档案审计厅档案工作制度

PAGE档案审计厅档案工作制度一、总则（一）目的为加强档案审计厅档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在审计工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本厅实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案审计厅机关各部门及所属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案审计厅档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映审计工作实际情况，数据准确可靠。3.安全保密原则：加强档案安全保密措施，防止档案丢失、损坏、泄密。4.方便利用原则：建立健全档案管理制度，提高档案利用效率，为审计工作提供便捷服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门档案审计厅设立专门的档案管理部门，负责本厅档案的统一管理工作。（二）档案管理人员职责1.档案收集：负责接收、征集各类档案资料，确保档案的齐全完整。2.档案整理：按照档案整理规范，对档案进行分类、编号、编目等整理工作。3.档案保管：做好档案库房的安全管理工作，确保档案实体安全。4.档案利用：为审计人员提供档案查阅、借阅服务，做好利用登记工作。5.档案鉴定：定期对档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后进行处理。6.档案统计：负责档案数量、利用情况等统计工作，及时上报相关数据。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.审计项目档案：包括审计通知书、审计工作方案、审计证据、审计工作底稿、审计报告等。2.行政管理档案：包括本厅制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、人事档案等。3.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。4.其他档案：与审计工作相关的各类文件、资料、图表等。（二）归档要求1.归档时间：各类档案应在形成后及时归档，一般应在次年上半年完成上一年度档案的归档工作。2.归档质量：归档文件应齐全完整、真实准确、字迹清晰、签字盖章手续完备。3.归档整理：按照档案分类方案进行整理，编制归档文件目录，装订成册。四、档案的整理与分类（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.年度分类法：将档案按年度分开，每个年度内再按机构、问题等进行分类。2.机构分类法：按本厅内部机构设置进行分类，每个机构下再按年度、问题等分类。3.问题分类法：按审计业务类型、行政管理事项等进行分类，每个问题下再按年度、机构等分类。（三）编号规则档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，便于档案的管理和查找。编号一般包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）代码、顺序号等。（四）编目要求1.编制归档文件目录：目录应包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。2.编制卷内文件目录：卷内文件目录应置于卷首，包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。3.编制备考表：备考表应置于卷尾，说明卷内文件的整理情况、缺损情况等。五、档案的保管与保护（一）保管场所档案审计厅应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。（三）档案上架档案应按照编号顺序上架存放，便于查找和管理。（四）安全检查定期对档案库房进行安全检查，发现问题及时处理，并做好检查记录。（五）档案保护措施1.防潮措施：控制库房湿度，防止档案受潮发霉。2.防虫措施：定期投放防虫药，防止档案被虫蛀。3.防火措施：配备消防设备，严禁在库房内吸烟和使用明火。4.防盗措施：安装防盗门窗、监控设备等，确保档案安全。六、档案的利用与服务（一）利用范围本厅工作人员因工作需要可查阅、借阅档案；外单位因工作需要查阅档案，应按规定办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案查阅服务，并做好查阅登记。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，特殊情况需延长的，应办理续借手续。（三）利用登记对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称、档号等。（四）档案复制因工作需要复制档案的，应经档案管理部门负责人批准，并做好复制登记。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则依据国家有关规定和本厅档案保管期限表，对档案进行定期鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干等组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定其保存价值。2.综合鉴定法：结合档案的形成时间、内容、来源、利用情况等因素，综合判断其保存价值。（四）保管期限划分档案保管期限分为永久、长期、短期三种。永久保管的档案是指反映本厅主要职能活动和历史面貌的，对本厅工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指反映本厅一般工作活动，在较长时间内对本厅工作有查考利用价值的档案；短期保管的档案是指反映本厅一般工作活动，在较短时间内对本厅工作有查考利用价值的档案。（五）销毁程序1.编制销毁清册：对已鉴定无保存价值的档案，编制销毁清册，注明档案名称、档号、数量、保管期限等。2.审批：销毁清册经档案鉴定小组审核，报档案管理部门负责人批准。3.销毁：由两人以上在指定地点进行销毁，并在销毁清册上签字。4.监销：档案管理部门应派人对销毁过程进行监销，确保销毁工作彻底、安全。八、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理部门应定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，及时上报相关数据。（二）移交工作1.