加强档案管理工作通知及实施细则

加强档案管理工作通知及实施细则一、通知各部门、各单位：为进一步规范我单位档案管理工作，提高档案资源开发利用水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，更好地服务于单位各项事业发展，根据国家有关档案管理的法律法规及上级主管部门相关要求，结合我单位实际情况，现就加强档案管理工作有关事项通知如下：（一）提高思想认识，加强组织领导档案工作是单位工作的重要组成部分，是维护单位历史真实面貌的基础性工作。各部门、各单位要充分认识档案管理工作的重要性、严肃性和紧迫性，将其纳入日常工作的重要议事日程。部门主要负责人为档案管理第一责任人，要切实履行领导职责，定期研究档案工作，及时解决工作中存在的问题，确保档案管理各项制度落到实处。（二）健全工作机制，明确职责分工单位档案管理部门（或指定负责档案工作的办公室）为档案工作的归口管理部门，负责统筹规划、组织协调、监督指导全单位的档案工作。各部门、各单位应明确一名兼职档案员，负责本部门形成文件材料的收集、整理、归档和移交工作。要建立健全“统一领导、分级负责、专人管理”的档案工作机制，形成一级抓一级、层层抓落实的工作格局，确保每一份有价值的文件材料都能得到妥善管理。（三）完善制度体系，规范管理流程各部门、各单位要结合自身业务特点，在单位档案管理总体制度框架下，进一步细化和完善本部门档案管理的具体操作规范。重点围绕档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研、移交和销毁等各个环节，制定明确的工作标准和流程，确保档案管理工作有章可循、有规可依，实现档案管理的制度化、规范化和标准化。（四）加强队伍建设，提升业务素养档案管理人员的业务能力直接关系到档案工作的质量。要重视档案管理人员的选拔和培养，选配政治素质高、责任心强、熟悉业务的人员从事档案工作。定期组织档案管理人员参加专业培训和学习交流活动，学习档案法律法规、业务知识和现代信息技术在档案管理中的应用，不断提升其专业素养和履职能力。二、实施细则（一）档案的收集与归档1.归档范围：凡是本单位在各项工作中形成的，具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，包括但不限于：各类会议记录、决议、纪要；工作计划、总结、报告；各类合同、协议、批复；财务凭证、账簿、报表；人事任免、奖惩、考核材料；工程技术资料、科研成果材料；声像、电子文件等，均属归档范围。2.归档要求：*及时归档：各项工作完成后，承办人员应将形成的文件材料及时整理，在规定时间内（一般为次月初或项目结束后一个月内）向本部门兼职档案员移交。*完整准确：归档的文件材料必须齐全、完整，手续完备，内容真实、准确，符合形成规律。复印件须注明原件保管处及复印日期，并由相关责任人签字确认。*规范整理：归档文件材料应按照其自然形成规律和内在联系，进行系统整理，做到分类清晰、排列有序、装订整齐。（二）档案的整理与编目1.整理原则：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类方法：按照单位档案分类方案进行分类，一般可分为文书档案、会计档案、业务档案、科技档案、人事档案、声像档案、电子档案等大类，各大类下可根据需要设属类和子类。分类方案应保持相对稳定。3.排列编号：在分类的基础上，对文件材料进行系统排列，并按照规定赋予其档号。档号编制应具有唯一性和可追溯性。4.编目著录：对整理完毕的档案，应逐件或逐卷编制档案目录。著录项目应符合国家档案著录规则要求，包括文件编号、责任者、题名、日期、页数、保管期限、档号等。（三）档案的保管与保护1.库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“七防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。2.日常管理：严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。3.保护措施：对破损、褪色、霉变的档案要及时进行修复和复制。重要档案应进行异地备份或数字化备份。对电子档案，要注意其载体的稳定性和可读性，定期进行迁移和检测。（四）档案的利用与保密1.利用制度：严格执行档案利用制度，明确利用范围、审批权限和借阅手续。单位内部人员因工作需要查阅档案，须经本部门负责人批准；外部单位或人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经档案管理部门负责人批准。2.利用要求：查阅档案时，应在指定地点进行。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、摘录。确需复制的，须经档案管理部门批准。3.保密原则：严格遵守国家保密法律法规，确保涉密档案的安全。涉密档案的管理、利用应按照保密规定执行。档案管理人员要增强保密意识，严守保密纪律。（五）档案的鉴定与销毁1.定期鉴定：对于已到保管期限的档案，由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，按照档案保管期限表进行鉴定。2.销毁程序：经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定程序报单位领导批准后，由两人以上负责监销，并在指定地点进行销毁，同时做好销毁记录。严禁个人私自销毁档案材料。（六）档案人员的配备与培训1.人员配备：各部门应指定一名政治素质好、责任心强、熟悉业务的人员担任兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作。兼职档案员应保持相对稳定，如确需变动，须办理工作交接手续，并及时通知档案管理部门。2.业务培训：档案管理部门应定期组织兼职档案员进行业务培训，内容包括档案法律法规、档案整理方法、归档要求等。鼓励档案人员参加上级部门组织的专业培训和学习交流活动，不断提升业务能力。（七）责任追究对在档案管理工作中成绩显著的部门和个人，单位将予以表彰和奖励。对因工作失职、渎职，造成档案损毁、丢失、泄密或擅自销毁档案等严重后果的，将按照有关规