《基层司法所案卷归档统一规范(试行版)》印发

《基层司法所案卷归档统一规范(试行版)》印发各区县司法局，市辖各街道、镇司法所：为进一步推进基层司法所规范化建设，夯实司法行政基层基础工作，提升案卷管理标准化精细化水平，切实发挥案卷归档工作在规范执法执业、留存工作记录、防范履职风险、服务业务开展中的基础性作用，结合我市基层司法所工作实际，制定本统一规范，现印发，请严格遵照执行。本规范适用于全市所有乡镇、街道基层司法所各类业务案卷的整理、归档、保管、利用工作，基层司法所所有业务工作开展过程中形成的，具有保存利用价值的文字、图表、声像、电子数据等各类载体材料，均应当纳入归档范围，具体划分为九类业务案卷：一是人民调解案卷，涵盖各类民间纠纷、重大疑难纠纷调解全流程形成的所有材料，包括当事人申请、受理、调查、调解、协议履行回访各环节材料；二是社区矫正案卷，实行一人一档，涵盖社区矫正对象从接收、监管、教育、奖惩到解除终止矫正的全部流程材料；三是安置帮教案卷，实行一人一档，涵盖刑满释放、解除社区矫正人员衔接登记、帮教帮扶、身份变动到解除帮教全流程材料；四是法律援助案卷，涵盖法律援助初审、接收申请、资格审查、决定指派、协助办理全过程形成的材料；五是合法性审查案卷，涵盖协助镇人民政府、街道办事处审查规范性文件、各类经济民事合同、村（社区）自治章程等事项形成的全部材料；六是普法依法治理案卷，涵盖组织开展主题普法宣传、重点对象学法、法治创建、法治文化建设等活动形成的计划、通知、台账、总结、宣传素材等材料；七是基层法律服务案卷，涵盖接待群众法律咨询、代书法律文书、协助办理公证仲裁、引导诉讼维权等服务形成的登记材料、记录材料；八是信访参与案卷，涵盖接待群众涉法涉诉信访、参与信访积案法治化解、参与重大信访事项处置形成的全部材料；九是其他业务案卷，涵盖基层司法所参与基层法治建设、承接专项工作形成的具有保存价值的材料。案卷归档坚持“一案一卷、一人一档、谁办理谁归档、办结即归档”的原则，同一业务事项办结后及时立卷，同一事项多次办理的按办理次数分别组卷，同一事项跨年度办理的，归入事项办结年度归档，跨多个办理阶段未办结的，全部办结后统一组卷归档，不得将同类不同事项合并组卷，不得零散存放未归档材料。案卷材料排序按不同业务类别统一规范：人民调解案卷排序依次为：统一制式案卷封面、人民调解申请书（或口头申请登记记录）、当事人主体资格及身份证明材料、人民调解受理通知书、各类证据材料（含当事人提交的书证复印件、物证照片、承办人调查笔录、现场勘验记录、专家咨询意见等）、调解调查记录、现场调解记录、人民调解协议书（或终止调解通知书）、协议履行情况回访记录、卷内备考表、封底。社区矫正一人一卷排序依次为：档案封面、社区矫正对象基本信息登记表、原判人民法院判决书、执行通知书、假释裁定书、出监（所）鉴定表、社区矫正宣告书、社区矫正告知书、接受社区矫正保证书、矫正小组组成材料、个别教育矫正方案、日常报到登记记录、社区矫正对象思想汇报、集中教育学习记录、公益活动服务记录、外出请假审批材料、居住地变更审批材料、警告惩处审批材料、表扬奖励审批材料、减刑建议材料、解除社区矫正宣告书、解除社区矫正证明书、解除社区矫正通知书、社区矫正对象安置帮教衔接材料、其他需留存的特殊情况材料、卷内备考表。安置帮教一人一卷排序依次为：档案封面、刑满释放人员信息衔接登记表、个人基本信息表、重点帮教对象审批表、帮教安置协议书、日常帮教走访记录、帮扶救助申请审批材料、就业指导培训记录、身份信息变动材料、解除帮教审批记录、其他留存材料、卷内备考表。法律援助初审案卷排序依次为：档案封面、法律援助申请表、申请人身份证明材料、经济困难状况证明材料、案件相关证据材料、法律援助初审审查表、给予法律援助决定书（或不予法律援助决定书）、送达回证、备考表。合法性审查案卷排序依次为：送审单位送审单、送审的文件文本或合同草案、审查过程沟通记录、合法性审查修改意见稿、正式出具的合法性审查意见书、送达回证、备考表。所有归档纸质材料统一使用A4幅面纸张，小于A4幅面的零散材料应当平整粘贴在A4空白衬纸上，大于A4幅面的图纸、表格等材料应当按照归档要求折叠为A4幅面，折叠后不得遮挡材料正文内容，不得使用热敏纸、易褪色复写纸归档，手写起草、记录材料应当使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、彩色签字笔书写归档，所有需要签名确认的环节应当由相关人员手写签署姓名和日期，电子签名打印归档的，应当同时将原始电子文档存储到对应电子案卷介质中。归档材料自带的订书钉、回形针、大头针等金属物品应当全部拆除，纸张存在破损、卷曲的应当修补平整后再行装订。案卷装订应当做到整齐牢固，无倒页、错页、缺页、漏页，卷首统一使用司法所制式档案封面，封面应当完整印制填写司法所名称、案卷类别、案卷编号、当事人姓名或名称、事项名称、办理起止日期、承办人姓名、归档日期，卷末统一放置卷内备考表，备考表应当注明卷内材料总页数、立卷人姓名、档案审核人姓名，需要说明的特殊情况备注在备考表中。纸质案卷统一采用左侧装订，装订边距预留2厘米，采用两孔装订的，两孔中心距离为14厘米，上孔距页顶端边距、下孔距页底端边距各为4厘米，也可采用胶装方式装订，一律不得使用活页夹、打孔活页装订。案卷编号实行全市统一规则，年度编号格式为“四位公历年份+两位业务类别代码+四位顺序号”，业务类别代码对应为：人民调解01、社区矫正02、安置帮教03、法律援助04、普法依法治理05、基层法律服务06、合法性审查07、信访参与08、其他业务09，例如2024年度第12件人民调解案卷编号为2024010012，一人一档的社区矫正、安置帮教案卷编号也按照同规则编制。卷内材料应当逐页编制页码，页码位置统一为材料正面右上角、反面左上角，空白衬页不编制页码。所有纸质案卷应当同步完成电子归档，电子案卷按照纸质案卷的排列顺序逐页扫描生成PDF格式文件，扫描分辨率不低于300dpi，保证影像清晰、内容完整，电子案卷文件名称与纸质案卷编号保持一致，存储在司法所专用档案存储设备中，每季度进行一次云端备份，防止数据丢失损坏，原生电子材料、音视频材料应当留存原始格式文件，同时转换为通用格式备份，音视频文件应当标注清楚录制时间、事由、参与人员名称，对应标注关联的纸质案卷编号，涉密案卷严格按照涉密档案管理规定存储归档，不得接入互联网及非涉密设备。案卷办结后，承办人应当在15个工作日内完成整理立卷，提交司法所所长进行归档审核，审核内容包括：案卷材料是否齐全完整，有无遗漏应当归档的材料，排列顺序是否符合规范要求，纸张规格、装订质量是否符合要求，编号是否准确无误，审核不合格的退回承办人限期重新整理，审核合格后签字确认，移交司法所档案管理人员统一入库保管，移交时应当填写档案移交登记簿，由交接双方签字确认留存。基层司法所应当设置专门的档案存放区域，配备符合档案管理要求的档案柜，有条件的应当设置专门档案库房，落实防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染“八防”要求，每季度对档案保管情况进行一次检查，发现纸张破损、褪色、霉变的及时进行修补、复制抢救，档案管理人员岗位变动的，应当对所有库存档案进行清点核对，办理书面交接手续，由交接双方和监交人签字确认。单位内部查阅司法所档案，应当经司法所所长同意，登记查阅人姓名、查阅事由、查阅档案编号后，方可查阅，外部单位因公查阅档案的，应当持单位正式介绍信，经区县司法局分管领导批准同意后，方可查阅，涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案，严格按照保密规定管理，不得违规对外提供查阅，查阅档案过程中，不得涂改、圈划、抽取、撤换、损毁档案材料，不得擅自复制、拍摄档案内容，不得泄露档案中涉及的未公开信息。各类案卷保管期限统一明确：社区矫正档案保管期限为社区矫正对象解除矫正后不少于20年，安置帮教档案保管期限为解除帮教后不少于10年，人民调解案卷保管期限不少于30年，重大疑难纠纷调解档案永久保管，合法性审查案卷、法律援助案卷保管期限不少于20年，普法宣传、法律服务、信访及其他业务案卷保管期限不少于10年。保管期限届满的档案，由基层司法所组织专人进行鉴定，对仍有保存价值的档案延长保管期限，对确定无保存价值的档案登记造册，报区县司法局批准后统一销毁，销毁清单永久留存备查，基层司法所撤销、合并或者调整管辖区