大学档案工作制度范本

PAGE大学档案工作制度范本一、总则1.1目的为加强大学档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关档案工作的法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于本校各部门、各单位以及全体教职员工和学生在从事教学、科研、管理等活动中形成的各类档案的管理。1.3基本原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一领导，由学校档案管理部门归口管理全校档案，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.维护档案的真实性和完整性原则：对档案的形成、收集、整理、保管、利用等各个环节，都要严格遵守档案工作的法律法规和行业标准，保证档案内容真实可靠，不遗漏、不篡改。3.便于利用原则：档案管理工作要以服务学校各项工作为宗旨，简化手续，提高效率，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案的作用。二、档案管理机构及职责2.1档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，配备相应的档案管理人员，负责全校档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。档案管理部门的主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案工作规章制度，并组织实施。2.负责全校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立和完善档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。4.开展档案的鉴定、销毁工作，定期对档案进行清理，确保档案的质量和安全。5.负责档案的查阅、借阅、利用等服务工作，根据学校规定，为校内各部门、各单位以及教职员工和学生提供档案利用服务。6.组织开展档案业务培训和学术研究活动，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。7.参与学校重大活动、重要项目等档案的收集、整理和归档工作，确保档案资料的齐全完整。2.2各部门、各单位职责校内各部门、各单位应明确一名负责人分管档案工作，并指定专人负责本部门、本单位档案的收集、整理、保管和移交等工作。其主要职责包括：1.贯彻执行学校档案工作规章制度，将档案工作纳入本部门、本单位的工作计划和管理职责范围。2.负责组织本部门、本单位各类档案的收集、整理工作，确保档案资料的及时、准确、完整。3.按照学校档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交学校档案管理部门集中保管，并办理交接手续。4.负责本部门、本单位档案的安全保管，提供必要的保管条件，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.根据工作需要，向学校档案管理部门提出档案查阅、借阅等利用申请，并配合做好相关服务工作。2.3档案管理人员职责1.认真学习和贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，熟悉学校档案工作规章制度，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管、统计等，确保档案管理工作的规范化、标准化。3.积极开展档案的信息化建设工作，熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，及时录入和更新档案信息，提高档案管理工作效率和服务水平。4.热情接待档案查阅、借阅人员，按照规定办理查阅、借阅手续，提供优质高效的档案利用服务。5.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施加以解决，确保档案的安全和完整。6.参与档案的鉴定、销毁工作，对拟销毁的档案进行认真审核，提出鉴定意见，并按照规定程序办理销毁手续。7.积极参加档案业务培训和学术研究活动，不断提高自身业务素质和工作能力，为学校档案工作发展贡献力量。三、档案的收集与整理3.1收集范围学校档案的收集范围包括以下各类文件材料：1.党群类：学校党组织在工作中形成的各类文件、会议记录、决议、决定、工作计划、总结、统计报表等。2.行政类：学校行政部门在行政管理工作中形成的各类文件、通知、报告、请示、批复、规章制度、会议纪要、统计报表等。3.教学类：学校教学管理、教学研究、教学实践等活动中形成的各类文件、教学计划、教学大纲、教案、课件、试卷、成绩册、实习报告、毕业论文（设计）等。4.科研类：学校科研项目申报、立项、研究、结题等过程中形成的各类文件、科研计划、科研报告、学术论文、著作、专利、科研成果鉴定材料等。5.人事类：学校教职工的招聘、录用、考核、晋升、奖惩、培训、工资福利、退休等方面形成的各类文件、人事档案、劳动合同、考核材料、奖惩文件等。6.学生类：学生的招生、学籍管理、奖惩、毕业等方面形成的各类文件、录取通知书、学籍档案、成绩单、奖惩材料、毕业证书、学位证书等。7.财务类：学校财务预算、决算、收支、资产、审计等方面形成的各类文件、财务报表、会计凭证、账簿、审计报告等。8.基建类：学校基本建设项目的规划、设计、施工、验收等过程中形成的各类文件工程规划许可证、设计图纸、施工许可证、工程变更记录、竣工验收报告等。9.设备类：学校教学、科研、行政等设备的购置、使用、维护、报废等方面形成的各类文件、设备购置计划、合同、验收报告、设备清单、维修记录报废申请等。10.外事类：学校对外交流与合作活动中形成的各类文件、外事协议、邀请函、出访报告、接待记录等。3.2收集要求1.各部门、各单位应按照档案收集范围的要求，及时收集本部门、本单位在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案资料的齐全完整。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体形式符合要求。3.对具有保存价值的电子文件，应同时收集其元数据和相关背景信息，确保电子档案的可读性和可用性。4.各部门、各单位应定期将收集整理好的文件材料移交学校档案管理部门，不得擅自留存或销毁。3.3整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作应按照以下原则进行：1.遵循文件材料的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类整理。2.区分文件材料的不同价值，将具有重要保存价值的文件材料作为重点进行整理和保管。3.便于保管和利用，整理后的档案应便于查找、借阅和统计，符合档案管理的规范化要求。3.4整理方法1.分类：按照档案类别，将收集到的文件材料分为党群类、行政类、教学类、科研类、人事类、学生类、财务类、基建类、设备类、外事类等十大类。每大类下可根据需要进一步细分小类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。编号可采用年度类别顺序号的方式编制，如“2023行政001”表示2023年形成的行政类第1份档案。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者保管期限等内容。编目应准确、清晰，便于查阅和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，不掉页、不压字，便于长期保存。5.上架：将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于查找和管理。四、档案的保管4.1保管条件1.学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗门窗、档案密集架等，为档案保管提供良好的环境条件。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。4.2保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，应定为永久保管。2.长期保管地档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，应定为长期保管。长期保管期限一般为30年。3.短期保管的档案：凡是反映学校短期工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，应定为短期保管。短期保管期限一般为10年。4.3档案的存放与排列1.档案应按照类别、保管期限、年度等顺序进行存放和排列，便于查找和管理。2.纸质档案应存放在档案密集架上，档案密集架应按照编号顺序排列，每个密集架应标明存放档案的类别和范围。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放，确保电子档案的安全。电子档案应按照类别、年度等进行分类存储，建立相应的目录结构，便于查找和利用。4.4档案的清点与检查1.档案管理人员应定期对档案进行清点和检查，确保档案的数量准确、存放有序、安全完好。2.清点和检查内容包括档案的数量、编号、题名、日期、保管期限等，发现问题应及时记录并采取措施加以解决。3.每年应对档案进行一次全面的清查，对清查中发现的问题进行详细记录，并向上级主管部门报告。五、档案的利用5.1利用范围本校各部门、各单位以及教职员工和学生因工作、学习、科研等需要，均可按照规定查阅、借阅学校档案。档案利用范围包括：1.查证有关事实，解决工作、学习、科研等方面的问题。2.编写学校历史、大事记、年鉴、校史等资料。3.开展教学、科研活动，进行学术研究。4.办理职称评定、职务晋升、工资调整、奖惩等手续。5.处理学校及师生员工的有关权益问题。6.其他需要查阅、借阅档案的事项。5.2利用手续1.校内各部门、各单位因工作需要查阅、借阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅、借阅档案的名称、数量、用途等，经本部门、本单位负责人签字同意后，报学校档案管理部门审批。2.教职员工和学生因个人需要查阅、借阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅、借阅档案的名称、数量、用途等，经所在部门、单位负责人签字同意后，报学校档案管理部门审批。3.档案管理部门对查阅、借阅申请进行审核，符合规定的予以批准，并开具《档案查阅借阅凭证》。查阅、借阅人员凭《档案查阅借阅凭证》到档案库房查阅、借阅档案。4.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅、借阅人员应遵守档案管理部门的各项规定，爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、污损等。5.如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复制手续。复制的档案应与原件内容一致，加盖档案管理部门印章后方可有效。5.3利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。登记内容包括查阅、借阅人员姓名、单位、查阅、借阅日期、档案名称、数量、用途、归还日期等。档案利用登记应及时、准确、完整，便于统计和查询。5.4档案的保密1.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案，应严格保密，不得泄露。2.查阅、借阅档案人员应遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。如需摘录、引用档案内容，应经档案管理部门同意，并注明出处。3.档案管理部门应采取必要的保密措施，如对档案库房进行加密、对电子档案进行加密存储等，确保档案信息的安全。六、档案的鉴定与销毁6.1鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、保持历史联系的原则，准确判定档案的价值，确定档案的保管期限和销毁范围。6.2鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由学校分管领导担任组长，档案管理部门负责人、各相关部门负责人等为成员。档案鉴定工作领导小组负责组织开展档案鉴定工作，制定档案鉴定标准和工作方案，对档案鉴定结果进行审核和审批。6.3鉴定方法1.直接鉴定法：档案管理人员应逐件逐页地对档案进行审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判定档案的价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行分析比较，找出其异同点，判断档案的价值大小。3.文件形成规律分析法：根据文件形成的规律和特点，分析档案在不同阶段的价值变化，确定档案的保管期限。6.4销毁程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报档案鉴定工作领导小组审核。2.档案鉴定工作领导小组对《档案销毁申请表》进行审核，签署审核意见。对确无保存价值的档案，批准销毁；对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限。3