小学档案管理工作制度

PAGE小学档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强我校档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教育教学、行政管理及各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校各部门、各年级组、各学科组及全体教职员工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一管理，由学校档案管理部门负责全校档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案的形成应真实反映学校各项工作的实际情况，确保档案内容的完整性，不得随意篡改和销毁档案。3.便于利用原则档案管理应便于档案的查找、借阅和使用，提高档案的利用效率，为学校各项工作提供有力支持。4.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的安全与保密，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以校长为组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组，负责领导和监督学校档案管理工作，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责学校档案的日常管理工作。档案管理部门的主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理工作制度和实施细则。2.负责全校档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.负责档案的保管和保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和霉变。4.负责档案的利用工作，为学校各部门和教职员工提供档案查阅、借阅服务，积极开发档案信息资源，为学校各项工作提供参考依据。5.负责档案的统计和上报工作，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并向上级主管部门报送档案工作统计报表。6.负责对学校各部门和教职员工的档案工作进行指导和监督，组织开展档案业务培训和宣传教育活动，提高全校档案管理水平。（三）各部门兼职档案员学校各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作。兼职档案员应接受学校档案管理部门的业务指导和培训，严格按照学校档案管理工作制度开展工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围学校档案的收集范围包括：1.上级机关颁发的与本校有关的文件、指示、通知、通报等。2.本校党团组织、行政部门形成的各类文件、会议记录、工作计划、工作总结、统计报表等。3.本校教学、科研、管理等方面形成的教案、课件、试卷、科研成果、教学改革方案、学生学籍档案等。4.本校师资队伍建设方面形成的教师个人档案、培训记录、考核材料等。5.本校学生管理方面形成的学生奖惩记录、综合素质评价材料、毕业生档案等。6.本校后勤管理方面形成的固定资产档案、物资采购档案、维修记录等。7.本校对外交流与合作方面形成的协议、合同、来访记录等。8.本校其他具有保存价值的文件、资料和实物。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时将本部门在工作中形成的各类文件、资料收集齐全，定期移交学校档案管理部门。2.档案管理人员应定期对各部门移交的档案进行检查，发现问题及时通知相关部门补充或修正。3.对学校重大活动、重要会议、重点项目等形成的档案，应实行跟踪收集，确保档案的完整和准确。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类按照档案的内容和性质，将档案分为党群工作、行政管理、教学工作、学生工作、后勤管理、科研工作等六大类。2.编号对每一类档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，便于档案的查找和管理。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查阅和利用。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等，确保档案的妥善保管。（三）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案凡是反映学校短期工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。短期保管期限为5年以下。（四）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行清查和核对，确保档案的数量和质量准确无误。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。3.对电子档案应进行定期备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。4.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。五、档案的利用（一）利用范围本校教职员工因工作需要，可查阅、借阅本校档案。外单位人员因特殊需要查阅本校档案，须经学校主管领导批准，并办理相关手续。（二）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案查阅服务。查阅档案时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，填写查阅日期、查阅内容、利用者姓名等信息。2.借阅因工作需要借阅档案的，利用者应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报学校档案管理部门审批。档案借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，利用者应向档案管理人员当面点清档案数量，并在档案借阅登记簿上签字。借阅者应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案内容，不得在档案上圈划、批注，不得损坏档案。借阅期满后，利用者应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时向借阅者查询。（三）利用审批1.本校教职员工查阅、借阅本校档案，由所在部门负责人审批。2.外单位人员查阅本校档案，须经学校主管领导批准，并出具单位介绍信。3.查阅、借阅涉及学校机密的档案，须经学校保密委员会批准。（四）利用登记档案管理人员应建立档案利用登记簿，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅内容、利用者姓名、所在部门、借阅期限、归还日期等信息。档案利用登记簿应妥善保管，以备查阅。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立以学校档案管理部门为主，各相关部门参与的档案鉴定小组，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据档案的保管期限和保存价值，按照国家有关规定和学校档案管理工作制度，对到期档案进行鉴定。对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册经学校主管领导批准后，报上级主管部门备案。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在档案销毁清册上签字，注明销毁日期和方式。4.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清册归档保存，以备查阅。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立学校档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化对学校现有档案进行全面数字化处理，包括文件扫描、图像处理、数据录入等，建立档案数据库。2.信息化管理系统建设开发或选用适合学校档案管理工作的信息化管理系统，实现档案的在线收集、整理、编目、存储、检索、利用、统计等功能。3.安全保障体系建设建立健全档案信息化安全保障体系，包括网络安全、数据安全、系统安全等，确保档案信息的安全与保密。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，严格按照