合同管理工作制度范本

PAGE合同管理工作制度范本一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，并享有相应的权利和义务，但不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。3.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。4.风险防范原则：加强合同风险评估和防范，确保合同的合法性、有效性和可操作性，避免因合同纠纷给公司造成损失。二、合同管理部门及职责（一）合同管理部门公司设立合同管理委员会（以下简称“管委会”），作为合同管理的决策机构；设立合同管理办公室（以下简称“办公室”），作为合同管理的日常工作机构，办公室设在公司[具体部门名称]。（二）管委会职责1.审议合同管理制度、流程和重大合同事项；2.对合同签订、履行、变更、解除过程中的重大问题进行决策和协调；3.监督合同管理制度的执行情况，对违反制度的行为进行纠正和处理。（三）办公室职责1.负责合同管理制度的制定、修订和解释；2.组织合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等环节的管理工作；3.建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档和保管；4.定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题；5.参与合同纠纷的处理，提供相关法律支持和建议；6.完成管委会交办的其他合同管理工作任务。（四）业务部门职责业务部门是合同的承办部门，负责合同的前期调研、谈判、起草、履行以及与合同相关的业务工作，并配合办公室做好合同管理的其他工作。具体职责如下：1.负责收集、整理与合同签订有关的信息资料，进行市场调研和风险评估；2.按照公司合同审批流程，负责合同的起草、送审、签订和履行工作；3.及时向办公室通报合同履行情况，对合同履行过程中出现的问题提出解决方案，并负责组织实施；4.配合办公室处理合同纠纷，提供相关证据材料和业务说明；5.根据合同管理需要，提供其他必要的协助和支持。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同承办人根据业务需要，在充分调研和风险评估的基础上，起草合同文本。合同文本应符合法律法规和公司要求，明确双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。2.合同承办人将起草好未盖章的合同文本提交本部门负责人审核。部门负责人应从业务角度对合同条款进行审核，重点审查合同的必要性、可行性、合法性以及与公司业务的匹配性，提出审核意见并签字确认。3.合同承办人将经部门负责人审核后的合同送办公室进行法律审核。办公室应从法律角度对合同条款进行审查，重点审查合同的合法性、有效性、完整性以及是否存在法律风险，提出审核意见并签字确认。4.合同承办人根据办公室和部门负责人的审核意见，对合同文本进行修改完善后，提交管委会审议（对于重大合同或涉及金额较大的合同，需提交管委会审议）。管委会应从整体利益和战略角度对合同进行审议，做出决策并签字确认。5.合同承办人根据管委会的审议意见，对合同文本进行最终修改完善后，按照公司印章管理规定，办理合同盖章手续。合同盖章后，由合同承办人负责将合同文本送达对方当事人，并跟踪合同的签订情况。6.合同签订后，合同承办人应及时将合同副本送办公室备案。办公室应按照合同编号、类别、签订时间等进行分类整理，建立合同台账，并将合同电子文档进行归档保存。（二）合同签订注意事项1.合同主体资格审查：合同承办人在签订合同前，应认真审查对方当事人的主体资格、经营范围、资信状况等，确保对方具有签订合同的合法资格和履行合同的能力。对于涉及重大项目或金额较大的合同，必要时可要求对方提供相关资质证明、营业执照副本、法定代表人身份证明书、授权委托书等文件。2.合同条款审查：合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清或歧义条款。对于合同中的重要条款，如标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限等，应进行详细约定，确保双方权利义务明确。同时，应注意审查合同条款是否符合法律法规和行业标准的要求，避免出现违法违规条款。3.合同文本格式审查：合同文本格式应规范、统一，符合公司合同模板的要求。合同文本应使用国家规定的标准格式，采用打印或电子文档形式，不得手写或使用非标准格式文本。合同文本中的字体、字号、排版等应整齐规范，易于阅读和理解。4.合同签订程序审查：合同签订应严格按照公司规定的审批流程进行，未经审批的合同不得签订。合同承办人应确保合同签订过程中各项手续齐全，签字盖章真实有效。对于多页合同文本，应加盖骑缝章，防止合同被篡改。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.合同承办人负责合同的履行跟踪工作，应定期对合同履行情况进行检查和分析，及时掌握合同履行进度和存在的问题。对于合同履行过程中出现的重大问题或异常情况，应及时向本部门负责人和办公室报告。2.办公室应建立合同履行台账，对合同履行情况进行动态跟踪和记录。合同履行台账应包括合同编号、签订时间、履行期限及进度、付款情况、交付情况、验收情况等内容。办公室应定期对合同履行台账进行更新和分析，为合同管理决策提供依据。（二）合同款项支付管理1.合同款项支付应严格按照合同约定执行，并遵循公司资金管理制度和审批流程。合同承办人应根据合同履行进度，及时向财务部门提交付款申请，并提供相关证明材料，如发票、验收报告等。2.财务部门在收到付款申请后应进行审核，重点审查付款申请是否符合合同约定、相关证明材料是否齐全、审批手续是否完备等，并按照公司资金管理制度进行资金安排。对于不符合付款条件的申请，财务部门应及时退回并说明原因。3.付款申请经财务部门审核通过后提交公司领导审批。公司领导应根据公司资金状况和合同履行情况进行审批，确保付款行为合法合规、风险可控。（三）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，合同承办人应及时与对方当事人进行沟通协商，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等条款，并按照合同签订流程进行审批。2.根据变更协议的内容，合同承办人应及时对合同台账进行更新，并通知相关部门做好相应的调整工作。如涉及合同款项支付的变更，应按照合同款项支付管理规定办理变更手续。（四）合同解除管理1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，合同承办人应及时与对方当事人进行沟通协商，并签订书面解除协议。解除协议应明确解除的原因、时间、双方权利义务的处理等条款，并按照合同签订流程进行审批。2.根据解除协议的内容，合同承办人应及时对合同台账进行更新，并通知相关部门做好相应的善后工作。如涉及合同款项支付的处理，应按照合同款项支付管理规定办理结算手续。五、合同档案管理（一）合同档案收集合同签订后，合同承办人应及时将合同副本及相关资料送办公室归档。归档资料应包括合同文本、审批文件、补充协议、往来信函、会议纪要、验收报告、发票等与合同履行有关的所有文件资料。（二）合同档案整理办公室应按照合同编号、类别、签订时间等对合同档案进行分类整理，建立合同档案目录，并将合同电子文档进行备份保存。合同档案应按照一份合同一个档案盒的原则进行装订成册，确保档案资料完整、整齐、规范。（三）合同档案保管1.办公室应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施等，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照国家档案管理规定进行保管，保管期限根据合同性质和重要程度确定。一般合同档案保管期限为[X]年，重要合同档案保管期限为[X]年或永久保存。3.在合同档案保管期限届满后，办公室应按照档案销毁程序进行鉴定和销毁。销毁合同档案时，应填写《合同档案销毁清单》，经办公室负责人审核、公司领导批准后进行销毁，并确保销毁过程的记录完整可查。（四）合同档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到办公室办理查阅手续。2.办公室应对查阅申请进行审核，根据申请查阅人员的身份和查阅目的，确定是否允许查阅以及查阅的范围和方式。对于涉及公司商业秘密或重要信息的合同档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播或泄露档案内容。3.查阅合同档案时，查阅人员应在办公室指定的地点进行查阅，并在查阅记录上签字确认。查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还办公室，由办公室工作人员进行核对和整理。六、合同纠纷处理（一）纠纷预警合同承办人在合同履行过程中应密切关注合同履行情况和对方当事人的动态，及时发现可能引发合同纠纷的潜在风险，并向办公室报告。办公室应根据报告情况，对合同纠纷风险进行评估和预警，必要时启动合同纠纷应急处理机制。（二）纠纷处理流程1.合同纠纷发生后，合同承办人应及时收集、整理与纠纷有关的证据材料，并向本部门负责人和办公室报告。办公室应组织相关人员对纠纷情况进行分析研究，制定纠纷处理方案。2.根据纠纷处理方案需要，办公室可会同业务部门、法务部门等相关人员与对方当事人进行沟通协商，争取通过友好协商解决纠纷。在协商过程中应注意保留相关记录，如会议纪要、往来信函等。3.如协商无法解决纠纷，办公室应及时启动法律程序，委托律师事务