大学档案工作制度规定

PAGE大学档案工作制度规定一、总则（一）目的为了加强大学档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关档案工作的法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度规定。（二）适用范围本制度规定适用于本校各学院、各部门以及附属单位在教学、科研、管理等各项活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一领导，由学校综合档案室归口管理全校档案，各学院、各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理的规范化和系统化。2.真实完整原则档案的形成应真实反映学校各项工作的实际情况，确保档案内容的完整性，不得遗漏、篡改或伪造档案材料。3.便于利用原则档案管理应遵循便于利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案的查全率和查准率，为学校教学、科研、管理等工作提供及时、有效的档案信息服务。4.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的实体安全和信息安全。严格遵守国家有关保密规定，防止档案信息的泄露。二、档案管理体制与职责（一）档案工作领导小组学校成立档案工作领导小组，由学校主要领导担任组长，各相关职能部门负责人为成员。档案工作领导小组负责研究决定学校档案工作的重大事项，协调解决档案工作中的问题，指导和监督全校档案工作。（二）综合档案室综合档案室是学校档案管理的职能部门，负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善学校档案工作制度，统筹规划学校档案工作，集中管理全校各类档案，开展档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作。（三）各学院、各部门职责1.各学院、各部门应明确一名负责人分管档案工作，并指定专人负责本部门档案的日常管理工作。2.负责收集、整理本部门在各项工作中形成的档案材料，按照学校档案管理要求进行分类、编号、装订，定期向综合档案室移交档案。3.配合综合档案室做好档案的鉴定、统计、编研和利用等工作，积极提供档案利用线索，协助查阅档案。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.党群类档案包括学校党委、工会、团委等组织在工作中形成的文件材料，如会议记录、工作计划、总结、统计报表、党员名册、干部任免文件等。2.行政类档案包括学校行政机关在行政管理过程中形成的文件材料，如学校文件、会议纪要、规章制度、请示报告、批复、统计报表、人事档案等。3.教学类档案包括教学管理、教学研究、教学实践等方面形成的文件材料，如教学计划、教学大纲、课程表、教案、试卷、毕业设计（论文）、教学成果奖等。4.科研类档案包括科研项目管理、科研成果转化等方面形成的文件材料，如科研项目申请书、立项批复、研究报告、论文著作、科研成果鉴定证书、专利证书等。5.基本建设类档案包括学校基本建设项目从规划、设计、施工到竣工验收全过程形成的文件材料，如项目建议书、可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收报告等。6.仪器设备类档案包括学校购置、自制、调拨、报废等仪器设备过程中形成的文件材料，如设备申购单、合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。7.财会类档案包括学校财务工作中形成的会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等文件材料。8.学生类档案包括学生从入学到毕业全过程形成的文件材料，如学生登记表、成绩单、学籍卡、奖惩材料、毕业派遣证等。（二）归档要求1.各部门应按照档案形成的规律和特点，及时收集本部门在各项工作中形成的档案材料，确保档案的齐全完整。2.归档的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备，严禁使用铅笔、圆珠笔书写。3.归档的文件材料应按照学校档案分类方案进行分类整理，遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。4.归档的文件材料应编制目录，注明文件的题名、日期、文号、责任者等信息，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册，作为检索工具。（三）移交时间1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案整理完毕，并向综合档案室移交。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时整理归档，并移交综合档案室。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法学校档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行分类。1.年度按照文件材料形成的年度进行分类，不同年度的文件材料分别整理。2.机构（问题）按照学校内部机构设置或问题性质进行分类，将同一机构或同一问题形成的文件材料集中在一起。3.保管期限根据文件材料的保存价值，将档案划分为永久、长期、短期三种保管期限。永久保管的档案是指反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校和社会具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指在相当长的时期内对学校工作有查考利用价值的档案；短期保管的档案是指在较短时期内对学校工作有查考利用价值的档案。（三）编号与编目1.编号对整理好的档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于档案的管理和查找。编号方法为：全宗号年度保管期限流水号。全宗号由学校综合档案室统一编制；年度为文件材料形成的年度；保管期限分别用“永久”“长期”“短期”表示；流水号为每一卷（件）档案的顺序号。2.编目编制档案目录，目录应包括档案的编号、题名、日期、文号、责任者、保管期限等信息。档案目录应一式两份，一份随档案装订，一份单独成册，作为检索工具。五、档案的保管与保护（一）保管场所学校综合档案室应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。（二）保管方式1.档案应按照分类方案进行排列上架，便于查找和管理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.磁性载体档案应定期进行检查、复制，防止信息丢失。（三）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作，严格限制非档案管理人员进入档案库房。2.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量和质量准确无误。3.做好档案的防火工作，严禁在档案库房内吸烟和使用明火，配备必要的消防器材，并定期进行检查和维护。4.做好档案的防潮工作，控制档案库房的温湿度，定期进行通风换气。5.做好档案的防虫工作，定期投放防虫药品，防止档案被虫蛀。6.做好档案的防盗工作，安装必要的防盗设施，加强对档案库房的巡逻检查。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面的历史观点，从学校工作的实际需要出发，准确判定档案的保存价值，确保档案的真实性、完整性和系统性。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各相关部门档案管理人员以及有关专家组成。档案鉴定小组负责对学校档案进行定期鉴定，提出档案的存毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判定档案的保存价值。2.分析档案的形成规律和利用价值通过分析档案的形成规律和利用情况，了解档案在学校教学、科研、管理等工作中的作用，确定档案的保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，注明档案的编号、题名、日期、文号、责任者、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经学校档案工作领导小组审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性。监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁方式和日期。4.销毁后的档案应及时在档案目录中注销，并将《档案销毁清册》永久保存。七、档案的统计与统计年报（一）统计内容1.档案的数量统计包括各类档案的卷（件）数、长度、重量等。2.档案的整理情况统计包括档案的分类、编号、编目等情况。3.档案的利用情况统计包括档案的查阅人次、查阅卷（件）数等。4.档案的保管情况统计包括档案库房的温湿度、安全保卫等情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账综合档案室应建立档案统计台账，对档案的数量、整理、利用、保管等情况进行详细记录。2.定期统计各部门应定期向综合档案室报送本部门档案的收集、整理、移交等情况，综合档案室应定期对全校档案进行统计分析。3.统计年报每年年底，综合档案室应编制档案统计年报，向上级主管部门和学校领导汇报本年度档案工作的基本情况。八、档案的编研与开发利用（一）编研工作1.编研原则档案编研应遵循真实性、科学性、实用性的原则，根据学校工作的需要和档案的实际情况，有针对性地开展编研工作。2.编研内容包括学校大事记、组织沿革、规章制度汇编、教学成果选编、科研成果选编、校友名录等。3.编研方法采用摘录、汇编、选编等方法，对档案材料进行加工整理，形成具有一定参考价值的编研成果。（二）开发利用1.利用原则档案利用应遵循依法依规、方便快捷、保守秘密的原则，为学校教学,科研、管理等工作提供及时、有效的档案信息服务。2.利用方式包括查阅、借阅、复制等。查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息；借阅档案应办理借阅手续，限期归还；复制档案应经综合档