赋能高效办公的常用工具——《人工智能通识》5.2AI赋能高效办公的常用工具AI导学本模块针对职场新人选、用AI办公工具的痛点，拆解工具应用方法，明确工具分文字处理、数据处理、PPT/图文类，需按任务匹配且符合企业规范（职场合规起点）。模块任务中，编辑企业新闻稿要突出战略与合作价值（服务企业发展），制邀请函、通知需精准核信息（练严谨素养）；同时要严守信息安全（不传敏感信息、用企业授权工具），这是职场纪律底线。学习后可高效用AI完成办公任务，也能涵养职业操守，助个人与企业共成长。图片为AI生成5.2AI赋能高效办公的常用工具

学习目标了解AI办公工具的分类（文字处理类、数据处理类、PPT/图文创作类）及核心功能。掌握企业办公中“新闻稿撰写”“商务邮件制作”“培训通知（含图文）设计”三类任务的核心需求与AI工具匹配逻辑。熟记AI工具使用的信息安全原则（严禁上传敏感信息、优先企业授权工具等）。知识目标能根据办公任务类型（如新闻创作、商务文书、活动组织）独立选择适配的AI工具。能精准撰写AI提示词，完成三类文档的初稿生成与优化。能使用正确的AI工具完成“文本+图片”的办公物料设计（如培训通知海报），并规范导出格式（PDF/图片）。技能目标培养严谨的办公文档规范意识（如标题加粗、关键信息核对、格式统一）。树立办公信息安全意识，避免敏感数据泄露风险。提升“工具赋能效率”的职场思维，减少重复工作耗时。素养目标任务1理解提示词概念及作用角色：行政办公室的实习文员小张任务：1.撰写企业合作签约新闻稿（用于企业官网发布）2.制作合作单位技术交流会邀请邮件（含参会回执要求）3.设计青年员工职业素养提升培训活动通知（含图文宣传海报）5.2AI赋能高效办公的常用工具

实战场景引入图片为AI生成5.2AI赋能高效办公的常用工具适配企业格式与安全规范企业办公要求格式统一标准、信息保密,AI工具的模板库需符合格式规范,安全特性需满足保密要求,避免

“功能可用但不合规范”适配企业内容风格要求企业办公对内容风格有明确标准(需正式严谨),AI工具生成内容需符合该风格要求平衡工具功能与操作复杂度选择AI工具需兼顾功能丰富度与操作难度,职场新人优先选操作简单、有明确指引、“简单操作即可满足核心需求”

的工具,避免因工具复杂增加学习成本、拖慢进度核心优势需匹配任务需求不同AI工具核心优势领域不同(由训练方向决定),如生活化文案工具擅写宣传材料、结构化内容工具擅整理手册/提纲,需让任务需求与工具优势对应以高效解决问题1.选择合适AI工具的核心原理5.2AI赋能高效办公的常用工具难度适配规范合规需求匹配依办公内容需求，对应AI工具核心优势兼顾工具功能与操作复杂度，优先选贴合职场人（尤其新人）上手能力的工具风格契合确保AI工具生成内容符合企业办公所需的风格需匹配企业格式标准，安全特性需满足信息保密要求2.选择合适AI工具的技巧5.2AI赋能高效办公的常用工具分类工具名称核心能力文字处理类DeepSeek中文推理与代码生成豆包多模态文本创作与智能问答数据处理类ChatExcel自然语言指令完成数据分析与可视化WPSAI自然语言处理、数据分析、多模态交互等技术PPT创作类Kimi长文本高效处理与多模态推理创客贴AI多PPT模板自动输出成品文档AI工具分类5.2AI赋能高效办公的常用工具您知道哪些AI工具，并简单描述下功能或者是您使用该工具完成过哪些成果。

小组讨论（5分钟后，邀请1-2个小组分享讨论结果）5.2AI赋能高效办公的常用工具限定需求涉及的材料、对象等范围,避免模糊性界定内容边界02确定内容需呈现的语言风格(如活泼、正式)明确风格调性04结合需求对应的具体工作场景(如团建、会议)关联实际场景06明确需求最终要达成的具体结果,而非宽泛任务聚焦核心目标01标注字数、时间等可衡量标准,提升精准度补充量化指标03指定需包含的核心信息项(如责任人、具体事项)提炼关键要素05

需求描述技巧5.2AI赋能高效办公的常用工具敏感信息严控不随意传递企业核心敏感数据，确保关键信息不外泄工具优先指定优先选用企业官方推荐的AI工具，从源头规避安全风险存疑及时咨询对工具安全性存疑时，立即向资深前辈或IT部门核实确认操作前置许可未获得明确许可前，不使用存疑工具处理办公内容安全意识强化将信息安全作为办公核心要求，始终保持严谨态度不松懈问询规范意识遵守把控

严守信息安全使用原则5.2AI赋能高效办公的常用工具

请打开网页，搜索尽可能多的AI工具（可包括刚才讨论提到的工具），并详细描述一下这些AI工具主要用来解决什么问题？如果应用到办公场景下又可以完成哪些工作任务？AI工具能够解决的问题可解决的工作任务

动手做一做5.2AI赋能高效办公的常用工具1、针对“撰写商务报告“统计月度考勤数据”“制作活动宣传海报”三类常见办公任务，各小组需分别匹配1-2款适配的AI工具，并说明选择理由（需结合工具核心能力与任务需求的契合点）。2、【思政点睛】在AI工具提升办公效率的背景下，各小组需讨论：如何平衡“利用AI工具高效处理工作”与“严守企业信息安全”？这一过程中，职场人应具备哪些职业素养（如责任意识、保密意识等），请结合具体办公场景举例说明。

小组讨论5.2AI赋能高效办公的常用工具明确新闻稿核心要素与工具选择整合定稿生成新闻稿初稿1.撰写企业合作签约新闻稿图片为AI生成5.2AI赋能高效办公的常用工具1.撰写企业合作签约新闻稿明确新闻稿核心要素与工具选择新闻稿关键信息:签约双方名称签约时间合作领域战略意义双方优势亮点工具选择：豆包5.2AI赋能高效办公的常用工具1.撰写企业合作签约新闻稿提示词输入：“撰写国企战略合作签约新闻稿，内容包括A公司与B公司于XXXX年X月X日签署合作协议，聚焦新能源技术研发领域，突出双方技术优势与战略布局，语言正式严谨，结构包含导语、合作背景、双方表态、未来规划”生成新闻稿初稿5.2AI赋能高效办公的常用工具1.撰写企业合作签约新闻稿新闻稿按“导语-合作详情-战略意义-结尾”结构排版，插入签约现场的照片至文中；检查内容准确性（如企业名称、合作领域）和格式规范（标题加粗、段落分明）。整合定稿5.2AI赋能高效办公的常用工具2.合作单位技术交流会邀请邮件制作梳理邮件核心信息与工具选择生成邮件初稿生成邮件模板优化调整定稿发送图片为AI生成5.2AI赋能高效办公的常用工具2.合作单位技术交流会邀请邮件制作梳理邮件核心信息与工具选择邮件主要要素：主题称呼会议目的会议时间地点议程回执要求使用工具：文心一言5.2AI赋能高效办公的常用工具2.合作单位技术交流会邀请邮件制作提示词输入：“生成一份国企商务邀请函邮件模板，包含时间、地点、议程和回执要求，格式规范”生成邮件模板5.2AI赋能高效办公的常用工具2.合作单位技术交流会邀请邮件制作邮件模板中所包含的要素没有问题之后，在文心一言工具界面中继续输入详细提示信息。生成邮件初稿优化调整定稿发送邮件信息生成后还要重点再检查内容是否准确，是否有遗漏，最后使用企业邮箱定稿发送。5.2AI赋能高效办公的常用工具3.青年员工职业素养培训通知制作明确通知需求细节完成通知与美化图文工具的使用5.2AI赋能高效办公的常用工具3.青年员工职业素养培训通知制作明确通知需求细节通知文案初稿生成，约束通知字数在1000字以内。要素：培训目的时间安排地点设置课程模块规划报名实施方式使用AI工具：豆包5.2AI赋能高效办公的常用工具3.青年员工职业素养培训通知制作选择图文一体工具：创客贴AI将培训通知初稿文案拷贝到创客贴AI的创意描述中图文工具的使用5.2AI赋能高效办公的常用工具3.青年员工职业素养培训通知制作深度美化时，确保整体风格保持简洁温馨；字体格式需统一规范。可补充部门联系方式与发布日期等信息；完成后通过右上角“下载”选项，可将海报导出为图片或PDF格式留存备用。完成通知与美化5.2AI赋能高效办公的常用工具

评价标准细则序号评价维度优秀(A)良好(B)合格(C)待改进(D)权重1数据需求理解与AI工具选型能精准拆解业务数据需求，匹配适配AI工具，工具与需求匹配度100%且符合数据规范。能理解核心数据需求，选择的AI工具覆盖需求80%以上，基本符合数据规范。能初步识别数据需求，选择的AI工具仅覆盖需求50%左右，规范贴合度一般。无法明确数据需求，AI工具选型与需求完全不匹配，未考虑规范。15%2AI辅助数据清洗与预处理能通过AI工具能自动化清洗，预处理后数据准确率≥98%，效率较人工提升50%以上。能使用AI工具完成基础清洗，预处理后数据准确率≥90%，满足任务基本要求。需人工辅助完成清洗操作，预处理后数据准确率≥80%，存在少量冗余数据。无法独立用AI工具完成清洗，数据预处理后准确率＜80%，无法支撑后续分析。20%3AI驱动的数据分析与建模能借助AI工具能进阶分析，模型精度≥95%，分析结论能直接支撑业务决策。能使用AI工具完成常规分析，模型精度≥85%，结论贴合任务核心目标。能通过AI工具完成基础统计分析，结论仅覆盖任务表层需求，无深度。无法用AI工具完成分析建模，无有效结论产出。30%4数据可视化与成果交付能通过AI工具生成动态可视化成果，呈现逻辑贴合业务视角，图表精准、美观且符合职场交付规范。能生成静态可视化成果，呈现逻辑清晰，格式基本规范，能体现核心数据结论。能生成简单可视化图表，但呈现逻辑混乱，图表样式不规范，结论表达模糊。无法生成可视化成果，仅输出原始数据，无结论提炼。25%5数据安全与工具应用复盘全程遵循数据安全规范，并能复盘AI工具在数据全流程中的优化点。基本遵循数据安全规范，能总结AI工具的主要使用效果与操作要点。存在轻微数据安全疏漏，仅能简单描述AI工具的使用流程，无复盘内容。存在数据安全风险，无法描述AI工具应用情况，无任何复盘。10%5.2AI赋能高效办公的常用工具练习1：近期公司“智能办公终端X1”新品即将上市，需要你来完成：​新品发布会新闻稿撰写，用于企业官网及行业媒体发布，需突出发布会时间、地点、新品核心功能（高效协同、安全加密、低耗续航）、行业价值及参会嘉宾亮点，语言需正式严谨，符合科技企业宣传风格要求：1.明确该任务对应的AI工具类型，并选择1款具体工具，说明选择理由（结合工具核心能力与任务需求匹配度）；2.撰写完整的AI提示词，