档案宣传与日常工作制度

PAGE档案宣传与日常工作制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。同时，通过有效的档案宣传工作，提高全体员工对档案重要性的认识，促进档案工作与日常工作的紧密结合，特制定本档案宣传与日常工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则公司档案工作实行统一领导，由综合管理部负责集中管理公司各类档案，并对各部门档案工作进行监督和指导。各部门负责本部门档案的收集、整理、保管和提供利用等工作。2.完整准确、系统安全原则档案管理应保证档案内容的完整性、准确性，维护档案的系统性，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案宣传工作（一）宣传目标1.提高全体员工对档案重要性的认识，增强档案意识，使员工了解档案在公司发展、业务开展、权益维护等方面的作用。2.普及档案管理基本知识，让员工掌握档案形成、收集、整理、保管等环节的要求和方法，促进员工在日常工作中自觉做好档案工作。3.营造良好的档案工作氛围，使档案工作得到全体员工的理解、支持与配合，形成全员参与档案管理的工作局面。（二）宣传内容1.档案法律法规宣传国家和地方有关档案管理的法律法规，如《中华人民共和国档案法》等，让员工了解档案工作的法律要求，增强依法做好档案工作的意识。2.公司档案管理制度详细解读公司制定的档案管理制度，包括档案分类标准、归档范围、保管期限、借阅规定等，使员工熟悉公司档案工作的具体要求。3.档案工作流程介绍档案从形成到利用的各个环节的工作流程，如文件材料的收集、整理、装订、编目、上架，档案的查阅、借阅、归还等，让员工清楚档案工作的操作规范。4.档案利用案例通过实际案例展示档案在公司决策、业务拓展、解决纠纷、历史研究等方面的重要作用，使员工直观感受档案的价值。（三）宣传方式1.内部培训定期组织档案管理知识培训，邀请专业人员或档案管理人员进行授课。培训内容根据不同岗位需求进行设置，如新员工入职培训重点介绍档案基础知识和公司档案管理制度；针对业务部门人员，培训如何在日常工作中做好文件材料的收集和整理；对兼职档案员，进行档案整理、编目等技能培训。培训方式可采用集中授课、现场演示、互动交流等，确保培训效果。2.宣传资料发放制作档案宣传手册、海报、宣传单页等资料，内容涵盖档案法律法规、公司档案管理制度、档案工作流程、档案利用案例等。将宣传资料发放到各部门办公室，放置在显眼位置，供员工随时查阅；在公司内部宣传栏张贴海报，宣传档案工作的重要性和相关知识。3.线上宣传利用公司内部网站、微信公众号等平台开设档案宣传专栏，定期发布档案管理知识、工作动态、法律法规解读等内容；制作档案管理短视频，以生动形象的方式展示档案工作流程和档案利用案例，方便员工在碎片化时间学习；通过公司内部邮件系统向全体员工发送档案宣传邮件，推送重要的档案管理信息和知识。4.专题活动举办档案知识竞赛、征文比赛等专题活动，鼓励员工积极参与。通过活动，激发员工学习档案知识的积极性，加深对档案工作的理解和认识；在公司内部开展档案工作先进个人评选活动，对在档案工作中表现突出的员工进行表彰和奖励，树立榜样，带动全体员工做好档案工作。三、档案日常工作制度（一）档案形成与收集1.各部门在工作活动中形成的各种文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、照片、录音录像等，均应按照公司档案管理制度的要求进行收集。2.文件材料形成后，承办人员应及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料收集齐全，并进行初步整理，确保文件材料的完整、准确。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，承办部门应指定专人负责收集，确保文件材料的全面性和系统性。（二）档案整理1.档案管理人员应按照公司档案分类标准对收集到的文件材料进行分类整理。分类应科学合理，便于查找和利用。2.纸质文件材料应进行装订、编页、编目等整理工作。装订应牢固整齐，不掉页、不压字；编页应准确无误，标明页号；编目应包括文件编号、责任者、题名、日期、页号等项目，确保目录清晰、准确。3.电子文件应按照电子档案管理要求进行整理，确保文件格式规范、元数据齐全、存储安全。电子文件应与纸质文件相对应，建立准确的关联关系。（三）档案保管1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.根据档案的保管期限和重要程度，对档案进行分区存放。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。同时，应建立电子档案存储系统的安全防护机制，防止电子档案被篡改、删除或泄露。（四）档案借阅1.因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等内容，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门根据审批情况，办理档案借阅手续。借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅档案时，档案管理人员应向借阅人员当面清点档案数量，并告知借阅人员档案的保管要求和注意事项。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、摘录、销毁档案。4.借阅档案仅限在公司内部使用，如需带出公司，应经档案管理部门负责人批准，并办理相关登记手续，确保档案的安全。（五）档案利用1.档案管理部门应积极主动地为公司各部门提供档案利用服务，根据工作需要及时准确地提供档案资料。2.各部门在利用档案时，应严格遵守档案管理制度，不得擅自扩大档案利用范围，不得将档案用于非工作目的。3.档案利用后，利用部门应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究相关人员的责任。（六）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，鉴定工作应由档案管理人员、业务部门人员和公司领导组成的鉴定小组共同进行。2.鉴定小组应根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐卷、逐件鉴定，确定档案的存毁。对仍有保存价值的档案，应继续保管；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。3.《档案销毁清册》应经公司领导审批后，方可进行档案销毁。档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。四、监督与考核（一）监督检查1.综合管理部负责对公司各部门档案工作进行定期监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等工作的执行情况。2.监督检查可采用实地查看、查阅档案、询问相关人员等方式进行。对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。3.各部门应积极配合综合管理部的监督检查工作，如实提供档案工作相关资料和情况，不得拒绝或隐瞒。（二）考核评价1.建立档案工作考核评价机制，对各部门档案工作进行量化考核。考核内容包括档案管理制度执行情况、档案工作质量、档案利用效果等方面。2.考核评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对档案工作考核评价为