公证参与信访工作制度

PAGE公证参与信访工作制度一、总则（一）目的为了进一步规范公证参与信访工作，充分发挥公证的职能作用，维护信访秩序，保障信访人的合法权益，促进社会和谐稳定，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在处理信访事项过程中，涉及公证参与的相关工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格按照国家法律法规和公证行业规范开展工作，确保公证参与信访工作的合法性、公正性和权威性。2.公正透明原则：公证机构在参与信访工作过程中，应当保持中立、公正的立场，确保信访事项处理结果的公平、公正，并向信访人公开相关程序和信息。3.便民高效原则：以方便信访人为出发点，优化工作流程，提高工作效率，及时、有效地解决信访问题。4.保密原则：对信访人提供的涉及个人隐私、商业秘密等信息予以严格保密，维护信访人的合法权益。二、公证参与信访工作的职责分工（一）信访部门职责1.负责接待信访人，受理信访事项，并对信访事项进行初步审查和分类。2.及时与公证机构沟通协调，向公证机构提供信访事项的相关材料和信息，协助公证机构了解信访事项的基本情况。3.跟踪、督促公证机构对信访事项的办理进度，协调解决办理过程中出现的问题。4.负责将公证机构出具的公证书及相关处理意见反馈给信访人，并做好解释说明工作。（二）公证机构职责1.按照本制度及相关法律法规、行业标准的要求，依法办理信访事项涉及的公证业务。2.对信访事项进行深入调查核实，收集相关证据材料，确保公证事项的真实性、合法性。3.根据调查核实情况，出具具有法律效力的公证书，并对公证事项的合法性、真实性负责。4.向信访部门提供专业的法律意见和建议，协助信访部门做好信访事项的处理工作。5.对在公证参与信访工作过程中知悉的信访人的个人隐私、商业秘密等信息予以保密。三、公证参与信访工作的范围（一）信访事项涉及的公证业务1.对信访人提供的相关证据材料进行公证，如身份证明、授权委托书、书证、物证等，以增强证据的证明力。2.对信访事项的处理过程和结果进行公证，如调解协议、和解协议、行政决定书、司法裁判文书等，确保处理结果的合法性和有效性。3.根据信访工作的需要，办理其他与信访事项相关的公证业务，如保全证据公证、现场监督公证等。（二）适用情形1.信访人对信访事项的处理结果存在疑虑，要求通过公证增强证据效力或保障权益的。2.信访事项涉及复杂的法律关系或证据较多，需要公证机构进行核实和确认的。3.信访部门认为有必要通过公证方式固定信访事项处理过程和结果，以维护信访秩序和信访人合法权益的。四、公证参与信访工作的程序（一）申请与受理1.信访人向信访部门提出公证申请，并提交相关证明材料。信访部门对申请材料进行初步审查，符合条件的，及时将申请材料移送至公证机构。2.公证机构收到信访部门移送的申请材料后，对申请事项进行审查，决定是否受理。对于符合受理条件的，出具受理通知书；对于不符合受理条件的，书面通知信访人并说明理由。（二）调查核实1.公证机构受理申请后，指派公证员对信访事项进行调查核实。调查核实方式包括询问当事人、证人，查阅相关文件、资料，现场勘查等。2.公证员在调查核实过程中，应当制作详细的调查笔录，收集相关证据材料，并对证据材料的真实性、合法性进行审查。3.调查核实过程中，如发现信访事项存在重大疑问或需要进一步补充证据的，公证机构可以要求信访部门协助提供相关信息或补充材料。（三）出具公证书1.公证员根据调查核实情况，按照公证程序规则的要求，拟制公证书文稿。公证书内容应当客观、准确、完整地反映信访事项的真实情况和处理结果。2.公证书文稿拟制完成后，经公证机构内部审批，由公证员签字并加盖公证机构印章后出具公证书。3.公证机构应当在规定的期限内出具公证书，并将公证书及时送达信访部门。送达方式可以采用直接送达、邮寄送达等方式。（四）反馈与归档1.信访部门收到公证书后，应当及时将公证书及相关处理意见反馈给信访人，并做好解释说明工作。2.公证机构应当对公证参与信访工作的全过程进行记录和归档，包括申请材料、调查笔录、证据材料、公证书文稿、审批文件等，以备查阅和监督。五、公证参与信访工作的保障措施（一）人员保障1.本公司/组织配备专业的信访工作人员和公证人员，确保信访工作和公证工作的顺利开展。2.加强对信访工作人员和公证人员的培训，提高其业务素质和工作能力，使其熟悉信访工作流程和公证业务知识，能够熟练处理信访事项涉及的公证问题。（二）技术保障1.建立健全信访信息管理系统和公证业务管理系统，实现信访信息与公证业务信息的互联互通，提高工作效率和信息化水平。2.配备必要的办公设备和通讯工具，保障信访工作和公证工作的正常开展。（三）经费保障1.根据公证参与信访工作的实际需要，合理安排经费预算，确保公证机构开展工作所需的费用支出。2.经费使用应当严格按照财务管理制度的规定执行，专款专用，确保经费使用的合理性和透明度。六、监督与考核（一）内部监督1.本公司/组织建立健全内部监督机制，加强对信访部门和公证机构在公证参与信访工作过程中的监督检查。2.定期对公证参与信访工作的质量、效率、程序等进行检查，发现问题及时督促整改，确保工作规范、有序开展。（二）外部监督1.接受上级主管部门、司法行政机关、信访部门等相关部门的监督检查，积极配合有关部门的工作，及时整改存在的问题。2.主动接受社会公众的监督，通过设立举报电话、邮箱等方式，广泛收集社会各界对公证参与信访工作的意见和建议，不断改进工作。（三）考核评价1.建立公证参与信访工作考核评价制度，对信访部门和公证机构的工作进行量化考核评价。2.考核评价内容包括工作质量、工作效率、群众满意度等方面，考核结果作为对相关部门和人员奖惩的重要依据。七、责任追究（一）信访部门责任1.信访部门工作人员在公证参与信访工作过程中，存在故意隐瞒事实、提供虚假信息、刁难信访人等行为，导致信访事项处理不当或引发不良后果的，依法依规追究相关人员的责任。2.信访部门未按照本制度规定及时与公证机构沟通协调、提供相关材料和信息，影响公证工作正常开展的，对相关责任人进行批评教育，并责令限期改正。（二）公证机构责任1.公证机构及其工作人员在办理信访事项涉及的公证业务过程中，存在违反法律法规、行业标准，出具虚假公证书、泄露信访人隐私等行为的，依法依规追究公证机构和相关人员的责任。2.公证机构未按照本制度