麻纺厂销售合同审查制度

麻纺厂销售合同审查制度一、总则

(一)目的：依据《中华人民共和国合同法》《纺织工业质量管理规范》及公司年度经营计划，针对销售合同签订过程中的潜在风险，规范合同审查流程，防范法律纠纷与经营风险，保障企业合法权益，提升合同履约能力。

1、强化合同风险管控，避免因合同条款不明确导致的损失；

2、统一合同审查标准，确保合同条款符合公司利益；

3、明确审查职责，提高合同审批效率。

(二)适用范围：适用于公司销售部、法务部、财务部及总经理办公室在销售合同签订前的审查工作，覆盖所有客户订单合同、技术服务协议等，外包供应商合作合同参照执行。例外适用场景：金额低于人民币伍万元的小额合同，由销售部负责人直接审批。

1、销售合同需经法务部与财务部联合审查；

2、金额超过人民币伍拾万元的合同，需提交总经理办公会审议；

3、特殊行业（如出口）合同需增加外贸合规审查环节。

(三)核心原则：坚持合法合规、权责明确、风险可控、效率优先原则，结合纺织行业特点增加“交付周期合理”专项原则。

1、审查过程需以合同法、纺织质量标准为依据；

2、审查责任到人，各环节责任人需签字确认；

3、优先选择标准化条款，非标条款需逐条论证。

(四)层级与关联：本制度为专项管理制度，与公司《合同管理办法》《财务审批制度》关联执行。合同审查与审批冲突时，以本制度为准，特殊情况报总经理审批。

1、销售部负责合同草案初稿；

2、法务部负责法律条款审查；

3、财务部负责商务条款与付款方式审核。

(五)相关概念说明

1、审查范围包括合同主体资格、权利义务约定、交付标准、违约责任等；

2、审查等级分为一般、重点、特殊三级，按金额与风险确定。

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二、组织架构与职责分工

(一)组织架构：公司设立合同审查小组，由总经理牵头，法务部、财务部、销售部各派一名骨干成员组成，法务部为牵头部门，负责审查标准制定与监督。

1、总经理负责重大合同的最终审批；

2、法务部负责审查流程的日常管理；

3、销售部负责提供客户信息与合同草案。

(二)决策与职责：总经理对合同审查结果拥有最终决定权，决策范围包括金额超过人民币壹佰万元的合同、涉及公司核心资源的合同及法律风险等级为“高”的合同。

1、总经理办公会审议需提前三日提交材料；

2、审议通过后方可签订合同，会议记录由总经理办公室存档。

(三)执行与职责：

1、销售部：提交合同前完成客户信用评估，提供产品报价单、交货期测算表；

2、法务部：审查合同主体资格、知识产权条款、不可抗力条款，出具审查意见书；

3、财务部：审核付款方式、资金占用期限，评估现金流影响；

4、销售部与法务部需在合同签订后三十日内完成合同归档。

(四)监督与职责：法务部每月对合同审查质量抽查一次，对未按流程操作的责任人进行绩效扣减，年度抽查比例不低于百分之二十。

1、抽查内容包括审查意见书完整性、重大条款修改记录；

2、监督结果与部门年度考核挂钩，连续两次不合格的部门负责人需参加培训。

(五)协调联动：建立合同审查台账，销售部每月提交计划合同清单，法务部与财务部同步完成审查，确保审查周期不超过五个工作日。

1、审查过程中发现重大问题，法务部需在三个工作日内反馈销售部；

2、特殊条款（如排他性约定）需经总经理确认后方可签署。

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三、审查流程与标准

(一)审查启动：销售部提交《合同审查申请表》，内容包括合同草案、客户背景材料、产品技术参数表，申请表需经部门负责人签字。

1、《合同审查申请表》需包含合同金额、交货周期、付款方式等关键信息；

2、客户信用评估报告需附在申请表后，评估等级为“差”的合同需总经理审批。

(二)初步审查：法务部审查合同主体资格、法律适用性，财务部审查商务条款，各环节审查时间不超过三个工作日。

1、法务部重点核查营业执照、生产许可等资质文件；

2、财务部需提供同行业付款方式对比表，推荐最优方案；

3、审查过程中发现的问题需在《合同审查意见书》中明确标注。

(三)重点审查：金额超过人民币壹佰万元或法律风险等级为“中”的合同，需提交合同审查小组集体讨论，讨论记录由法务部整理存档。

1、讨论内容需覆盖合同履行各环节风险点；

2、参会人员需在《会议纪要》上签字确认；

3、争议条款需在七个工作日内形成决议。

(四)审查反馈与修改：审查小组通过电子邮件发送《合同审查意见书》，销售部需在五个工作日内完成修改，重大修改需重新提交审查。

1、《合同审查意见书》需逐条列出修改要求；

2、销售部提交修改稿时需附修改说明；

3、三次修改仍不符合要求的合同，销售部需说明理由并申请总经理特批。

(五)归档管理：合同审查通过后，销售部整理合同文本、审查记录、审批文件等材料，统一归档至档案室，电子版同步上传至公司文档管理系统。

1、纸质档案需按合同编号排序，每年整理一次；

2、电子文档需设置访问权限，仅授权法务部、财务部、总经理办公室查阅；

3、合同履行完毕后，归档材料需与实际执行情况核对一致。

四、审查风险控制标准

(一)管理目标与核心指标：设定合同审查差错率低于百分之五、重大合同违约率低于百分之一的目标，核心指标包括审查周期、修改次数、合同金额达成率，数据每月统计一次。

1、审查周期按合同金额分级，金额低于人民币壹拾万元的合同不超过三个工作日，超过壹佰万元的合同不超过十个工作日；

2、修改次数超过两次的合同需法务部出具专项说明。

(二)专业标准与规范：制定合同审查清单，包含主体资格核查、交付条款审核、付款方式评估等十二项核心内容，标注高风险控制点并配套防控措施。

1、高风险控制点包括排他性约定、预付款比例超过百分之三十、进口原辅料检验标准等；

2、防控措施要求提供第三方机构出具的资质证明、调整付款方式至分期或见提单付款。

(三)管理方法与工具：采用清单管理法进行条款审查，使用电子签审系统提高效率，配套合同模板库供销售部参考。

1、清单管理法需逐条勾选审查结果，未勾选的视为未审查；

2、电子签审系统需对接OA系统，确保审查过程可追溯。

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五、审查流程与节点管控

(一)主流程设计：销售部提交合同草案→法务部、财务部初步审查→重点合同提交审查小组讨论→修改稿重新审查→总经理审批→签订合同→归档管理，各环节责任主体明确，审查时间按金额分级控制。

1、销售部需在提交草案时同步提供客户征信报告、产品报价明细；

2、法务部需在审查结束后五个工作日内完成《合同审查意见书》；

(二)子流程说明：金额超过人民币壹佰万元的合同需增加银行资信审查子流程，由财务部牵头，法务部配合，审查时间不超过七个工作日。

1、资信审查需核查客户近三年财务报表、信用评级报告；

2、审查通过后方可进入主流程，否则需销售部调整合作方案。

(三)流程关键控制点：合同金额超过人民币壹佰万元、涉及出口或专利技术的合同，需法务部与总经理双重校验，审查意见书需经双方签字确认。

1、双重校验内容包括合同主体资格、技术参数的合规性；

2、校验不合格的合同不得签订，销售部需重新与客户沟通。

(四)流程优化机制：每年十月提交年度流程评估报告，内容包括审查效率、差错率、客户投诉情况，评估结果用于优化审查清单和操作标准。

1、优化建议需经合同审查小组讨论，采纳比例不低于百分之七十；

2、简化流程需不影响风险防控，重大简化需提交总经理办公会审议。

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六、审批权限与授权管理

(一)权限设计：销售部负责金额低于人民币伍万元的合同审查，法务部负责商务条款审核，财务部负责付款方式评估，总经理审批金额超过人民币壹佰万元的合同及法律风险等级为“高”的合同。

1、权限分配按“金额+风险等级”组合，金额低于人民币壹拾万元的合同销售部可直接审批；

2、风险等级由法务部根据合同条款评定，评定结果存档备查。

(二)审批权限标准：金额低于人民币伍万元的合同销售部负责人审批，超过壹拾万元至壹佰万元的合同需法务部负责人审批，超过壹佰万元的合同提交总经理办公会。

1、审批节点需在OA系统中留痕，无系统记录的视为无效审批；

2、审批时限按金额分级，金额低于人民币壹拾万元的合同不超过三个工作日，超过壹佰万元的合同不超过十五个工作日。

(三)授权与代理：授权需书面形式，授权书明确授权范围、期限及被授权人，授权期限最长不超过六个月，临时代理需经部门负责人签字。

1、授权书需法务部审核，财务部备案；

2、临时代理需在五个工作日内完成交接，交接记录由档案室存档。

(四)异常审批流程：紧急合同需经销售部、法务部、财务部同步确认，总经理特批，特批事项需在会议纪要中说明。

1、紧急合同定义为客户要求立即签订且金额不超过合同总额百分之五十的合同；

2、特批事项需在七个工作日内完成补充审查，确保无重大遗漏。

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七、监督与执行管理

(一)执行要求与标准：销售部需在合同签订后十日内完成《合同履行跟踪表》，法务部、财务部每月抽查一次，对未按标准执行的启动绩效扣减。

1、跟踪表需包含客户回款情况、交货进度、质量异议处理等三项核心内容；

2、抽查比例不低于已签订合同的百分之十，发现问题需形成整改通知。

(二)监督机制设计：建立日常审查与专项检查双重监督机制，日常审查由法务部每月对合同模板使用情况进行抽查，专项检查每年四月由总经理办公室牵头，覆盖近一年签订的合同。

1、日常审查需核查合同条款是否符合最新模板；

2、专项检查需重点关注金额超过人民币壹佰万元且已履行的合同。

(三)检查与审计：检查内容包括合同审查记录完整性、审批流程合规性、履行情况符合度，检查方法采用随机抽签与现场核查结合，检查结果形成《合同管理监督报告》。

1、随机抽签比例不低于检查合同数量的百分之三十；

2、现场核查需覆盖合同签订、履行、归档全环节。

(四)执行情况报告：销售部每月五日前提交《合同管理执行报告》，报告内容包括审查差错率、修改次数、客户投诉数量、风险整改情况，报告简化为三页以内，重点分析问题并提出改进措施。

1、报告需包含数据图表，但图表数量不超过三张；

2、分析内容需聚焦问题根源，改进措施需明确责任人与完成时限。

八、考核与改进管理

(一)绩效考核指标：设置合同审查差错率、重大风险发现率、审查周期达标率三项核心指标，权重分别为百分之四十五、百分之三十五、百分之二十，考核对象为合同审查小组成员，评分标准采用百分制，六十分为合格。

1、差错率考核以审查后合同履行异常情况判定，每发生一起重大合同纠纷扣除百分之一；

2、风险发现率考核以审查意见书中发现重大风险的数量计分，每发现一起重大风险加十分。

(二)评估周期与方法：考核周期为季度，采用部门考核小组打分法，法务部牵头，财务部、销售部各派一名代表参与评分。

1、打分标准以《绩效考核评分表》为依据，表内包含十项具体考核项；

2、评估结果与年度绩效奖金挂钩，不合格者需参加针对性培训。

(三)问题整改机制：建立“发现-整改-复核-销号”闭环管理，一般问题整改时限十五个工作日，重大问题不超过三十个工作日。

1、问题发现由法务部每月汇总审查记录，重大问题需提交合同审查小组讨论；

2、整改完成后由责任部门提交复核申请，法务部复核，复核不合格需重新整改。

(四)持续改进流程：每年五月提交制度优化建议，建议需经合同审查小组评估，采纳方案由法务部制定简易实施细则，实施前对相关人员进行培训。

1、建议内容包括审查标准更新、流程简化等；

2、实施细则需配套培训课件，培训后进行考核，考核合格率需达到百分之九十五。

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九、奖惩机制

(一)奖励标准与程序：奖励情形包括发现重大合同风险、提出有效流程优化建议、挽回重大经济损失，奖励类型分为现金奖励与荣誉表彰，金额按挽回损失百分比或风险等级确定。

1、现金奖励上限为人民币伍仟元，荣誉表彰以通报表扬为主；

2、申报程序为个人提交《奖励申请表》，部门推荐，法务部审核，总经理审批。

(二)处罚标准与程序：违规行为分为一般违规（如未按流程审查）、较重违规（如审查疏漏导致轻微损失）、严重违规（如故意隐瞒重大风险），处罚标准分别为绩效扣减、取消评优资格、解除劳动合同。

1、一般违规扣减当月绩效奖金百分之五，较重违规取消当年度评优资格；

2、处罚程序为调查取证、书面告知、员工申辩、审批执行，全程留痕。

(三)申诉与复议：员工对处罚不服可向总经理办公室提交申诉，申诉时限为收到处罚决定后五个工作日，总经理办公室在七个工作日内完成复议并出具结果。

1、申诉需提交《申诉申请书》，附相关证据材料；

2、复议结果需书面通知申诉人，不服复议结果可向劳动仲裁申请仲裁。

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十、附则

(一)制度解释权：本制度由法务部负责解释。

1、解释需形成书面文件，经总经理签发后发布；

2、解释文件与原制度具有同等效力。

(二)相关索引：关联《公司合同管理办法》《财务审批制度》《绩效考核管理办法》，条款对应关系详见附件索引清单。

1、《公司合同管理办法》第十二条与本制度第（二）项条款对应；

2、《财务审批制度》第十五条与本制度第（六）项条款对应。

(三)修订与废止：公司可根据法律法规变化或经营需要修订本制度，修订