机关档案管理工作制度

PAGE机关档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强本机关档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在机关工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在工作中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。机关档案由综合档案室集中统一管理，各部门不得自行分散保存。2.真实性原则。档案应如实反映机关工作活动和历史面貌，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则。全面收集、整理机关工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则。严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露。5.便于利用原则。优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便机关工作人员查阅和利用档案。二、档案管理机构与人员职责（一）档案管理机构成立综合档案室，作为机关档案管理的专门机构，负责统筹管理机关档案工作。（二）档案管理人员职责1.档案管理员负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。对档案进行定期检查和清点，确保档案的安全和完整。做好档案的借阅登记和归还工作，及时催还逾期借阅的档案。协助各部门查找和利用档案，提供必要的档案信息服务。2.档案管理负责人制定和完善档案管理制度，并组织实施。指导档案管理员的业务工作，定期对档案管理工作进行检查和评估。负责档案管理设施设备的配备和维护，保障档案管理工作的正常开展。协调与上级档案管理部门以及其他相关单位的业务联系，及时报送档案统计报表等资料。3.各部门兼职档案员负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交综合档案室。协助综合档案室开展档案的清查、核对等工作，提供有关档案的详细信息。按照档案管理要求，规范本部门档案的形成和积累，确保档案质量。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关来文，包括政策性文件、指导性文件、批复等。2.本机关形成的各类文件，如党组文件、行政文件、会议纪要、工作计划、工作总结、统计报表等。3.机关各部门在业务活动中形成的数据、图表、合同、协议、调研报告等。4.机关重要会议、重大活动的文件材料、照片、录像等。5.机关工作人员在工作中形成的个人业务档案，如考核材料、培训记录、获奖证书等。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类。对每份文件进行编号，编号应具有唯一性。编写文件目录，包括文件编号、文号、责任者、题名、日期、页数等内容。按照分类顺序将文件装订成册，每册厚度适中。2.科技档案按照项目进行分类，如科研项目、工程项目等。对每个项目的文件材料进行系统整理，包括项目立项文件、研究报告、设计图纸、技术标准、验收文件等。建立项目档案卷内目录和总目录，明确各文件材料的顺序和位置。3.会计档案按照会计年度进行分类，分为会计凭证、会计账簿、财务报告等类别。对会计凭证进行装订，每册凭证应连续编号，并注明起止日期、凭证张数等。编制会计档案目录，详细记录各类会计档案的名称、日期、保管期限等信息。4.电子档案根据电子文件的性质和来源进行分类，如办公文件、业务数据文件等。建立电子文件存储体系，按照一定的命名规则和存储路径进行存储。对电子文件进行元数据著录，包括文件题名、日期、责任者、格式等信息，以便于检索和利用。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.配备符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具，确保档案存放安全、有序。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时更换或维修。（三）档案保管期限划分1.永久保管：凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年。反映本机关一般工作活动，在一定时期内对本机关工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（四）档案保管措施1.建立档案保管账目，详细记录档案的收进、移出、保管状况等信息。2.定期对档案进行清查盘点，核对账目与实物是否相符，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.加强对电子档案的备份管理，定期进行数据备份，并异地存放，防止数据丢失。五、档案的利用（一）利用范围1.机关工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作联系，按照规定程序查阅本机关档案。3.司法机关因办案需要查阅相关档案。（二）利用手续1.机关工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和期限，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位查阅档案，需持单位介绍信，注明查阅内容和用途，经本机关档案管理负责人批准后，方可查阅。3.司法机关查阅档案，应出具相关法律文书，经本机关档案管理负责人审核后，按照规定办理查阅手续。（三）利用方式1.档案查阅应在综合档案室指定的场所进行，档案管理人员应在场监督。2.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注。3.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。（四）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅内容、利用方式等信息，以备查询和统计。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理负责人、档案管理员以及相关业务部门人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的划分标准，结合档案的实际价值，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核后，予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理员定期对到期档案进行清理，提出初步鉴定意见。2.档案鉴定小组对初步鉴定意见进行审核，并形成鉴定报告。3.鉴定报告经机关负责人批准后，作为档案销毁的依据。（四）销毁手续1.编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.档案销毁清册经档案管理负责人和机关负责人签字确认后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息彻底销毁。4.档案销毁过程中，应进行现场监督，并在档案销毁清册上注明销毁日期、销毁方式等信息，由监销人员签字确认。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理人员应定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表。2.档案统计报表应准确、及时、完整，数据应真实可靠，不得虚报、瞒报。3.档案统计工作应建立相应的台账，对统计数据进行详细记录，以便于查询和分析。（二）移交工作1.机关撤销或