学校办公人员工作制度

PAGE学校办公人员工作制度一、总则（一）目的为了加强学校办公管理，规范办公人员行为，提高工作效率和服务质量，确保学校各项工作的顺利开展，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于学校全体办公人员。（三）基本原则1.遵守国家法律法规和学校的各项规章制度。2.以服务教学、服务师生为宗旨，认真履行工作职责。3.坚持实事求是、高效快捷的工作原则，确保工作质量。4.注重团结协作，相互支持配合，形成工作合力。二、岗位职责（一）办公室主任1.全面负责办公室的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.协调学校各部门之间的工作关系，沟通信息，促进工作协调开展。3.负责学校文件、资料的审核、印发和归档管理工作。4.组织安排学校的各类会议、活动，做好会议记录和活动总结。5.负责办公室人员的工作调配、考核和培训等工作。6.完成学校领导交办的其他临时性工作任务。（二）秘书1.协助办公室主任处理日常事务，做好上传下达工作。2.负责起草学校的各类公文、报告、通知等文字材料。3.收集、整理、分析学校的工作信息，为领导决策提供参考依据。4.做好学校各类文件、资料的收发、登记、传阅和保管工作。5.参与学校会议的筹备和组织工作，负责会议记录和纪要整理。6.完成领导交办的其他秘书工作任务。（三）档案管理员1.负责学校档案的收集、整理、分类、编目、装订和保管工作。2.建立健全档案管理制度，严格执行档案借阅、查阅登记手续。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。4.做好档案的信息化管理工作，提高档案利用效率。5.参与学校档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序进行操作。6.完成领导交办的其他档案管理工作任务。（四）信息管理员1.负责学校信息化系统的日常维护和管理，确保系统正常运行。2.及时处理学校办公网络和计算机设备出现的故障和问题。3.负责学校网站的建设、更新和维护工作，及时发布学校的各类信息。4.收集、整理和分析学校的信息化数据，为学校管理提供数据支持。5.开展信息化培训工作，提高学校办公人员的信息化应用能力。6.完成领导交办的其他信息化管理工作任务。（五）行政事务专员1.负责学校办公用品、设备的采购、保管和发放工作。2.做好学校办公区域的环境卫生管理和安全保卫工作。3.负责学校车辆的调度、使用和维护管理工作。4.协助做好学校各类会议、活动的后勤保障工作。5.办理学校教职工的请假、考勤等手续。6.完成领导交办的其他行政事务工作任务。三、工作流程（一）文件管理流程1.文件起草由相关部门或人员根据工作需要起草文件初稿。文件内容应符合国家法律法规和学校政策要求，表述准确、清晰。2.文件审核初稿完成后，交部门负责人审核，重点审核文件内容的准确性、完整性和合规性。涉及多个部门的文件，需经相关部门会签审核。3.文件签发审核通过的文件，由学校领导签发。重要文件需经校长办公会或党委会研究决定后签发。4.文件印发根据领导签发意见，办公室进行文件排版、校对，确保文件格式规范。按照规定的印发范围和份数进行印刷，并加盖学校公章。5.文件分发文件印发后，由办公室及时分发给相关部门和人员，并做好签收登记。重要文件需进行传阅，并跟踪传阅情况。6.文件归档文件办理完毕后，由承办部门或人员将文件原件及相关资料整理后交档案管理员归档保存。（二）会议组织流程1.会议筹备根据学校工作安排或领导要求，确定会议主题、时间、地点、参会人员等。由办公室负责起草会议通知，明确会议议程、要求等事项，并提前发送给参会人员。准备会议所需的资料、设备等，如会议文件、投影仪、音响等。2.会议签到参会人员应按时到达会议地点，在签到表上签到。会议工作人员负责统计参会人员情况，对未按时参会人员进行记录并及时反馈。3.会议主持会议由主持人按照预定议程进行主持，引导会议有序进行。主持人应把控会议节奏，确保各项议题得到充分讨论和决策。4.会议记录安排专人负责会议记录，记录会议主要内容、讨论结果、决策事项等。会议记录应准确、完整，字迹清晰，会后及时整理形成会议纪要。5.会议决议执行会议结束后，由办公室将会议纪要及时分发给相关部门和人员，并跟踪决议事项的执行情况。各部门应按照会议决议要求，认真落实工作任务，并及时反馈执行结果。（三）档案管理流程1.档案收集各部门应定期将本部门形成的文件、资料、报表等档案材料收集整理后移交档案管理员。档案管理员应主动收集学校的重要文件、会议记录、荣誉证书等档案资料。2.档案整理档案管理员按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类、编号、编目等整理工作。对档案材料进行装订、装盒，确保档案整齐、美观。并建立健全档案管理制度，严格执行档案借阅、查阅登记手续。3.档案保管档案管理员将整理好的档案存放在专门的档案库房，确保档案安全保管。定期对档案进行清查、核对，检查档案的保管状况，发现问题及时处理。4.档案利用校内各部门因工作需要查阅档案，需填写档案查阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案管理员处查阅。校外单位或个人查阅档案，需持有单位介绍信，经学校领导批准后，方可查阅。档案管理员应按照规定为查阅人员提供档案，并做好查阅登记工作。5.档案鉴定与销毁档案管理员定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。对超过保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁，并做好销毁记录。（四）信息化管理流程1.系统维护信息管理员定期对学校信息化系统进行巡检，检查服务器、网络设备等运行情况。及时处理系统出现的故障和问题，确保系统正常运行。2.数据备份每天对学校重要数据进行备份，备份数据存储在安全的存储介质上。定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保数据的完整性和可用性。3.网站管理信息管理员负责学校网站的内容更新和维护工作，及时发布学校的各类信息。对网站的页面设计、功能模块进行优化，提高网站的用户体验。定期对网站进行安全检查，防范网络安全风险。4.信息化培训根据学校办公人员的信息化需求，制定培训计划并组织实施。培训内容包括办公软件应用、信息化系统操作等。培训方式可采用集中培训、在线培训、一对一辅导等多种形式。（五）行政事务管理流程1.办公用品采购各部门根据工作需要，填写办公用品采购申请表，报办公室审核。办公室汇总采购申请后，按照学校采购制度进行采购。采购的办公用品到货后，由行政事务专员进行验收、入库，并做好登记。2.办公用品发放各部门根据实际需求，到行政事务专员处领取办公用品，并填写领用登记表。行政事务专员定期对办公用品的领用情况进行统计和分析，合理控制办公用品的使用。3.办公区域管理行政事务专员负责学校办公区域的环境卫生清扫工作，保持办公环境整洁。定期对办公区域的设施设备进行检查和维护，确保正常使用。加强办公区域的安全保卫工作，禁止无关人员进入，确保学校财产安全。4.车辆管理行政事务专员负责学校车辆的调度和使用安排，根据工作需要合理调配车辆。驾驶员应严格遵守交通法规，安全驾驶车辆，定期对车辆进行保养和维护。车辆使用完毕后，驾驶员应及时将车辆停放在指定地点，并做好车辆清洁工作。5.考勤管理行政事务专员负责学校教职工的考勤管理工作，每月统计教职工的出勤情况。教职工请假应按照学校请假制度办理请假手续，经批准后交行政事务专员登记备案。对迟到、早退、旷工等情况进行记录，并按照学校规定进行处理。四、工作纪律（一）遵守工作时间办公人员应严格遵守学校规定的工作时间，按时上下班，不得迟到、早退。如有特殊情况需要请假，应按照学校请假制度办理手续。（二）坚守工作岗位工作时间内，办公人员应坚守工作岗位，认真履行工作职责，不得擅自离岗、串岗。严禁在工作时间内从事与工作无关的事情，如玩游戏、聊天、看视频等。（三）保守工作秘密办公人员应严格遵守保密制度，保守学校的工作秘密和商业秘密。不得泄露学校的文件、资料、信息等内容，不得将学校的机密文件带出办公区域。（四）遵守职业道德办公人员应遵守职业道德规范，诚实守信，廉洁奉公，不得利用职务之便谋取私利。要热情服务师生和各部门，树立良好的工作形象。（五）服从工作安排办公人员应服从学校领导和办公室的工作安排，积极主动地完成各项工作任务。对工作安排有不同意见的，应及时与领导沟通协商，不得推诿、拖延。五、考核与奖惩（一）考核内容1.工作业绩：主要考核办公人员完成工作任务的数量、质量和效率。2.工作态度：包括工作责任心、敬业精神、团队协作等方面。3.业务能力：考核办公人员的专业知识、技能水平和创新能力。4.工作纪律：考查办公人员遵守工作制度和纪律的情况。（二）考核方式及周期1.考核方式：采用个人自评、部门互评、领导评价相结合的方式进行。2.考核周期：每学期进行一次全面考核，平时进行不定期的检查和评