合同管理部工作制度

PAGE合同管理部工作制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规和行业标准，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则：合同双方当事人在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同的内容应当公平合理，不得显失公平，保障双方当事人的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方当事人应当诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或者解除合同。二、合同管理职责分工（一）合同管理部职责1.负责制定和完善公司合同管理制度，并组织实施。2.参与公司重大合同的谈判、起草、审核、签订等工作，提供法律支持和风险防控建议。3.对公司各类合同进行统一编号、登记、归档，建立合同管理台账，跟踪合同履行情况。4.定期对公司合同管理工作进行检查和评估，发现问题及时提出改进措施，并督促相关部门整改。5.负责处理合同纠纷，参与合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼等活动，维护公司合法权益。6.组织开展合同管理培训，提高公司员工的合同管理意识和业务水平。（二）业务部门职责1.负责本部门合同的起草、初审、签订、履行、变更、终止等工作，并及时向合同管理部报送相关合同资料。2.配合合同管理部做好合同的审核、风险防控等工作，按照合同管理部的意见对合同进行修改和完善。3.负责跟踪本部门合同的履行情况，及时解决合同履行过程中出现的问题，并向合同管理部反馈合同履行情况。4.负责处理本部门合同纠纷，积极配合合同管理部做好合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼等工作。（三）法务部门职责1.负责对公司合同进行合法性审查，提供法律意见和建议，防范合同法律风险。2.参与公司重大合同的谈判、起草、审核等工作，从法律角度对合同条款进行把关。3.负责处理公司合同纠纷，提供法律支持和专业意见，参与合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼等活动。4.组织开展法律培训，提高公司员工的法律意识和风险防范能力。（四）财务部门职责1.负责审核合同中的财务条款，包括付款方式、结算周期、发票开具等，确保合同财务条款的合理性和合规性。2.参与合同的谈判和审核工作，从财务角度对合同风险进行评估，提出防范财务风险的建议。3.负责跟踪合同款项的收付情况，及时与业务部门沟通协调，确保合同款项的按时足额收付。4.配合合同管理部做好合同财务资料的归档和管理工作。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.业务部门根据业务需要，起草合同初稿，并填写《合同审批表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、主要条款等内容，提交部门负责人初审。2.部门负责人对合同初稿进行初审，重点审查合同的必要性、可行性、合法性等方面，提出初审意见后，将合同初稿和《合同审批表》一并提交合同管理部。3.合同管理部对合同初稿进行形式审查，检查合同格式是否规范、条款是否完整、文字表述是否准确等，同时组织相关部门对合同进行会签。会签部门包括法务部门、财务部门等，各部门根据职责对合同条款进行审查，并提出意见和建议。4.合同管理部根据会签意见，对合同初稿进行修改和完善，形成合同送审稿，提交公司分管领导审核。5.公司分管领导对合同送审稿进行审核，重点审查合同的内容是否符合公司的经营方针和战略目标，合同条款是否公平合理，风险防控措施是否有效等，审核通过后，提交公司总经理审批。6.公司总经理对合同进行最终审批，审批通过的合同方可签订。合同签订前，业务部门应当确保合同对方当事人具有合法的主体资格、良好的商业信誉和履约能力，并要求对方当事人提供相关证明材料。7.合同签订应当采用书面形式，由法定代表人或授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。合同一式多份，分别由业务部门、合同管理部、法务部门、财务部门等留存归档。（二）合同授权委托管理1.公司法定代表人可以根据业务需要，授权他人代表公司签订合同。授权委托应当采用书面形式，明确授权范围、授权期限、被授权人的职责等内容，并由法定代表人签字或盖章。2.被授权人应当在授权范围内签订合同，不得超越授权范围行事。被授权人应当妥善保管授权委托书，不得转借、转让他人使用。3.授权委托期限届满或被授权人不再担任公司职务时，授权委托书应当及时收回或注销。（三）合同专用章管理1.公司设立合同专用章，专门用于签订合同。合同专用章由合同管理部负责保管和使用，未经合同管理部负责人批准，任何人不得擅自使用合同专用章。2.使用合同专用章签订合同，应当填写《合同专用章使用申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、主要条款等内容，提交合同管理部负责人审核。3.合同管理部负责人对《合同专用章使用申请表》进行审核，审核通过后，在申请表上签字批准，并注明使用期限和使用范围。4.使用合同专用章签订合同，应当严格按照批准的使用期限和使用范围进行，不得超越范围使用。合同签订后，应当及时将合同专用章归还合同管理部保管。5.合同管理部应当建立合同专用章使用台账，详细记录合同专用章的使用情况，包括使用时间、使用人、合同名称、合同编号等信息，定期对合同专用章使用情况进行检查和核对。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.合同签订后，业务部门应当按照合同约定及时履行合同义务，并负责跟踪合同履行情况。业务部门应当建立合同履行台账，详细记录合同的履行进度、付款情况、货物交付情况、服务提供情况等信息，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.合同管理部应当定期对合同履行情况进行检查和监督，及时掌握合同履行动态，发现问题及时督促业务部门采取措施解决。合同管理部应当建立合同履行检查记录，详细记录检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及处理情况等信息。3.业务部门在合同履行过程中发现对方当事人有违约行为或可能出现违约行为的，应当及时向合同管理部报告，并采取相应的措施防止损失扩大。合同管理部应当根据业务部门的报告，及时与对方当事人沟通协商，要求对方当事人承担违约责任，维护公司合法权益。（二）合同变更管理1.合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应当及时与对方当事人协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应当明确变更的内容、变更的原因、变更后的权利义务等内容，并按照合同签订流程进行审批。2.合同变更协议签订后，业务部门应当及时将变更协议副本提交合同管理部备案。合同管理部应当对合同变更情况进行登记和归档，确保合同变更信息的完整和准确。3.合同变更涉及合同金额、履行期限、履行地点等重要条款的，应当按照合同签订流程重新进行审批，并签订新的合同。（三）合同终止管理1.合同履行完毕或提前终止的，业务部门应当及时通知对方当事人，并办理相关的终止手续。合同终止手续包括但不限于货物交接、款项结算、发票开具、文件资料返还等。2.业务部门应当在合同终止后及时将合同终止情况报告合同管理部，合同管理部应当对合同终止情况进行登记和归档，确保合同终止信息的完整和准确。3.合同终止后，业务部门应当对合同履行情况进行总结和评估，分析合同履行过程中存在的问题和经验教训，提出改进措施和建议，为今后的合同管理工作提供参考。五、合同档案管理（一）合同档案收集1.合同签订后，业务部门应当及时将合同正本及相关附件、审批文件、授权委托书、合同专用章使用申请表等资料收集齐全，并移交合同管理部归档。2.合同履行过程中产生的与合同有关的文件资料，如往来函件、会议纪要、补充协议、变更协议、验收报告、付款凭证、发票等，业务部门应当及时收集整理，并移交合同管理部归档。3.合同纠纷处理过程中产生的文件资料，如起诉状、答辩状、证据材料、仲裁申请书、仲裁裁决书、判决书等，由负责处理合同纠纷的部门及时收集整理，并移交合同管理部归档。（二）合同档案整理1.合同管理部收到业务部门移交的合同档案资料后，应当按照档案管理的要求进行整理。整理内容包括合同编号、合同名称、签订日期、签订双方当事人、合同金额、履行期限、履行地点、合同条款、审批文件、授权委托书、合同专用章使用申请表、往来函件、会议纪要、补充协议、变更协议、验收报告、付款凭证、发票、起诉状、答辩状、证据材料、仲裁申请书、仲裁裁决书、判决书等。2.合同管理部应当对整理后的合同档案资料进行分类编号，建立合同档案目录，便于查询和管理。合同档案目录应当包括合同编号、合同名称、签订日期、签订双方当事人、合同金额、履行期限、履行地点、合同条款、审批文件、授权委托书、合同专用章使用申请表、往来函件、会议纪要、补充协议、变更协议、验收报告、付款凭证、发票、起诉状、答辩状、证据材料、仲裁申请书、仲裁裁决书、判决书等内容。（三）合同档案保管1.合同管理部应当设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设施和设备，确保合同档案的安全保管。合同档案室应当保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度适宜，防止合同档案受潮、发霉、虫蛀等。2.合同管理部应当建立合同档案保管制度，明确档案保管人员的职责和档案保管的要求。档案保管人员应当定期对合同档案进行检查和核对，确保合同档案的完整和准确。3.合同档案应当按照档案保管期限进行分类保管，档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的合同档案包括涉及公司重大利益、重要资产处置、重大合同纠纷等方面的合同档案；长期保管的合同档案包括涉及公司一般经营活动、重要业务往来等方面的合同档案；短期保管的合同档案包括涉及公司日常经营活动、一般性业务往来等方面的合同档案。（四）合同档案查阅1.公司内部人员查阅合同档案，应当填写《合同档案查阅申请表》，详细说明查阅的合同档案名称、查阅原因、查阅内容等信息，提交合同管理部负责人审核。2.合同管理部负责人对《合同档案查阅申请表》进行审核，审核通过后，在申请表上签字批准，并注明查阅期限和查阅范围。3.查阅合同档案应当在合同档案室进行，档案保管人员应当在场监督。查阅人员不得擅自将合同档案带出合同档案室，不得在合同档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。4.查阅人员查阅完毕后，应当及时将合同档案归还档案保管人员，并办理归还手续。档案保管人员应当对归还的合同档案进行检查和核对，确保合同档案的完整和准确。（五）合同档案借阅1.公司外部单位或个人因工作需要借阅合同档案的，应当填写《合同档案借阅申请表》，详细说明借阅的合同档案名称、借阅原因、借阅内容等信息，提交合同管理部负责人审核。2.合同管理部负责人对《合同档案借阅申请表》进行审核，审核通过后，报公司分管领导审批。公司分管领导审批通过后，在申请表上签字批准，并注明借阅期限和借阅范围。3.借阅合同档案应当办理借阅手续，借阅人员应当向档案保管人员出具借条，并注明借阅的合同档案名称、借阅期限、归还日期等信息。借阅人员应当按照批准的借阅期限和借阅范围进行借阅，不得超越范围借阅。4.借阅人员借阅完毕后，应当及时将合同档案归还档案保管人员，并办理归还手续。档案保管人员应当对归还的合同档案进行检查和核对，确保合同档案的完整和准确。六、合同风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部应当定期对公司合同进行风险识别和评估，分析合同签订、履行、变更、终止等过程中可能存在的风险因素，如法律风险、财务风险、市场风险、信用风险等。2.合同管理部应当建立合同风险识别和评估机制，制定风险识别和评估标准，明确风险识别和评估的方法和流程。合同管理部应当定期组织相关部门对合同风险进行识别和评估，及时发现和掌握合同风险动态。3.合同管理部应当根据合同风险识别和评估结果，对合同风险进行分类分级管理，确定风险等级和风险应对措施。合同风险等级分为高风险、中风险和低风险，对于高风险合同，应当采取重点监控、专项管理等措施，确保合同风险得到有效控制。（二）风险应对措施1.对于合同签订前的风险，合同管理部应当组织相关部门对合同对方当事人进行尽职调查，了解对方当事人的主体资格、商业信誉、履约能力等情况，确保合同对方当事人具有合法的主体资格、良好的商业信誉和履约能力。同时，合同管理部应当组织相关部门对合同条款进行审核，确保合同条款公平合理、合法合规，避免合同条款存在漏洞和风险。2.对于合同履行过程中的风险，业务部门应当按照合同约定及时履行合同义务，并负责跟踪合同履行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。合同管理部应当定期对合同履行情况进行检查和监督，及时掌握合同履行动态，发现问题及时督促业务部门采取措施解决。同时，合同管理部应当加强与对方当事人的沟通协调，及时了解对方当事人的履约情况，避免因沟通不畅导致合同履行出现问题。3.对于合同变更和终止过程中的风险，业务部门应当及时与对方当事人协商一致，并签订书面的合同变更