乡镇资料室工作制度

PAGE乡镇资料室工作制度一、总则（一）目的为加强乡镇资料室的管理，规范资料的收集、整理、保管和利用，充分发挥资料室在乡镇工作中的信息支持作用，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇资料室内各类资料的管理工作，包括但不限于文件、档案、图书、报刊、电子资料等。（三）基本原则1.真实性原则：资料应真实反映乡镇工作的实际情况，确保资料的可靠性。2.完整性原则：全面收集与乡镇工作相关的各类资料，保证资料的完整性。3.规范性原则：资料的整理、保管和利用应遵循统一的规范和标准，确保工作的有序进行。4.保密性原则：对于涉及乡镇机密的资料，应严格保密，防止信息泄露。二、资料收集（一）收集范围1.上级文件：包括党中央、国务院及各级党委、政府下发的与乡镇工作相关的文件、政策法规、指示精神等。2.乡镇内部文件：乡镇党委、政府及各部门形成的各类文件、会议纪要、工作计划、工作总结等。3.业务资料：与乡镇各项业务工作相关的资料，如农业农村工作、民政工作、计划生育工作、安全生产工作等方面的资料。4.统计数据：乡镇的经济社会发展统计数据、人口统计数据、各类专项统计数据等。5.图书报刊：订阅的各类与乡镇工作相关的图书、报刊杂志。6.电子资料：通过网络收集的与乡镇工作相关的电子文档、图片、音频、视频等资料。（二）收集渠道1.主动收集：资料管理人员定期到上级部门、相关单位收集文件资料；关注各类政府网站、新闻媒体，及时下载与乡镇工作相关的电子资料。2.部门报送：乡镇各部门按照规定定期向资料室报送本部门形成的文件资料、业务资料等。3.社会征集：鼓励社会各界人士向资料室捐赠与乡镇历史文化、经济社会发展等相关的资料。（三）收集要求1.及时收集：资料管理人员应及时关注资料的产生和发布，确保资料收集的及时性，避免重要资料遗漏。2.准确收集：对收集到的资料进行认真核对，确保资料的内容准确无误，避免虚假信息进入资料室。3.完整收集：收集资料时应注意资料的完整性，包括文件的原件及相关附件、统计数据的原始报表及分析报告等。三、资料整理（一）分类标准1.按年度分类：将资料按年份进行分类，便于查找和管理。2.按部门分类：根据资料的形成部门，将资料分为乡镇党委、政府办公室、各业务部门等类别。3.按资料类型分类：将资料分为文件、档案、图书、报刊、电子资料等不同类型。（二）整理方法1.文件整理：对收集到的文件进行编号、登记，按照分类标准进行分类存放。对于重要文件，应建立文件目录索引，方便查找。2.档案整理：按照档案管理的相关规定，对档案进行立卷、归档。档案应包括纸质档案和电子档案，确保两者内容一致。3.图书报刊整理：对图书报刊进行分类上架，建立图书报刊目录，记录图书报刊的名称、作者、出版社、出版时间等信息。4.电子资料整理：对电子资料进行分类存储，建立电子资料索引，注明资料的名称、来源、存储位置等信息。同时，定期对电子资料进行备份，防止数据丢失。（三）整理要求1.规范整理：资料的整理应严格按照分类标准和整理方法进行，确保整理工作的规范性。2.清晰准确：整理后的资料应分类清晰、编号准确、目录索引完整，便于查找和利用。3.定期整理：资料管理人员应定期对新收集的资料进行整理，确保资料室的资料始终保持整齐有序。四、资料保管（一）保管环境1.库房要求：资料室应设立专门的库房，库房应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等。2.温湿度控制：库房内的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.照明要求：库房内的照明应采用无紫外线的灯具，避免资料因光照而褪色、老化。（二）保管方式1.纸质资料保管：纸质资料应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。对于珍贵的纸质资料，应采取特殊的保护措施，如使用密封袋、防潮纸等进行包装。2.电子资料保管：电子资料应存储在专用的服务器或存储设备中，并进行定期备份。备份数据应存放在不同的物理位置，以防止数据丢失。同时，应建立电子资料的访问权限管理制度，确保数据的安全性。3.图书报刊保管：图书报刊应存放在书架上，按照分类顺序排列整齐，并定期进行盘点，确保图书报刊的数量和完整性。（三）保管要求1.安全保管：资料管理人员应加强对资料室的安全管理，定期检查库房的安全设施，确保资料的安全。2.定期盘点：资料管理人员应定期对资料进行盘点，核对资料的数量、种类和存放位置，确保资料的账实相符。3.维护保养：对保管的资料应进行定期的维护保养，如对纸质资料进行除尘、消毒，对电子资料进行病毒查杀等，确保资料的质量。五、资料利用（一）利用范围1.乡镇内部利用：为乡镇党委、政府及各部门的决策、工作指导、业务开展等提供信息支持。2.社会利用：为乡镇辖区内的居民、企业、社会组织等提供与乡镇工作相关的信息服务。（二）利用方式1.查阅：乡镇内部人员和社会人员可根据需要到资料室查阅相关资料。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅：对于重要资料或不宜公开查阅的资料，可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]天，借阅人应妥善保管资料，不得转借他人，不得在资料上涂改、损坏。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供资料的复制服务。复制资料时应注明复制时间、复制人、复制内容等信息，并按照规定收取复制费用。（三）利用要求1.遵守规定：利用者应遵守资料室的各项规章制度，爱护资料，不得擅自将资料带出资料室或进行其他违规行为。2.登记备案：资料管理人员应对资料的利用情况进行详细登记备案，包括查阅、借阅、复制等情况，以便对资料的利用情况进行统计和分析。3.信息反馈：利用者在利用资料后，应及时向资料管理人员反馈资料的使用效果和存在的问题，以便资料管理人员对资料室的工作进行改进。六、人员职责（一）资料管理人员职责1.资料收集：负责按照收集范围和渠道，及时、准确地收集各类资料。2.资料整理：对收集到的资料进行分类、编号、登记、立卷、归档等整理工作。3.资料保管：负责资料室的日常管理，确保资料的安全保管，定期对资料进行盘点和维护保养。4.资料利用服务：为利用者提供查阅、借阅、复制等资料利用服务，做好利用情况的登记备案工作。5.资料室建设：根据乡镇工作的需要，不断完善资料室的资料种类和数量，提高资料室的服务水平。（二）部门负责人职责1.督促指导：督促本部门及时向资料室报送相关资料，并对资料的报送质量进行指导。2.协调沟通：协调本部门与资料室之间的工作关系，及时解决资料收集、整理、利用过程中出现的问题。3.资料利用审核：对本部门利用资料室资料的情况进行审核，确保资料的合理利用。（三）乡镇领导职责1.政策支持：为资料室的建设和发展提供政策支持，保障资料室工作的顺利开展。2.资源调配：协调乡镇各部门，为资料室提供必要的人力、物力、财力资源支持。3.监督检查：定期对资料室的工作进行监督检查，确保资料室工作制度的有效执行。七、监督与考核（一）监督机制1.成立由乡镇领导、各部门负责人和资料管理人员组成的资料室工作监督小组，定期对资料室的工作进行检查。2.监督小组应重点检查资料的收集、整理、保管和利用情况，以及资料室工作制度的执行情况。3.对于检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核办法1.制定资料室工作考核指标体系，对资料管理人员的工作进行量化考核。考核指标包括资料收集的及时性和完整性、资料整理的规范性、资料保管的安全性、资料利用的服务质量等方面。2.考核周期为每年一次，考核结果分为优秀、合格、不合格三个等级。