2026年合同档案归档借阅实操试题及答案

2026年合同档案归档借阅实操试题及答案一、填空题（每空2分，共20分）1.合同档案归档时，应确保（合同原件）、补充协议、（履行验收记录）、变更/解除协议等材料齐全，其中电子合同需同步归档（元数据）及（PDF版式文件）。2.企业合同档案保管期限分为永久、定期两类，定期一般分为（10年）和（30年），其中涉及重大资产处置的合同应划定为（永久）保管。3.借阅合同档案时，借阅人需填写《合同档案借阅申请表》，注明（借阅用途）、（借阅期限）及（归还日期），经部门负责人审批后提交档案管理部门。二、简答题（每题10分，共30分）1.简述合同档案归档前需审核的主要内容。答：需审核四方面内容：①合同要素完整性，包括双方主体信息、标的、数量、价款、履行期限等关键条款是否明确；②签署有效性，检查签字/盖章是否符合法律规定（如自然人签字、法人加盖公章并由法定代表人签字），授权委托合同是否附有效授权书；③附件齐全性，核对补充协议、履约过程中形成的会议纪要、验收单、付款凭证等是否与主合同关联归档；④电子与纸质档案一致性，电子合同需验证元数据（如签署时间、哈希值）与纸质原件内容是否一致，确保归档材料真实有效。2.列举合同档案借阅流程的核心步骤。答：核心步骤为：①借阅申请，借阅人填写申请表并注明用途、期限，经部门负责人签字确认；②权限审核，档案管理部门核查借阅人身份、申请用途是否符合规定（如非涉密合同可开放，涉密合同需更高级别审批）；③登记备案，在档案管理系统中记录借阅人、档案编号、借出时间、应还时间；④材料交接，当面核对档案数量及完整性，由借阅人签署《档案借阅交接单》；⑤到期提醒，距归还日期3个工作日前通过系统或邮件提醒借阅人；⑥归还验收，检查档案是否完好、有无涂改/缺失，电子档案需确认未违规复制，无误后完成系统归还登记。3.说明合同档案超期未归还的处理措施。答：处理措施分三步：①首次提醒，到期当日通过电话+书面通知借阅人，要求2个工作日内归还；②二次催告，超期3个工作日未归还的，向借阅人所在部门负责人发送《档案催还函》，注明超期影响（如暂停该部门新档案借阅权限）；③责任认定，超期7个工作日仍未归还的，启动调查程序：若因客观原因（如项目未完结）需续借，需重新提交申请并经档案主管领导审批；若因主观疏忽，由档案管理部门出具《违规处理单》，扣减借阅人当月绩效考核分2分，部门负责人连带扣1分；若档案丢失/损坏，按《档案管理办法》要求赔偿（如永久保存档案按重置成本的3倍赔偿），并报公司纪委备案。三、案例分析题（每题25分，共50分）案例1：2026年8月，某公司档案管理员发现市场部2025年12月签订的《年度广告服务合同》（约定服务期至2026年6月）未归档。经核查，该合同已履行完毕且无争议，但市场部以“经办人离职、材料暂未整理”为由拖延。问题：指出存在的违规行为，说明处理依据及整改措施。答案：违规行为：①未按规定时间归档，根据《公司合同档案管理办法》第15条，合同应在履行完毕后3个月内（即2026年9月前）归档，截至8月已超期；②以“经办人离职”为由拖延归档，违反“部门需指定专人负责合同归档”的规定（办法第7条）。处理依据：依据《档案法》第二十四条“任何单位和个人不得拒绝归档”及公司办法第28条“未按时归档的，对责任部门及责任人进行通报批评并扣罚绩效”。整改措施：①档案管理部门当日向市场部发送《限期归档通知书》，要求3个工作日内提交合同原件及履行记录（如服务验收单、付款凭证）；②市场部需指定新经办人对接，若原经办人已离职，由部门负责人牵头调取电子备份（如有）并补打纸质件，经双方确认后归档；③归档完成后，档案管理部门将违规情况录入部门档案管理考核表，扣减市场部当季度考核分5分，部门负责人及原经办人（若在职）各扣2分；④对全体员工开展“合同归档责任”培训，明确经办人变更时的交接流程（需填写《档案交接清单》并经档案部门备案）。案例2：2026年10月，技术部员工张某申请借阅2023年《服务器采购合同》（保管期限30年），用于项目复盘。档案系统显示该合同为电子档案（已做防篡改标记），张某要求下载至个人电脑。问题：分析是否允许下载，若允许需满足哪些条件；若不允许应如何处理。答案：不允许直接下载至个人电脑。处理依据及措施如下：依据《电子档案管理规范》（GB/T39784-2021）第5.3条“重要电子档案原则上不外传，确需使用的应在档案管理系统内在线浏览”，及公司《电子档案借阅规定》第9条“30年保管期电子档案禁止下载至非授权设备”。处理措施：①档案管理员应向张某说明禁止下载的原因（防止数据泄露、确保档案完整性），引导其在公司内网档案管理系统中在线查阅；②若张某需摘录关键信息（如设备型号、质保条款），可申请“内容复制”，经档案主管领导审批后，由系统生成带水印的PDF文件（标注“仅限内