新冠疫情期间会议室的管理制度

一、总则为有效应对新冠疫情，保障公司员工的身体健康与生命安全，维护正常的办公秩序，规范疫情期间会议室的使用与管理，特制定本制度。本制度适用于公司所有会议室及在公司内组织的各类会议活动。各部门及全体员工均须严格遵守本制度规定，共同营造安全、卫生的会议环境。二、职责分工1.行政部：为本制度的归口管理部门，负责制度的解释、修订与监督执行。具体承担会议室日常清洁消毒的指导与检查、防疫物资（如口罩、消毒液、洗手液等）的配备与补充、以及对违反本制度行为的处理。2.各部门负责人：负责本部门员工疫情防控意识的宣贯，督促本部门人员严格遵守本制度及公司其他防疫规定，并对本部门组织的会议活动的防疫措施落实情况负总责。3.全体员工：是本制度的直接执行者，应自觉学习并遵守制度条款，主动配合各项防疫检查，在会议活动中做好个人防护，发现异常情况及时报告。三、会议室使用预约与审批1.预约优先：疫情期间，会议室实行“预约优先、错峰使用”原则。员工需通过公司指定的线上预约系统或向行政部提交书面申请，提前预约会议室使用时间、地点及参会人数。未经预约，不得擅自占用会议室。2.审批管理：行政部在收到预约申请后，应根据会议室容量、当日会议安排及疫情防控要求进行审批。原则上，参会人数不得超过会议室额定容量的半数，以确保人均间隔距离符合防疫标准。大型会议（超过一定人数）需报请公司疫情防控领导小组审批。3.信息登记：预约成功后，申请人应准确登记参会人员姓名、部门及联系方式，便于追溯。四、会议前准备与入场管理1.健康自查：参会人员在进入会议室前，应进行自我健康状况评估。如有发热、干咳、乏力、咽痛等新冠相关症状，或近期有中高风险地区旅居史、与确诊/疑似病例密切接触史，应主动向本部门负责人及行政部报告，并居家休息或就医，不得进入会议室。2.体温监测：在会议室入口处，应安排专人（或使用自助设备）对所有进入人员进行体温检测，体温正常（低于37.3℃）方可进入。体温异常者，禁止入内，并按照公司疫情防控应急预案处理。3.个人防护：所有进入会议室人员必须全程规范佩戴一次性医用口罩或以上防护级别口罩，未佩戴口罩者不得入内。建议随身携带备用口罩。4.手部卫生：会议室入口处应配备免洗手消毒剂或消毒凝胶，供参会人员进入前进行手部清洁消毒。5.通风换气：会议开始前，应提前打开会议室门窗，进行不少于半小时的充分通风换气，保持室内空气流通。如使用空调，应确保空调系统运行正常，并遵循相关防疫指引。五、会议期间管理1.保持距离：参会人员就座时，应尽量分散就座，人与人之间保持至少一米以上的社交距离。避免面对面紧挨着就座，可采取同向就座或错位就座方式。2.减少交谈：会议期间，应尽量控制会议时长，减少不必要的交谈。发言时应清晰、简洁，鼓励使用线上会议工具进行辅助沟通，以减少近距离飞沫传播风险。3.物品管理：个人物品如手机、笔记本等应妥善放置，避免交叉接触。会议室公共物品（如话筒、投影仪遥控器等）应尽量减少触摸，或在使用前后进行消毒。4.餐饮管理：原则上，禁止在会议室食用零食、饮料及聚餐。确需提供茶歇的，应采用独立包装，避免交叉污染。5.应急准备：会议组织者应熟悉公司疫情防控应急预案，会议室应配备少量应急防疫物资（如备用口罩、消毒液等）。六、会议后清洁与消毒1.及时清理：会议结束后，参会人员应立即整理好个人物品，带走所有垃圾，保持会议室整洁。2.全面消毒：行政部保洁人员或使用会议室的部门应在每次会议结束后，对会议室进行全面清洁消毒。重点包括桌面、座椅、门把手、电灯开关、话筒、投影仪按键等高频接触表面，可使用含氯消毒剂或75%酒精擦拭消毒，作用一定时间后再用清水擦拭干净。3.通风换气：消毒完成后，继续保持会议室门窗打开通风，直至下一次使用前。4.记录存档：建立会议室清洁消毒台账，详细记录消毒时间、消毒人员、消毒方式及消毒区域，以备查验。七、监督与责任1.日常巡查：行政部将定期或不定期对各会议室的使用情况、防疫措施落实情况进行巡查与监督，对发现的问题及时提出整改要求。2.责任追究：对于违反本制度规定，如未经预约使用会议室、不配合体温检测、拒绝佩戴口罩、不遵守清洁消毒规定等行为，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、通报批评，直至按照公司相关规定给予纪律处分。因个人行为导致疫情传播风险或不良后果的，将依法追究其责任。八、附则1.本制度未尽事宜，参照国家及地方政府发布的最新新冠疫情防控指引及公司相关防疫规定执行。2.