工程合同管理工作制度

PAGE工程合同管理工作制度一、总则（一）目的为加强公司工程合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，保障工程建设顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程建设项目涉及的各类合同，包括但不限于工程总承包合同、勘察合同、设计合同、施工合同、监理合同、物资采购合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保合同合法有效。2.全面管理原则对工程合同实行全过程、全方位管理，涵盖合同的洽谈、起草、审核、签订、履行、监督、变更、终止等各个环节。3.风险防控原则注重合同风险识别、评估和防控，采取有效措施降低合同风险，避免公司利益受损。4.协作配合原则合同管理涉及公司多个部门，各部门应密切协作、相互配合，共同做好合同管理工作。二、合同管理职责分工（一）合同管理部门公司设立合同管理部门，负责工程合同的统一归口管理。其主要职责包括：1.制定和完善工程合同管理制度、流程和标准文本。2.参与重大合同的洽谈、起草、审核工作，提出法律意见和风险防控建议。3.负责合同的编号、归档、保管等日常管理工作。4.监督合同的履行情况，协调处理合同纠纷。5.定期对合同管理工作进行总结分析，提出改进措施和建议。（二）业务部门各业务部门是工程合同的具体承办部门，负责本部门业务范围内合同的洽谈、起草、履行等工作。其主要职责包括：1.负责收集、整理与合同签订、履行相关的资料和信息。2.按照合同管理流程，办理合同的申报、审核、签订等手续。3.组织实施合同约定的工作任务，确保合同顺利履行。4.在合同履行过程中，及时向合同管理部门反馈合同履行情况，协助处理合同变更、纠纷等事宜。5.负责本部门合同资料的整理、归档和保管工作。（三）财务部门财务部门负责对工程合同涉及的资金收付、费用结算等进行审核和监督。其主要职责包括：1.参与合同审核，对合同中的财务条款进行审查，提出财务风险防控意见。2.按照合同约定和财务制度，办理资金收付、费用结算等业务。3.定期对合同执行情况进行财务分析，为合同管理提供财务数据支持。4.协助处理合同纠纷中的财务问题，维护公司财务权益。（四）审计部门审计部门负责对工程合同的签订、履行、变更、终止等情况进行审计监督。其主要职责包括：1.制定合同审计计划，对重点合同进行定期审计或专项审计。2.审查合同签订程序是否合规，合同条款是否合法、合理、完整。3.监督合同履行情况，检查合同执行效果，评价合同管理绩效。4.对合同纠纷处理情况进行审计，提出审计意见和建议。三、合同签订管理（一）合同洽谈1.业务部门在签订合同前，应进行充分的市场调研和分析，了解合作方的信誉、资质能力、业绩等情况，收集相关资料。2.与合作方就合同条款进行洽谈，明确双方的权利义务、工作范围、质量标准、价款支付方式、工期要求、违约责任等主要内容。3.在洽谈过程中，应注重保护公司商业秘密，不得泄露公司机密信息。（二）合同起草1.合同起草应依据法律法规、行业标准和公司实际情况，使用规范的合同文本格式。2.合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清、歧义或漏洞。对于重要条款，应进行详细阐述和约定。3.合同中应明确双方的通讯地址、联系方式等信息，以便及时沟通和送达相关文件。（三）合同审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交合同管理部门进行审核。2.合同管理部门应组织相关部门对合同进行会审，重点审核合同的合法性、合规性、完整性、可行性以及风险防控措施等方面。3.财务部门负责审核合同中的财务条款，包括价款支付方式、结算周期、费用标准等，确保符合公司财务制度和资金管理要求。财务部门应在合同会审表上签署审核意见，并注明是否同意支付款项及支付条件。4.审计部门根据需要对合同进行审计，重点审查合同签订程序的合规性、合同条款的合理性以及潜在的风险等。审计部门应出具审计意见，作为合同审核的参考依据。5.合同管理部门应综合各部门审核意见，对合同进行修改完善。重大合同或存在争议的合同条款，应组织相关部门进行专题研究，必要时咨询法律顾问或专业机构意见。（四）合同签订1.经审核通过的合同，由业务部门负责人与合作方签订。签订合同应使用公司统一的合同专用章，并严格按照合同审批流程进行用印审批。2.签订合同前，业务部门应确保合作方已完成合同约定的前置条件，如提供有效的资质证明、授权委托书等文件。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送合同管理部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。合同管理部门应按照规定对合同进行编号、归档和保管。四、合同履行管理（一）履行计划制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各项工作任务的时间节点、责任人等。2.履行计划应报合同管理部门备案，合同管理部门对履行计划进行审核，确保其符合合同要求和公司整体工作安排。（二）合同执行跟踪1.业务部门应按照履行计划组织实施合同约定的工作任务，定期对合同履行情况进行检查和评估。2.在合同履行过程中，如发现合作方未按照合同约定履行义务，业务部门应及时与合作方沟通协调，要求其限期整改。3.业务部门应定期向合同管理部门反馈合同履行情况，包括工作进展、存在问题、解决措施等。合同管理部门应建立合同履行台账，对合同履行情况进行动态跟踪和管理。（三）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款，业务部门应及时与合作方协商，签订合同变更协议。2.合同变更协议的签订程序应与原合同签订程序一致，需经过审核、审批等环节。3.合同变更后，业务部门应及时调整履行计划，并将变更情况通知合同管理部门、财务部门、审计部门等相关部门。（四）合同价款支付管理1.财务部门应按照合同约定和公司资金管理规定，审核业务部门提交的价款支付申请。2.价款支付申请应附合同执行情况说明、发票等相关资料，确保支付依据充分、合规。3.对于重大合同或金额较大的款项支付，财务部门应进行专项审核，并报公司领导审批。4.财务部门应严格按照合同约定的支付方式和时间节点进行款项支付，确保公司资金安全和合同履行的顺利进行。（五）合同纠纷处理1.在合同履行过程中，如发生合同纠纷，业务部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，提出解决方案。2.合同管理部门应协助业务部门处理合同纠纷，必要时参与纠纷协商、调解、仲裁或诉讼等活动。3.涉及重大合同纠纷或可能对公司造成重大损失的纠纷，应及时报告公司领导，并组织相关部门进行专题研究，制定应对策略。4.在处理合同纠纷过程中，应注重维护公司合法权益，遵循合法、合理、公正的原则，妥善解决纠纷。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同正本、副本、补充协议、变更协议、往来函件、会议纪要、验收报告等相关资料收集齐全。2.合同履行过程中产生的各类文件、资料，如工作联系单、进度报告、质量检验报告、付款凭证等，也应一并收集整理。（二）档案整理1.合同管理部门负责对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、项目名称、时间顺序等进行分类编号。2.对每份合同档案进行装订成册，编制目录清单，确保档案资料完整、有序。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室，确保档案安全、防潮、防虫、防火等。2.根据档案的重要性和保管期限，确定不同档案的保管方式和期限。一般合同档案保管期限为[X]年，重要合同档案应长期保管。3.建立档案查阅登记制度，严格控制档案查阅范围和权限。未经批准，任何人不得擅自查阅、复印、外借合同档案。（四）档案销毁1.对于超过保管期限且无保存价值的合同档案，由合同管理部门提出销毁申请，报公司领导审批。2.销毁合同档案应按照规定的程序进行，确保档案销毁彻底、记录完整。销毁记录应保存[X]年。六、合同监督与考核（一）监督检查1.合同管理部门定期对工程合同的签订、履行、变更、终止等情况进行监督检查，检查内容包括合同执行情况、管理制度执行情况、档案管理情况等。2.审计部门不定期对合同进行审计监督，重点审查合同签订程序合规性、合同条款执行情况、资金使用合理性等。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立合同管理考核评价机制，对各业务部门的合同管理工作进行考核评价。考核评价指标包括合同签订质量、履行情况、风险防控、档案管