工程资料及档案管理制度

工程资料及档案管理制度

第一章总则

第一条为进一步规范中国水电成都地铁四号线二期工程土

建二标项目经理部档案文件的收集、整理、立卷、归档工作，

统一工程档案文件的编制标准，确保档案文件完整、准确、规

范、及时移交归档，根据XXX颁发的《建设工程文件归档整

理规范》（GB/T-2001）、XXX印发的《四川省建设工程文件

归档技术管理规定》（XXX[2006]158号）、XXX发的

《四川省重大建设项目档案管理制度》（川档发[2008）45

号）、XXX印发的《成都轨道交通有限公司建设分公司竣工

文件编制移交管理暂行制度》，结合中国水电成都地铁四号线

二期工程实际，特制定本制度。

第二条竣工文件系指在建设项目建设过程中形成的、如实

反映施工过程和工程实体状况的，具有保存利用价值的各种文

件材料、图纸、照片、录音、录像、光盘等。

第三条项目经理部工程办理部归口办理轨道项目档案文件

编制移交工作。

第四条本制度适用于中国水电成都地铁4号线二期工程土

建2标项目经理部。

第二章文件管理制度

第五条文件的分类：文件分受控文件和非分受控文件两类。

1、受控文件：

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（1）管理体系文件：管理手册（除因投标送给顾客以及

其它用途的管理手册）、程序文件、作业文件（包括管理制度、

管理制度、管理规定等）；

（2）合同文件：施工合同、分包文件、供货合同等；

（3）技术文件：施工组织设计、项目质量计划、职业健

康安全办理方案、环境办理方案、专项技术步伐等；

（4）外来文件：包括相关的法律、法规、规程、规范、

标准、设计文件、设计变更、招标文书、顾客提供的图纸、图

样等）。

（5）其他文件：包括公司其他与一体化管理体系有关的

管理文件及上级下发的文件；

2、除以上受控文件外，其他为非受控文件。

第六条文件的标识

1、各部分负责编制各自利用的“受控文件清单”，并由部

分负责人审核，文件和资料办理员负责掌握。

2、受控文件一般加盖“受控”印章；规程、规范、图纸、

技术资料可采用其它的适当方式进行标识。

3、各部分担理性文件编号以文件号作为状态标识。

第七条文件的编制和审批：项目经理部各部门管理性文件

由各部门组织编制，并组织有关部门和人员进行会审和会签，

分管领导审批，项目经理批准，项目经理部综合办公室负责发

放。

第八条文件的发放

1、受控文件由文件资料办理员统一编制分发号，并填写

“受控文件发放（领用）审批登记表”，经部分负责人或分担领导

审核批准后，按发放（领用）范围发放。

2、文件领用人在“受控文件发放（领用）审批登记表”上

签收，word文档可自由复制编辑

说明日期，每份文件都有分发号，以便于追溯。

3、当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其

他人的文件复印，应填写“受控文件发放（领用）审批登记表”,

经部门负责人或分管领导批准后，到文件管理部门办理领用手

续。文件复印件由文件资料管理员加盖“受控”印章，否则复印

件无效。复印件在原件编号的后面加注-1或-2,…作为受控号,

以便发放登记。

4、受控文件利用人应保护好文件，不得丧失或损坏。如

一旦发生丧失或损坏，应办理申请领用手续，并在领用申请中

作出申明。

第九条文件的换版与作废

1、文件颠末多次变动或需要进行大幅度点窜时应进行换

版。发放新版本时，由综合办公室负责作废文件的处置惩罚。

2、失效或作废的文件，由文件资料管理员填写“文件销毁

申请单。经综合办公室负责人审批后统一销毁。需作资料保

留的作废文件，申请人应填写“文件保留申请单”，经综合办公

室负责人审批后方可留用。保留的作废文件，应加盖“保留”、

“作废”标识。防止作废文件的非预期使用。

第十条文件的归档、借阅

1、受控文件经审核批准后，由文件资料管理员填写“文件

归档登记表二并列入“受控文件清单”中。存入磁盘的文件也

由文件资料管理员进行归档登记，以防丢失。

2、需临时借阅文件的人员应填写“文件借阅申请单”，经

文件管理部门负责人批准后借阅。借阅者应在指定日期归还文

件，到期不归还的由文件资料管理员限期收回。原版文件一律

不外借，以防丢失或损坏。

3、文件资料管理员应经常检查各类在用文件的有效性,

发现问word文档可自由复制编辑

题实时处置惩罚，防止生效或作废文件的非预期利用。

第十一条外来文件的管理

1、项目经理部对法律、律例、尺度、规程、规范及其他

要求的搜集、识用和掌握按《法律律例和其他要求掌握程序》

有关规定执行。

2、各文件办理部分发放到供方的受控文件，如发给工区

的施工图、技术要求和规程、规范等，应进行发放登记和跟踪

变动掌握。

第三章竣工文件办理

第十二条项目经理部工程技术部依据在招、招标文件的编

制、合同协议的签订时明确规定竣工文件的编制要求、内容、

份数、移交归档时间及履约责任等要求对档案办理工作进行办

理和指点。

第十三条项目经理部应认真履行投标承诺与合同中关于竣

工文件编制的有关条款、规定，重视竣工文件编制移交管理，

将这项工作纳入到施工技术管理、劳动竞赛考核、总工程师和

有关工程技术人员的职责范围。由工程管理部配备专业人员负

责竣工文件从形成到归档移交各个环节。

第十四条项目经理部负责收集、编制、立卷归档施工文件、

竣工图和竣工验收文件。材料、构件和设备的供货单位负责将

其承包项目范围内的文件收集齐全，及时提交施工安装单位整

理、立卷、归档。

第十五条工程竣工文件搜集、编制、整理和移交归档应与

工程建设同步进行，必须实在、准确、完整，不得后补。

第四章竣工文件归档范围及组卷要求

第十六条竣工文件归档范围及组卷按次见《成都轨道交通

工程竣工文件归档范围及组卷排列按次表》

第十七条建设项目声像档案、电子档案的整理移交按照

《成都word文档可自由复制编辑

轨道交通有限公司工程建设项目电子档案整理移交细则

（暂行）》（XXX发（2011）59号）、《XXX工程建设项目

竣工声像档案整理移交细则（暂行）》（成轨建司发（2011）

63号）等文件执行。

第十八条竣工文件是轨道交通工程建设项目的真实记录，

必须真实记录和准确反映工程建设过程和竣工时的实际情况，

图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。严禁对文件进行涂

改、伪造、随意抽撤、损毁和丢失。

第十九条竣工文件的质量要求

1、竣工文件应为原件，确无原件的应归具有凭据作用的

复印件，须在复印件上加盖公章，并说明原件存储位置。供货

商供给的复印件，应加盖供货商单位公章并标明品种、规格型

号、批次、供货日期和数目等；施工单位、监理单位供给的复

印件应加盖施工单位、监理单位公章。

二、竣工文件装订整齐美观、字迹工整、卷面整洁，签字

盖章手续完备规范，图纸图幅标准、线条清晰、反差良好、折

叠标准统一。

三、竣工文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，

不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、

复写纸、热敏纸、铅笔等。确为易褪色材料（如复写纸、热敏

纸等）形成的文件，应附一份扫描打臼件或复印件。

4、竣工文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面

（297mmx210mm）,图纸宜采用国家尺度图幅并与施工设计图

纸的比例一致。对小于A4幅面的文件，应将其粘贴在A4幅

面的白纸上；对大于A4幅word文档可自由复制编辑

面的文件，应将其折叠成A4幅面。

五、竣工文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久

性强的纸张，应采用70克以上（含70克）的纸张。图纸一般

采用蓝图，竣工图应是新蓝图。计较机出图必须模糊，不得利

用计较机出图的复印件。

6、打印文件应利用激光打印机进行打印。复印、打印文

件的模糊度应符合装备标定质量的要求。

第二十条竣工文件的编制要求

一、竣工文字材料编制要求

1.施工组织设计、单位（子单位）工程开工报告、工程竣

工验收自评报告、几方责任主体出具的工程质量评估报告和检

查报告、单位（子单位）工程质量竣工验收记录、工程竣工验

收报告、竣工验收备案表、工程质量保修书等重要文件必须加

盖公司公章，联合体应加盖相应的联合单位的公章。其余竣工

资料可用项目经理部公章，但需办理授权委托书。委托书应有

法定代表人签字并加盖公司公章，归入竣工档案的综合性文件

中。

2.工程用表及表格填写要求

工程用表按照《建设工程施工质量验收规范实施指南（第

二版）》和成都轨道交通质量安全部分相干文件要求编制。各

种用表的内容应填写准确，工程名称填写尺度全称，所有需填

写的搜检记录、评定（结论）意见、姓名、日期签署等必须采

用手写方式，不克不及以加盖签名章代替本人签名。

在填写质量验收记录时，应根据质量验收规范的规定，填

写具体word文档可自由复制编辑

的质量要求。应逐一或归纳地填写好国家验收规范中主控

项目、一般项目的全部内容。

在填写主控项目、一般项目的检查评定记录时，对定量项

目，应直接填写枪查的数据；对定性项目，应将有关质量的证

明文件编号填入记录中；对既有定性又有定量的项目，应同时

反映出满足条文对定性和定量的要求。

空白栏应以“产标注。

二、竣工图编制要求

1.竣工图应完整、准确、清晰、规范，真实反映工程竣工

验收时的实际情况，应与施工图、设计变更、洽商、材料变更、

施工及质检记录相符合。

2.竣工图准绳上不克不及在施工设计图上点窜，须重新绘

制。无点窜内容的装置图集、尺度图集可在原图集上加盖竣工

图章作为竣工图。

3.竣工图点窜应与工程同步进行，不得在施工后期或竣工

时靠影象集中点窜绘制。

4.竣工图图号按施工图图号编制规则编制，应将施工图的

图别代号中的改为竣工图图别代号“J”O

5,竣工图图标栏的签署应在硫酸纸(底图)上进行。

6.竣工图图幅应按《技术制图复制图的折叠方法》

(GB.3-89)要求采用手风琴式折叠方法统一折叠成A4幅面

(297mmx21Omm),图标栏露在外面。折叠后的图纸应四方

厚度均匀。竣工图不装订成册。

三、竣工图章的使用

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1.所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣

工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签，不得用名字章

代替签字。

2,竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏上方空白处。第

十六条：竣工文件的立卷整理要求竣工文件的整理程序为：分

类一立卷一卷内文件排列一复查定卷一编制页号-编制卷内目

录一编制卷内备考表一编制案卷封面一案卷装订一编制案卷脊

背、装盒一案卷排列及编制顺序号一编制检索工具

第二十一条竣工文件的组卷要求

一、竣工文件的立卷

(一)竣工文件以卷为保管单位。立卷应遵循竣工文件的

形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学,

组卷合理，便于档案的保管和利用。

（二）施工单位的竣工文件组卷移交单元为：车站、车辆

段、控制中心、供冷站土建工程以站或单位（子单位）工程为

组卷移交单元；车站、车辆段、控制中心机电安装与装饰装修

工程以站或单位（子单位）为组卷移交单元，每个单元的文件

按通风空调、给排水、建筑电气、电梯、智能建筑和装饰装修

等6个专业相对独立组卷；区间工程（含明挖、暗挖和盾构区

间）、轨道工程以合同标段为组卷移交单元，每个合同标段的

文件应按左线、右线相对独立组卷、车辆段与正线文件应相对

独立组卷；人防工程以一个防护单元为组卷移交单元；主变电

站工程按单位（子单位）工程为组卷移交单元，每个单元的土

建工程和机电工程文件应相对独立组卷；牵引供变电、接触网、

通信、信号、自动售检票、屏蔽门、综合监控系统工程以单位

工程为组卷移word文档可自由复制编辑

交单元，其中各子单位工程的文件应相对独立组卷。

（三）檀卷内不应有重份文件。若一份文件需归入几个檀

卷的，不需反复归档，只需在卷内目录上说明文件存放位置；

不同载体的文件应分别组卷；檀卷不宜过厚，一般不超过

40mmv

（五）移交XXX的竣工文件以A、B、C、D、E为套别

号，原件应统一归入A套竣工文件中。B、C、E套文件可用

复印件。：A套为竣工文件正本，由文字材料原件及竣工图原

件组卷而成；B、C、D、E套为竣工文件副本，其中B套移交

XXX,由文字材料复印件及竣工图原件组卷而成；C套移交

运营分公司，由文字资料复印件、部分单份文件的原件及竣工

图原件组卷而成；D套为移交运营分公司竣工图原件；E套为

移交建设公司的文字材料复印件和竣工图原件。若有多份原件,

则原件优先于复印件进入副本。

二、檀卷与卷内文件的排列

（一）卷内文件一般按照文字在前，图样在后；批复在前,

请示在后；主件在前，附件在后；译文在前，原文在后的按次

排列。

（二）文字材料一般按问题、时间或重要程度排列；图纸

按工程、专业、图号排列。具体排列顺序参见XXX制定的相

关竣工文件编制归档管理制度。

三、檀卷编目

（一）卷内文件页号的编写

卷内文件有书写内容的页面均应编写页号。每卷应用自动

号码机单独从力”开始编号。页号编写位置为单面书写的文件

在右下角；word文档可自由复制编辑

双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；图样页

号编写在标题栏外。成套图纸或印刷成册的文件，自成一卷、

已有页号的，不必重新编写页号。檀卷封面、卷内目录、卷内

备考表不编写页号。

（二）卷内目录的编制

序号：用阿拉伯数字从1起顺次标注，一份文件一个号。

文件编号：填写文件文号、图样的图号、装备型号、项目

代号等。

责任者：填写文件的直接形成单位（部门），而不是组卷

单位名称。涉及多个形成单位的，可填写主要形成单位（部

门）。

文件题名：填写文件标题全称。没有文件名或文件名不完

整的，立卷人应根据文件内容拟定文件题名，并加上“口”。

日期：填写文件的形成日期。应填写为8位阿拉伯数字，

如“。只有年月没有日期的，填6位阿拉伯数字，如

页号：填写文件在卷内所排的页号。一卷文件中，第一条

目录起的文件页号填写起始页号，最后一条目录的文件页号文

件填写起止页号。

备注：填写需要说明的内容或事项。卷内目录排列在卷内

文件首页之前。

（三）卷内备考表的编制

卷内备考表要标明卷内文件页数，说明立卷情况，填写立

卷人、检查人、立卷时间等。备考表的说明，主要说明卷内文

件完整、准确情况、复印件情况、页码错误情况、文件的更换

情况等，没有需要说明的事项可不必填写。

立卷人、审核人必须是本人签名，不得打印。卷内备考表

排列word文档可自由复制编辑

在卷内文件以后。

（四）案卷封面的编制

案卷封面采用内封面形式。

档号：由档案保管单位填写。

套别号：用大写英文字母表示，依套别顺序以A、B、C、

D、E等字母编排。

檀卷落款：应简明、准确地概括和揭示卷内文件的内容。

檀卷落款应包括工程名称、专业名称、布局名称、阶段名称、

文件名称等内容。同类文件页数过多分开立卷时，檀卷落款不

克不及同名，应以时间段、部位或图纸编号等作区分标注。

立卷单位：填写文件立卷单位或项目履约单位（以合同签

订的单位为准），并加盖合同单位公章。

起止日期：填写卷内文件形成的起止日期。

保管期限：工程建设档案的保管期限为永久。密级：由档

案保管单位填写。

4、檀卷装订要求

（一）檀卷应整卷装订（檀卷封面、卷内目录、卷内文件

和卷内备考表一起装订）。印刷成册并自成一卷的文件，可不

装订。竣工图不装订。

（二）应预留不少于25mm的装订边。横向打印的文件,

其标题栏方向为装订边。

（三）装订时必须剔除金属物，采用线绳三孔左侧装订法,

要整齐、牢固、美观，便于保管和利用。

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（四）檀卷厚度应与檀卷档案盒厚度匹配，档案盒不宜过

空或过满。

八、案卷装具及案卷脊背

（一）案卷装具应统一外表面，采用卷盒形式，无酸纸制

作，其外表规格为305mmx220mm,选用厚度30mm、40mm

为宜。

（二）檀卷脊背的编制

案卷脊背应填写案卷题名、保管期限。档号由档案保管单

位填写。脊背标签采用白色纸张制作并粘贴在案卷脊背上。

第五章竣工文件验收及移交

第二十二条工程竣工验收前，项目经理部应完成竣工文件

编制，提请XXX对竣工档案进行预验收，预验收合格前方可

组织工程竣工验收，不符合尺度的，要求竣工档案形成单位点

窜完善。

第二十三条工程竣工验收后，项目经理部一个月内按

XXX的归档范围和标准向XXX移交工程竣工档案原件一套并

办理移交手续