办公厅采购工作制度

PAGE办公厅采购工作制度一、总则（一）目的为了规范办公厅采购工作流程，加强采购管理，提高采购效率，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，保障办公厅各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于办公厅内部所有采购活动，包括办公用品、设备、服务等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受内部监督和相关部门的检查。3.公平公正原则：对待所有供应商应公平公正，不偏袒任何一方，确保竞争环境公平。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构办公厅成立采购领导小组，由办公厅领导班子成员组成。采购领导小组负责审议重大采购事项，决策采购政策和方向，协调采购工作中的重大问题。（二）采购执行部门办公厅设立专门的采购办公室，作为采购执行部门。采购办公室负责具体采购工作的组织实施，包括采购需求的收集与整理、采购计划的制定与执行、供应商的选择与管理、采购合同的签订与履行等。采购办公室配备专业的采购人员，采购人员应具备良好的职业道德、专业知识和业务能力。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购需求的合理性和准确性负责。需求部门应配合采购执行部门做好采购相关工作，如提供技术支持、参与供应商考察等。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的安全和合理使用。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购行为的公正性以及采购资金的使用效益等，对发现的问题提出整改意见并监督整改落实情况。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据办公厅年度工作计划和实际需求，结合上一年度采购情况，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保采购预算与办公厅财务状况相适应。同时，应充分考虑采购项目的必要性和可行性，避免盲目采购和重复采购。3.采购预算编制完成后，经财务部门审核、采购领导小组审议通过后，报办公厅领导批准执行。（二）预算执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序办理预算调整手续。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情况之一的，可以申请预算调整：国家政策法规发生重大变化，导致采购项目必须进行调整的；办公厅工作任务发生重大变化，需要增加或减少采购项目的；因不可抗力因素，如自然灾害、市场价格大幅波动等，导致原采购预算无法执行的。2.预算调整申请应包括调整的原因、调整的内容、调整的金额等，并附相关证明材料。预算调整申请经采购执行部门提出、财务部门审核、采购领导小组审议通过后，报办公厅领导批准执行。四、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据工作需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、技术参数、交货时间、售后服务等内容，并签字盖章。2.《采购需求申请表》应经需求部门负责人审核签字后，提交给采购执行部门。（二）采购计划制定1.采购执行部门收到《采购需求申请表》后，对采购需求进行汇总整理，并结合采购预算和库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划经采购执行部门负责人审核签字后，报采购领导小组审批。采购领导小组应根据采购需求的合理性、采购预算的可行性等因素进行审批，并签署审批意见。（三）供应商选择与管理1.供应商征集：采购执行部门通过多种渠道广泛征集供应商，建立供应商信息库。供应商信息库应包括供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、联系方式等内容。2.供应商筛选：采购执行部门根据采购项目的要求，从供应商信息库中筛选出符合条件且具有良好信誉的供应商作为潜在供应商。对于重要采购项目，采购执行部门可以组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、产品质量、售后服务等情况。3.供应商评估与选择：采购执行部门组织相关人员对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面。根据评估结果，按照公平公正、择优选择的原则，确定中标供应商或成交供应商。4.供应商管理：采购执行部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。同时，应建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（四）采购合同签订1.采购执行部门根据采购计划和供应商选择结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同文本提交给财务部门、审计部门等相关部门进行审核。财务部门主要审核合同的付款方式、付款时间等是否符合财务规定；审计部门主要审核合同的条款是否合法合规、是否存在风险等。相关部门审核通过后，采购执行部门方可与供应商签订采购合同。3.采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同要求做好相关工作。（五）采购验收1.采购物资或服务到货后，采购执行部门应及时通知需求部门进行验收。需求部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准对采购物资或服务进行验收。2.验收内容包括采购物资或服务的数量、规格、质量、性能等方面。验收合格后，需求部门应填写《采购验收单》，并签字盖章。验收不合格的，需求部门应及时通知采购执行部门与供应商协商解决，如协商不成，可按照合同约定追究供应商的违约责任。3.采购执行部门应将《采购验收单》及时提交给财务部门，作为支付采购款项的依据。（六）采购付款1.财务部门根据采购合同和《采购验收单》，审核采购款项的支付申请。审核通过后，按照合同约定的付款方式和付款时间支付采购款项。2.采购款项支付过程中，财务部门应严格遵守财务管理制度，确保资金支付安全。对于大额采购款项的支付，应按照规定的审批程序进行审批。五、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物、服务的单项或批量采购金额达到规定标准以上的；采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规的规定进行操作，确保招标过程公开、公平、公正。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应选择不少于三家符合条件的供应商作为被邀请对象，并向其发出投标邀请书。邀请招标的程序和要求与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与多家供应商进行谈判，从中择优选择成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应按照规定的程序与供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购所需物资或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照规定的程序进行审批，确保采购行为合法合规。采购人与供应商应就采购价格、质量、服务等事项进行协商，达成一致意见后签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单，要求其报价，然后从中选择成交供应商的采购方式。2.询价适用于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.询价应成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成。询价小组应向不少于三家供应商发出询价单，要求其在规定的时间内报价。询价小组根据供应商的报价情况，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。六、采购监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购行为的公正性以及采购资金的使用效益等。审计部门可以通过查阅采购文件、合同、发票、验收记录等资料，检查采购活动是否按照规定的程序进行，是否存在违规操作、弄虚作假等问题。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金专款专用，防止资金挪用、浪费等现象的发生。财务部门可以通过审核采购预算、采购合同、付款申请等，检查采购资金的使用是否符合财务规定。3.采购执行部门应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的管理和监督，规范采购人员的行为。采购执行部门应定期对采购人员进行培训和考核，提高采购人员的业务水平和职业道德素质。（二）外部监督1.采购活动应接受国家有关部门的监督检查，如财政部门、审计部门、监察部门等