双告知认领工作制度

PAGE双告知认领工作制度一、总则（一）目的为加强公司/组织内部管理，规范工作流程，确保各项工作任务得到及时、准确的处理和落实，提高工作效率和质量，特制定本双告知认领工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各岗位工作人员。（三）基本原则1.责任明确原则：明确各项工作的责任主体，确保工作任务有人负责、有人跟进。2.及时准确原则：工作信息的传递要及时、准确，避免因信息不畅导致工作延误或失误。3.高效协作原则：各部门、各岗位之间要密切协作，形成高效的工作合力，共同推进工作顺利开展。4.监督考核原则：建立健全监督考核机制，对工作任务的执行情况进行跟踪检查和考核评价，确保制度有效执行。二、双告知认领程序（一）告知环节1.任务发起公司/组织内各部门根据工作需要，发起工作任务。任务发起部门应填写《工作任务告知单》，详细说明任务的背景、内容、要求、完成时间等信息。《工作任务告知单》应经部门负责人审核签字后，提交至综合管理部门。2.任务分配综合管理部门收到《工作任务告知单》后，进行任务梳理和分析。根据各部门职责和人员分工，将任务分配至相关部门或岗位，并填写《工作任务分配告知单》。《工作任务分配告知单》应明确任务承接部门或岗位、任务内容、完成时间等信息，并经综合管理部门负责人审核签字后，发送至任务承接部门或岗位。3.首次告知任务承接部门或岗位收到《工作任务分配告知单》后，应及时确认任务信息。如对任务内容、要求等有疑问，应在[X]个工作日内与综合管理部门沟通协调。任务承接部门或岗位确认任务信息后，应在任务分配后的[X]个工作日内，向综合管理部门反馈任务承接情况，填写《任务承接反馈告知单》。反馈内容包括任务承接人、联系方式、预计完成时间等信息。（二）认领环节1.任务认领任务承接部门或岗位的工作人员根据《任务承接反馈告知单》中的任务信息，在规定时间内进行任务认领。工作人员应填写《工作任务认领单》，明确任务的具体执行计划、时间节点、责任人等信息。《工作任务认领单》应经部门负责人审核签字后，提交至综合管理部门备案。2.二次告知综合管理部门收到《工作任务认领单》后，对任务认领情况进行汇总和整理。如发现任务认领存在问题或需要调整，应及时与任务承接部门或岗位沟通协调，并重新分配任务。综合管理部门将任务认领情况反馈至任务发起部门，填写《任务认领情况告知单》。告知单应包括任务认领部门或岗位、任务执行计划、时间节点等信息，以便任务发起部门了解任务进展情况。三、工作流程及要求（一）任务执行1.任务承接人按照《工作任务认领单》中的执行计划和时间节点，认真组织开展工作。在工作过程中，应及时记录工作进展情况，遇到问题或困难应及时向部门负责人汇报，并寻求解决方案。2.部门负责人应加强对任务执行情况的监督和指导，定期检查任务进展情况，协调解决工作中出现的问题。如发现任务执行存在偏差或延误，应及时采取措施进行纠正和调整。（二）进度跟踪1.综合管理部门负责对各项工作任务的执行进度进行跟踪检查。通过定期收集任务承接部门或岗位的工作进展报告、实地检查等方式，及时掌握任务执行情况。2.任务执行过程中，如出现任务变更、延误等情况，任务承接部门或岗位应及时填写《工作任务变更告知单》或《工作任务延误告知单》，详细说明变更或延误的原因、预计完成时间等信息，并提交至综合管理部门。3.综合管理部门收到《工作任务变更告知单》或《工作任务延误告知单》后，应及时进行审核和评估。如变更或延误情况合理，应协调相关部门或岗位进行调整；如不合理，应要求任务承接部门或岗位说明原因，并督促其按照原计划执行任务。（三）结果反馈1.任务完成后，任务承接部门或岗位应及时进行总结和验收。填写《工作任务完成情况报告》，详细说明任务完成情况、取得的成果、存在的问题及改进措施等信息。2.《工作任务完成情况报告》应经部门负责人审核签字后，提交至综合管理部门。综合管理部门对任务完成情况进行审核和评估，如任务完成质量符合要求，应组织相关部门或岗位进行验收；如不符合要求，应要求任务承接部门或岗位进行整改，直至验收合格。3.任务验收合格后，综合管理部门将任务完成情况反馈至任务发起部门，填写《任务完成情况告知单》。告知单应包括任务完成部门或岗位、任务完成情况、验收结果等信息，以便任务发起部门了解任务最终完成情况。四部门职责（一）任务发起部门职责1.负责提出工作任务需求，填写《工作任务告知单》，明确任务的背景、内容、要求、完成时间等信息。2.对任务承接部门或岗位的工作进展情况进行跟踪和监督，及时协调解决工作中出现的问题。3.参与任务的验收工作，对任务完成情况进行评价和反馈。（二）综合管理部门职责1.负责接收、梳理和分配工作任务，填写《工作任务分配告知单》和《任务认领情况告知单》。2.对各项工作任务的执行进度进行跟踪检查，及时掌握任务执行情况。3.协调解决任务执行过程中出现的部门间沟通协调问题，确保工作顺利开展。4.组织任务的验收工作，对任务完成情况进行审核和评估。5.负责双告知认领工作制度的宣传、培训和解释工作，确保制度有效执行。（三）任务承接部门或岗位职责1.负责接收《工作任务分配告知单》，及时确认任务信息，并在规定时间内反馈任务承接情况。2.根据《工作任务认领单》中的执行计划和时间节点，认真组织开展工作，确保任务按时、高质量完成。3.定期向综合管理部门汇报工作进展情况，及时反馈工作中出现的问题和困难。4.配合综合管理部门做好任务的验收工作，提供相关资料和数据。五、监督与考核（一）监督机制1.建立健全双告知认领工作监督机制，综合管理部门定期对工作任务的执行情况进行检查和通报。2.设立监督举报电话和邮箱，接受公司/组织内全体员工对工作任务执行过程中存在的问题进行监督举报。对举报情况进行及时核实和处理，并将处理结果反馈给举报人。（二）考核办法1.制定双告知认领工作考核办法，将工作任务的执行情况纳入部门和个人绩效考核体系。2.考核内容包括任务承接情况、任务执行进度、任务完成质量、沟通协调情况等方面。3.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励；对未完成任务或工作质量不高的部门和个人进行批评教育，并视情节轻重给予相应的处罚。六、信息管理（一）信息收集1.各部门和岗位在工作任务执行过程中，应及时收集和整理相关信息，包括任务发起文件、任务分配记录、任务执行报告、任务变更记录、任务延误记录、任务完成情况报告等。2.信息收集应确保真实、准确、完整，能够反映工作任务的全过程。（二）信息存储1.建立双告知认领工作信息管理系统，对收集到的信息进行集中存储和管理。信息管理系统应具备信息录入、查询、统计、分析等功能，方便工作人员随时查阅和使用。2.对重要信息应进行备份，防止信息丢失或损坏。（三）信息共享1.根据工作需要，授权相关人员可以查阅和使用双告知认领工作信息管理系统中的信息。2.建立信息共享机制，促进各部门和岗位之间的信息交流和沟通，提高工作效率和协同能力。七、培训与宣传（一）培训计划1.制定双告知认领工作培训计划，定期组织开展培训活动。培训内容包括制度解读、工作流程、操作规范、沟通技巧等方面。2.培训对象包括公司/组织内各部门负责人、任务承接人及相关工作人员。（二）培训方式1.采用集中授课、案例分析、现场演示、模拟操作等多种培训方式，提高培训效果。2.鼓励员工自主学习，提供相关学习资料和在线学习平台，方便员工随时学习和交流。（三）宣传推广1.通过公司/组织内部网站、宣传栏、工作群等渠道，广泛宣传双告知认领工作制度的目的、意义、内容和