安徽省档案工作制度

PAGE安徽省档案工作制度一、总则（一）目的为加强安徽省档案工作的规范化、科学化管理，有效保护和利用档案资源，服务经济社会发展，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本省实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于安徽省行政区域内各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称单位）的档案工作。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。档案工作实行统一领导，各单位在档案行政管理部门的监督指导下，负责本单位档案工作的组织实施。2.维护档案的完整与安全原则。确保档案的真实、准确、系统、完整，采取有效措施保障档案实体和信息安全。3.便于社会各方面利用原则。优化档案管理流程，提高档案利用效率，为社会提供优质、高效的档案服务。二、档案机构与人员（一）档案管理机构1.各单位应设立档案管理机构或配备专（兼）职档案工作人员，负责本单位档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.档案管理机构应保持相对稳定，确需调整时，应报同级档案行政管理部门备案。（二）档案工作人员1.档案工作人员应具备相应的档案专业知识和技能，经过档案业务培训，取得岗位资格证书。2.档案工作人员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，具备良好的职业道德和敬业精神。三、档案的收集与整理（一）文件材料的形成与积累1.各单位应建立健全文件材料形成、积累、整理和归档制度，确保文件材料齐全、完整、准确。2.单位内部各部门应指定专人负责文件材料的收集、整理工作，并定期向档案管理机构移交。（二）归档范围与保管期限1.各单位应按照国家和省有关规定，结合本单位职能和工作实际，确定文件材料的归档范围和保管期限。2.归档范围应涵盖反映本单位主要职能活动和历史面貌的各种载体文件材料，包括纸质、电子、声像、实物等。3.保管期限分为永久、定期（30年、10年）。（三）整理要求1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.纸质档案应按照《归档文件整理规则》进行整理，电子档案应按照国家有关电子文件管理标准进行整理，声像、实物档案应分别按照相应的规范进行整理。四、档案的保管（一）保管条件1.各单位应根据档案的数量和种类，设置专门的档案库房，配备必要的档案装具和设施设备，确保档案库房安全、整洁、通风、防潮、防虫、防火、防盗、防光、防尘、防有害生物等。2.档案库房应安装温湿度调控设备，将温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。3.档案装具应符合国家标准，便于档案的存放和管理。（二）档案保管措施1.建立健全档案保管制度，定期对档案进行清查、核对，确保档案账实相符。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。3.对重要、珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）档案鉴定与销毁1.各单位应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理机构会同有关部门组成鉴定小组，对档案的价值进行评估，提出存毁意见。2.经鉴定确无保存价值的档案，应编制销毁清册，报本单位负责人批准后，由档案管理机构和有关部门共同派员监销。3.销毁档案应在指定地点进行，严禁将应销毁档案出售或转送他人。五、档案的利用（一）利用制度1.各单位应建立健全档案利用制度，明确档案利用的范围、方式、程序和审批权限。2.单位内部人员查阅、借阅档案应填写申请表，经本单位负责人或档案管理机构负责人批准后，方可查阅、借阅。3.外单位查阅、借阅档案应持单位介绍信，经档案管理机构负责人批准，并按照规定办理查阅、借阅手续。（二）利用方式1.档案利用方式包括查阅、借阅、复制、摘录等。查阅、借阅档案应在档案管理机构指定的场所进行，不得擅自将档案带出。2.复制、摘录档案应经档案管理机构负责人批准，并注明出处和用途。（三）利用服务1.档案管理机构应积极为利用者提供优质、高效的服务，及时准确地提供档案信息。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。六、电子档案管理（一）电子文件的形成与收集1.各单位应加强电子文件的形成、收集和管理，确保电子文件的真实、完整、准确、有效。2.电子文件应按照国家有关电子文件管理标准进行格式转换、元数据采集和封装，确保电子文件的可读性和可利用性。（二）电子档案的整理与存储1.电子档案应按照《归档文件整理规则》进行整理，采用逻辑分类的方法，按照年度、机构（问题）、保管期限等进行分类。2.电子档案应存储在符合国家标准的存储设备上，定期进行备份，防止数据丢失。3.电子档案存储环境应具备安全、稳定、可靠的条件，防止电子档案受到病毒、黑客等攻击。（三）电子档案的利用与安全1.电子档案的利用应遵循本制度关于档案利用的规定，通过网络或移动存储设备等方式提供利用服务。2.加强电子档案的安全管理，采取身份认证、访问控制、数据加密等技术手段，确保电子档案的信息安全。七、声像、实物档案管理（一）声像档案管理1.声像档案包括照片、录音、录像等，各单位应指定专人负责声像档案的收集、整理和保管。2.声像档案应按照形成时间、内容等进行分类整理，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息。3.声像档案应存储在安全可靠的介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。（二）实物档案管理1.实物档案包括印章、奖牌、证书、纪念品等，各单位应建立实物档案登记制度，对实物档案的名称、来源、日期、保管期限等进行详细登记。2.实物档案应妥善保管，存放地点应安全、整洁、通风，防止实物档案损坏、丢失。八、档案信息化建设（一）建设目标各单位应积极推进档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化、智能化，提高档案管理效率和服务水平。（二）建设内容1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程自动化。2.加强档案数字化工作，对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息资源共享。3.推进档案信息安全保障体系建设，加强网络安全防护，确保档案信息安全。（三）建设保障1.各单位应加强对档案信息化建设的组织领导，明确责任分工，保障建设资金和设备。2.加强档案信息化人才培养，提高档案工作人员的信息化技能水平。九、监督与检查（一）监督检查主体1.各级档案行政管理部门负责对本行政区域内单位的档案工作进行监督检查。2.各单位应加强对本单位档案工作的内部监督检查，确保档案工作制度的有效执行。（二）监督检查内容1.档案工作制度的建立和执行情况。2.档案机构和人员配备情况。3.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。4.电子档案、声像档案、实物档案管理情况。5.档案信息化建设情况。（三）监督检查方式1.档案行政管理部门可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式对单位档案工作进行监督检查。2.各单位内部监督检查可采取日常检查、定期检查相结合的方式进行