学校档案员工作制度

PAGE学校档案员工作制度一、总则（一）目的为加强学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门及全体档案员。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况。3.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案员职责（一）档案管理职责1.负责学校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。2.定期对档案进行清查核对，保证档案的数量准确、内容完整、存放有序。3.做好档案的安全防护工作，包括防火、防潮、防虫、防盗等，确保档案的安全。（二）档案收集职责1.制定档案收集计划，明确各部门档案收集的范围、时间和要求。2.指导各部门兼职档案员做好档案的收集工作，确保档案材料的齐全、完整。3.主动收集学校在教学、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的文件材料。（三）档案整理职责1.按照档案分类方案，对收集到的档案进行科学分类，确定保管期限。2.对档案进行编目，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查找利用。3.对破损、褪色的档案进行修复和复制，确保档案的质量。（四）档案利用职责1.建立档案借阅制度，严格履行借阅手续，确保档案的安全。2.积极为学校各部门及师生提供档案查阅服务，根据需要及时提供档案资料。3.做好档案利用登记工作，记录档案利用情况，包括利用时间、利用人、利用目的等。（五）档案统计职责1.建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、利用等情况进行统计。2.准确填报档案统计报表，及时向上级主管部门报送档案统计数据。3.对档案统计数据进行分析研究，为档案管理决策提供依据。（六）档案鉴定职责1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.组成档案鉴定小组，对拟销毁的档案进行审核，提出鉴定意见。3.对经过鉴定需要销毁的档案，编制销毁清册，报学校领导批准后，按规定进行销毁。（七）档案信息化职责1.推进档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。2.负责档案信息系统的日常维护和管理，确保档案信息的安全和正常运行。3.做好档案数据的录入、扫描、存储等工作，建立电子档案数据库。三、档案分类及编号（一）分类原则根据学校档案的形成领域和特点，采用年度机构保管期限分类法。（二）具体分类1.党群类包括学校党委、工会、团委等组织形成的文件材料，如会议记录、工作计划、工作总结等。2.行政类学校行政部门形成的文件材料，如学校文件、行政会议纪要、规章制度等。3.教学类教学管理、教学实践、教学研究等方面形成的文件材料，如教学计划、课程标准、教案、试卷等。4.科研类科研项目申报、研究过程、成果鉴定等方面形成的文件材料，如科研项目申请书、研究报告、论文发表等。5.人事类教职工的招聘、考核、晋升、奖惩等方面形成的文件材料，如人事档案、工资表、考核记录等。6.学生类学生的招生、学籍管理、奖惩等方面形成的文件材料，如学生档案、成绩单、荣誉证书等。7.财务类学校财务收支、预决算、审计等方面形成的文件材料，如财务报表、会计凭证、审计报告等。8.基建类学校基本建设项目的规划、设计、施工等方面形成的文件材料，如项目立项批复、设计图纸、施工合同等。9.设备类学校教学、科研、办公等设备的购置、使用、管理等方面形成的文件材料，如设备采购合同、设备清单、设备维修记录等。（三）编号方法按照分类方案，对各类档案进行编号。编号采用“年度+类别代码+流水号”的形式，例如：2023D001，表示2023年行政类档案的第1份文件。四、档案收集与整理（一）收集范围1.学校各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.上级主管部门下发的与学校有关的文件材料。3.学校与外单位签订的合同、协议、合作项目等文件材料。4.学校举办的各类会议、活动形成的文件材料。5.学校教职工的个人业务档案、科研成果档案等。6.学生的学籍档案、奖惩档案、毕业档案等。（二）收集时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案材料收集齐全，整理后移交学校档案员。2.对于重大活动、重要项目形成的档案材料，应在活动结束或项目完成后及时收集整理。（三）收集要求1.各部门兼职档案员应认真履行职责，确保档案材料的齐全、完整、真实。2.档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定格式存储，并进行备份。（四）整理步骤1.分类按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。2.装订对纸张规格不一致、破损的档案进行修整、裱糊，然后按照一定顺序装订成册。3.编目编制档案目录，包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目。4.上架将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于查找利用。五、档案保管（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。（三）保管期限根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）三种。（四）定期检查档案员应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量核对等。发现问题及时处理，并做好记录。六、档案利用（一）借阅制度1.校内各部门因工作需要查阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到档案员处办理借阅手续。2.校外单位查阅档案，须持有单位介绍信，经学校分管领导批准后，方可查阅。查阅重要档案，须经学校主要领导批准。3.档案一般不外借，确因工作需要借出的，须经学校分管领导批准，并限期归还。借出的档案应妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录。4.借阅档案人员必须爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、批注等。（二）查阅流程1.查阅人填写《档案借阅申请表》，注明查阅档案的名称、年度、保管期限等信息。2.部门负责人签字同意后，将申请表交档案员。3.档案员根据申请表提供档案，并做好借阅登记。4.查阅人在档案查阅室查阅档案，不得将档案带出查阅室。5.查阅完毕后，查阅人应将档案归还档案员，档案员检查档案无损坏后，在借阅登记本上注明归还时间。（三）利用登记档案员应建立档案利用登记册，对档案的利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用目的、查阅档案名称及数量等。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由学校分管领导、档案员及相关部门负责人组成。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、历史价值等因素，按照国家有关规定和学校档案鉴定标准进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案员对已到保管期限的档案进行初步审查，提出存毁意见。2.档案鉴定小组对档案员提出的存毁意见进行审核，形成鉴定报告。3.鉴定报告报学校领导批准后，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.对经过鉴定需要销毁的档案，编制销毁清册，注明档案的名称、年度、保管期限、数量等信息。2.销毁清册报学校领导批准后，由档案员和监销人员共同到指定地点进行销毁。3.销毁过程中，应确保档案信息彻底销毁，销毁后在销毁清册上签字确认。八、档案信息化管理（一）系统建设建立学校档案管理信息系统，实现档案的数字化管理。档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定等功能。（二）数据录入档案员应将纸质档案中的重要信息录入档案管理信息系统，并进行数据备份。录入的数据应准确、完整，与纸质档案内容一致