学校档案管理员工作制度

PAGE学校档案管理员工作制度一、总则（一）目的为加强学校档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门及全体教职员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容应真实反映学校各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：全面收集学校在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责学校档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理工作制度并组织实施。2.负责学校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。5.开展档案的开发利用工作，根据学校工作需要，及时、准确地提供档案信息服务，为教学、科研、管理等工作提供支持。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校教职员工的档案意识和档案管理水平。7.负责学校档案信息化建设，推进档案管理工作的现代化、数字化进程。8.完成学校领导交办的其他有关档案管理的工作任务。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的齐全完整。2.按照学校档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至学校档案管理部门，并办理交接手续。3.协助学校档案管理部门开展档案的查询利用工作，提供相关档案信息。4.参加学校档案管理部门组织的档案业务培训，提高自身档案管理水平。三、档案的收集与归档（一）收集范围学校档案收集范围包括以下几类：1.党群工作类：学校党组织在工作中形成的文件材料，如党委会议记录、党委工作计划与总结、党员名册、入党申请书等。2.行政管理类：学校行政部门在行政管理工作中形成的文件材料，如行政会议记录、学校工作计划与总结、规章制度、人事任免文件等。3.教学管理类：学校教学管理工作中形成的文件材料，如教学计划、教学大纲、课程表、学生成绩单、教学质量评估材料等。4.学生管理类：学校学生管理工作中形成的文件材料，如学生学籍档案、学生奖惩材料、学生社会实践材料等。5.科研管理类：学校科研管理工作中形成的文件材料,如科研项目申报书、科研成果鉴定材料、科研论文发表情况等。6.财务管理类：学校财务管理工作中形成的文件材料，如财务预算、决算报表、会计凭证、财务审计报告等。7.后勤管理类：学校后勤管理工作中形成的文件材料，如校园建设规划、房产管理文件、物资采购合同等。8.外事工作类：学校外事活动中形成的文件材料，如外事协议、外宾来访记录、师生出国（境）审批材料等。9.声像档案类：学校在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像材料。10.实物档案类：学校在教学、科研、管理等活动中获得的具有保存价值的奖杯、奖状、证书、纪念品以及校徽、校旗等实物。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时进行整理，并按照学校档案管理部门规定的时间和要求移交档案。3.对于重要活动、重大事件形成的档案，应实行跟踪收集，确保档案的全面、准确。4.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁或丢失。（三）归档程序1.各部门兼职档案员按照档案收集范围和要求，对本部门形成的文件材料进行初步整理，分类装订成册，并编制档案目录。2.在规定的时间内，各部门兼职档案员将整理好的档案移交至学校档案管理部门。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。3.学校档案管理部门收到各部门移交的档案后，按照档案管理的有关规定进行再次审核、整理和分类，确保档案的质量符合要求。4.经过审核整理后的档案，由档案管理部门进行编目、上架，正式归档保存。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制案卷目录。2.教学档案：按照教学管理的不同类别，如专业建设、课程建设、实践教学等进行分类整理，建立相应的档案目录。3.学生档案：按照学生个人信息、学籍档案、奖惩情况、社会实践等内容进行分类整理，一人一档。4.科研档案：按照科研项目类别，如纵向科研项目、横向科研项目等进行分类整理，建立项目档案专卷。5.声像档案：按照载体形式、时间顺序、内容主题等进行分类整理，编制声像档案目录，并注明拍摄时间、地点、人物、内容摘要等信息。6.实物档案：按照实物的类别、来源等进行分类整理，建立实物档案清单，注明实物名称、获得时间、颁发单位、保存地点等信息。（三）整理要求1.档案整理应做到分类科学、排列有序、编号规范、编目准确。2.归档文件应齐全完整，字迹清晰，签署完备，纸张优良，格式统一。对于破损或褪色的文件，应进行修复或复制。3.整理过程中应编制详细的档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和结构，便于查询利用。五、档案的保管（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。（二）保管期限学校档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为30年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为10年。（三）档案上架与排列1.档案应按照分类方案进行上架排列，同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度依次排列。2.上架的档案应整齐有序，便于查找和存取。档案架应标明类别、年度、保管期限等标识，以便快速定位档案。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。4.做好档案库房的温湿度记录，根据温湿度变化情况及时采取调节措施，确保档案库房温湿度符合要求。一般档案库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。5.定期对档案库房进行清洁卫生工作，保持库房整洁。6.对电子档案应进行定期备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放，防止数据丢失。六、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和学校档案管理规定。2.服务学校工作原则：档案利用工作应紧密围绕学校教学、科研、管理等中心工作，为学校发展提供支持。3.方便快捷原则：简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供方便快捷的服务。（二）利用范围1.学校内部各部门因教学、科研、管理等工作需要查阅档案的。2.本校师生因个人学习、研究等需要查阅本人相关档案的。3.外单位因工作需要，按照有关规定查阅学校档案的。4.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅学校档案的。（三）利用手续1.本校人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信，注明查阅目的、范围和内容，经学校档案管理部门负责人批准后，方可查阅。3.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅档案，应出具相关法律文书，经学校主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。4.查阅档案时，利用者应严格遵守档案查阅制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换或撕毁。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按规定办理相关手续。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、查阅时间、查阅内容、查阅目的等信息。利用登记记录应妥善保存，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对学校档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映学校主要职能活动和基本历史面貌，是否对学校、国家和社会具有保存价值。2.档案的完整性、准确性和系统性，是否存在重复、虚假或不完整的情况。3.档案的保管期限是否符合规定，是否需要调整保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报学校主管领导审批。2.档案销毁前，档案管理部门应编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.经学校主管领导批准后，档案管理部门应指定专人负责档案销毁工作，并在销毁现场进行监督。销毁档案时，应采用适当的方式确保档案信息彻底销毁，如焚烧、粉碎等。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁申请表》、《档案销毁清册》等相关材料归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立学校档案管理信息系统，实现档案管理工作的自动化、网络化和数字化，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对学校重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的在线查询和利用。2.档案管理系统应用：利用档案管理软件对档案的收集、整理、保管、利用等业务流程进行信息化管理，实现档案管理工作的规范化、标准化。3.数据安全管理：加强档案信息化系统的数据安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保档案数据的安全可靠。（三）信息化管理要求1.档案管理