建立联络员工作制度

PAGE建立联络员工作制度一、总则（一）目的为加强公司/组织内部各部门之间的沟通协作，提高工作效率，确保各项工作顺利开展，特制定本联络员工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间设立的联络员岗位及其相关工作。（三）基本原则1.沟通顺畅原则：确保信息在各部门之间及时、准确、完整地传递，避免信息不畅导致的工作延误或失误。2.协作高效原则：促进各部门之间的协作配合，形成工作合力，提高整体工作效率和质量。3.责任明确原则：明确联络员的工作职责和权限，确保其在工作中有章可循、有责可究。二、联络员的设置与职责（一）联络员的设置1.根据公司/组织各部门的工作性质和业务关联程度，在相关部门设立联络员岗位。2.联络员应具备良好的沟通协调能力、责任心强、熟悉本部门业务工作流程。（二）联络员的职责1.信息传递及时收集、整理本部门的工作动态、业务进展情况、重要事项等信息，并定期向其他部门联络员通报。负责接收其他部门联络员传递的信息，并及时反馈给本部门负责人及相关人员。2.沟通协调作为本部门与其他部门之间沟通协调的桥梁，积极主动地与其他部门联络员进行沟通交流，及时解决工作中出现的问题和矛盾。协助本部门负责人组织跨部门会议、工作协调会等，负责会议的筹备、记录和会后跟进工作。3.工作协助根据工作需要，协助其他部门完成相关工作任务，提供必要的支持和配合。对涉及多个部门的综合性工作，负责牵头组织协调，确保工作顺利推进。4.反馈建议及时收集其他部门对本部门工作的意见和建议，并反馈给本部门负责人，以便本部门及时改进工作。结合工作实际，对公司/组织的整体工作提出合理化建议，为公司/组织的发展提供参考。三、工作流程（一）信息收集与整理1.各部门联络员应每日对本部门的工作信息进行收集，包括但不限于工作进展、遇到的问题、需要协调的事项等。2.对收集到的信息进行分类整理，确保信息的准确性和完整性。对于重要信息，应及时标注并向本部门负责人汇报。（二）信息传递1.各部门联络员应根据工作需要，定期或不定期地将整理好的信息传递给其他部门联络员。传递方式可采用邮件、即时通讯工具、工作群等，但应确保信息传递的及时性和准确性。2.在传递信息时，应明确信息的来源、内容、接收部门等关键信息，并要求接收方及时反馈确认。（三）沟通协调1.当工作中出现需要跨部门协调解决的问题时，相关部门联络员应及时进行沟通协商。沟通方式可采用面对面交流、电话沟通、会议协商等。2.在沟通协调过程中，应详细记录沟通内容、达成的共识以及下一步工作计划等，并形成沟通纪要。沟通纪要应发送给相关部门负责人及联络员，以便各方共同遵守和执行。（四）工作协助1.其他部门提出协助需求时，本部门联络员应及时向本部门负责人汇报，并根据本部门实际情况，合理安排人员提供协助。2.在协助其他部门工作过程中，应严格按照对方的要求和标准进行操作，确保工作质量和进度，并及时向对方反馈工作进展情况。（五）反馈建议1.各部门联络员应定期收集其他部门对本部门工作的意见和建议，并整理成反馈清单。2.将反馈清单及时反馈给本部门负责人，本部门负责人应组织相关人员对反馈意见进行分析研究，制定改进措施，并跟踪改进效果。四、工作要求（一）工作态度1.联络员应具备高度的责任心和敬业精神，认真履行工作职责，积极主动地完成各项工作任务。2.对待工作要严谨细致，确保信息传递的准确性和工作协调的有效性，避免因工作疏忽导致的失误和损失。（二）沟通能力1.要具备良好的沟通能力，能够清晰、准确地表达自己的意见和想法，同时善于倾听他人的意见和建议，理解对方的需求和意图。2.在沟通协调过程中，要保持冷静、客观的态度平，以理服人，避免情绪化的表达和冲突。（三）协作意识1.树立全局意识和协作意识，认识到各部门之间的工作是相互关联、相互影响的，积极主动地与其他部门协作配合，共同推动公司/组织整体工作的顺利开展。2.在工作中要相互支持、相互补台，不得推诿扯皮、各自为政。（四）信息保密1.在工作过程中，联络员应严格遵守公司/组织的信息保密制度，对涉及公司/组织机密、商业秘密等信息予以保密，不得泄露给无关人员。2.妥善保管工作中涉及的各类文件、资料等，防止信息丢失或被窃取。五、培训与考核（一）培训1.公司/组织定期组织联络员参加相关培训，培训内容包括沟通技巧、协调能力、工作流程、业务知识等方面，以提高联络员的综合素质和工作能力。2.根据工作实际需要，适时邀请外部专家或内部资深人员进行专题培训，拓宽联络员的视野和思路。（二）考核1.建立联络员工作考核机制，对联络员的工作表现进行定期考核。考核内容包括信息传递的及时性和准确性、沟通协调的效果、工作协助的质量、反馈建议的有效性等方面。2.考核方式采用自评、互评和上级评价相结合的方式，确保考核结果的客观公正。3.根据考核结果，对表现优秀的联络员进行表彰和奖励，对工作不力的联络员进行批评教育，并责令其限期整改。连续两次考核不合格的，取消其联络员资格。六互信与监督（一）互信机制1.各部门联络员之间应建立互信关系，以开放、坦诚的态度进行沟通交流和协作配合。2.在工作中要相互尊重、相互信任，不得无端猜疑、互相指责，共同营造良好的工作氛围。（二）监督机制1.公司/组织设立专门的监督小组，对联络员的工作进行定期检查和不定期抽查，确保联络员严格按照工作制度履行职责。2.鼓励员工对联络员的工作进行监督，如发现联络员存在违规行为或工作失