学校保管室工作制度

PAGE学校保管室工作制度一、总则（一）目的为加强学校保管室的管理，规范保管室的各项工作流程，确保学校资产的安全、完整，合理使用和有效管理学校各类物资，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于学校保管室的所有工作人员及与保管室物资管理相关的各类活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及教育部门相关规定，确保物资管理工作合法合规。2.安全第一原则：把保障物资安全放在首位，采取有效措施防止物资损坏、丢失、被盗等情况发生。3.规范有序原则：建立健全各项规章制度和工作流程，使保管室工作有章可循、规范有序。4.服务教学原则：以服务学校教学、科研和师生工作学习为宗旨，及时、准确地提供所需物资。二、保管室工作人员职责（一）保管室管理人员职责1.负责保管室的日常管理工作，包括物资的验收、入库、存储、保管、发放、盘点等环节。2.制定并执行保管室的物资管理制度和工作流程，确保各项工作规范有序进行。3.定期对保管室内的物资进行清查盘点，做到账物相符，发现问题及时报告并处理。4.做好保管室的安全防范工作，确保物资存放安全，防止发生火灾、盗窃、损坏等事故。5.协助学校各部门做好物资的采购、使用等相关工作，提供必要的物资信息和建议。6.负责保管室的环境卫生和设备维护，保持室内整洁、通风良好，设备正常运行。（二）物资验收人员职责1.依据采购合同或相关规定，对采购的物资进行严格验收。2.检查物资的品种、规格、数量、质量等是否与合同要求相符，对验收合格的物资办理入库手续。3.对验收过程中发现的问题，如物资短缺、质量不合格等，及时与采购部门或供应商沟通协调，督促解决。4.填写物资验收记录，详细记录验收情况，为后续工作提供依据。（三）物资发放人员职责1.根据学校各部门的物资领用申请，按照规定的审批程序进行发放。2.认真核对领用物资的品种、规格、数量等，确保发放准确无误。3.做好物资发放记录，包括领用部门、领用人、领用时间、物资名称及数量等，及时更新保管室物资台账。4.对于贵重物资或限量发放的物资，严格按照相关规定进行发放，做好领用登记和跟踪管理。三、物资采购与验收（一）采购计划1.学校各部门根据教学、科研和日常工作需要，提前制定物资采购计划，明确物资的品种、规格、数量、预算等信息。2.采购计划经部门负责人审核后，报学校相关领导审批。（二）采购实施1.学校采购部门按照批准的采购计划，通过招标、询价、谈判等方式选择合格的供应商进行采购。2.采购过程中要严格遵守相关法律法规和学校采购制度，确保采购活动合法合规、公开透明。3.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资的质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式等条款。（三）物资验收1.物资到货后，采购部门应及时通知保管室管理人员和验收人员进行验收。2.验收人员依据采购合同和相关标准，对物资的外观、数量、规格、质量等进行全面检查。3.对于重要物资或技术复杂的物资，可邀请专业人员或相关部门进行联合验收。4.验收合格的物资，验收人员应在验收记录上签字确认，并办理入库手续；验收不合格的物资，应及时通知采购部门与供应商协商解决，做好记录。四、物资入库（一）入库准备1.保管室管理人员根据物资验收情况，提前安排好物资的存放位置，确保仓库空间合理利用。2.准备好必要的入库设备和工具，如货架、托盘、搬运车等，保证物资能够顺利入库。（二）入库登记1.物资验收合格后，保管室管理人员按照物资的类别、品种、规格等进行分类整理，并填写物资入库单。2.入库单应详细记录物资的名称、规格、数量、供应商、入库时间、入库人员等信息，确保信息准确完整。3.将入库单的一联留存保管室作为物资台账登记的依据，一联交采购部门作为付款凭证，一联交财务部门进行账务处理。（三）物资存放1.根据物资的特性和保管要求，将物资存放在合适的仓库区域，如常温区、冷藏区、危险品区等。2.对物资进行合理摆放，遵循分类存放、先进先出、便于存取的原则，确保物资存放整齐、有序。3.对于贵重物资、易燃易爆物资等特殊物资，应设置专门的存放区域，采取特殊的保管措施，如双人双锁、监控报警等。五、物资保管（一）日常保管1.保管室管理人员应定期对物资进行巡查，检查物资的存放状况、质量状况等，发现问题及时处理。2.保持保管室内的清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止物资受到污染和损坏。3.做好仓库的通风、防潮、防虫、防火、防盗等工作，确保物资在良好的环境中存放。（二）库存盘点1.保管室应定期进行库存盘点，包括月度小盘点、季度中盘点和年度大盘点。2.盘点时，保管人员应逐一对物资进行清点，核对物资的实际数量与台账记录是否一致。3.对于盘点中发现的盘盈、盘亏情况，应及时查明原因，填写盘点报告，并按照规定的审批程序进行处理。4.根据盘点结果，调整物资台账，确保账实相符。（三）物资维护1.对有保质期要求的物资，应建立保质期跟踪制度，定期检查物资的保质期情况，及时清理过期物资。2.对于易损、易腐等物资，应采取相应的防护措施，如包装加固、防腐处理等，延长物资使用寿命。3.对库存物资的设备、仪器等，应定期进行维护保养，确保其正常运行。六、物资发放（一）领用申请1.学校各部门因工作需要领用物资时，应填写物资领用申请表，注明物资名称、规格、数量、用途等信息。2.领用申请表经部门负责人审核签字后，提交保管室。（二）审批发放1.保管室管理人员收到领用申请表后，按照规定的审批权限进行审核。2.对于一般性物资的领用，由保管室负责人审批；对于贵重物资、限量物资或有特殊规定的物资领用，需报学校相关领导审批。3.审批通过后，保管室发放人员根据领用申请表发放物资，并在物资发放登记表上做好记录。（三）领用方式1.物资发放可采取直接发放、限额发放、借用等方式。2.直接发放：对于常用物资，由领用部门直接到保管室领取。3.限额发放：对于限量使用的物资，如办公用品、实验耗材等，根据部门实际需求和规定标准进行限额发放。4.借用：对于临时需要使用的物资，经批准后可办理借用手续，规定借用期限，到期及时归还。七、物资报废与处置（一）报废鉴定1.物资因损坏、过期、淘汰等原因不再使用时，使用部门应填写物资报废申请表，详细说明报废原因和物资情况。2.保管室管理人员会同相关技术人员或专业部门对申请报废的物资进行鉴定，确认是否符合报废条件。（二）报废审批1.物资报废申请表经鉴定通过后，报学校相关领导审批。2.审批通过的物资报废申请，由保管室进行登记备案。（三）报废处置1.对于批准报废的物资，保管室应按照规定的程序进行处置。2.处置方式包括变卖、捐赠、回收等，变卖所得应上缴学校财务部门。3.对有环境污染或安全隐患的报废物资，应按照环保和安全要求进行处理，防止造成不良影响。八、信息化管理（一）物资管理系统建设1.学校应建立完善的物资管理信息化系统，实现物资采购、验收、入库、保管、发放、盘点、报废等全过程的信息化管理。2.物资管理系统应具备物资信息录入、查询、统计、报表生成等功能，方便管理人员进行操作和管理。（二）数据录入与维护1.保管室管理人员应及时将物资的相关信息录入物资管理系统，确保数据准确、完整。2.定期对物资管理系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性和可靠性。（三）信息共享与利用1.物资管理系统应与学校其他部门的信息系统进行对接，实现信息共享，为学校的管理决策提供支持。2.学校各部门可通过物资管理系统查询物资库存情况、领用记录等信息，提高工作效率和管理水平。九、监督与检查（一）内部监督1.学校成立物资管理监督小组，定期对保管室的工作进行检查和监督。2.监督小组应检查保管室各项规章制度的执行情况、物资管理流程的规范情况、物资安全状况等，发现问题及时督促整改。（二）外部审计1.学校财务部门定期对保管室