合同管理制度

合同管理制度一、总则为规范企业合同管理，防范与化解合同风险，保障企业合法权益，维护正常的经营秩序，依据国家相关法律法规，并结合本企业实际经营情况，特制定本制度。本制度适用于企业及所属各部门、分支机构在经营管理活动中与其他平等主体（包括法人、其他组织或自然人）签订的各类合同、协议及其他具有合同性质的文件（以下统称“合同”）。凡涉及企业对外权利义务设定的书面文件，均应纳入本合同管理制度进行规范管理。合同管理遵循以下基本原则：（一）合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规及行业规范，确保合同内容及形式合法有效。（二）审慎性原则：在合同谈判、签订、履行等各环节，应充分评估潜在风险，采取有效措施进行防范和控制，维护企业利益最大化。（三）规范性原则：合同管理应遵循本制度规定的流程和标准，确保合同文本规范、审批程序完备、履约过程可控、档案管理有序。（四）效益性原则：合同管理应兼顾效率与安全，在有效控制风险的前提下，促进业务发展，提升企业经济效益。（五）责权利相统一原则：明确各部门及相关人员在合同管理中的职责、权利和义务，确保责任到人，奖惩分明。二、合同管理的组织与职责企业合同管理实行统一领导、分级负责、专业审查、全员参与的管理体制。企业法务部门（或指定的合同管理部门，下同）是合同管理的归口管理部门，主要职责包括：（一）负责本制度的制定、修订、解释和组织实施；（二）建立和完善企业合同标准文本体系，并根据需要进行更新；（三）对合同的合法性、合规性、严密性进行审查；（四）参与重大合同的谈判、起草与评审；（五）监督、检查合同履行情况，协助处理合同纠纷；（六）组织合同管理培训，提供合同法律专业咨询；（七）负责合同专用章的管理；（八）负责合同档案的统一归档和管理工作。各业务部门是合同的发起部门和履行部门，对其业务范围内的合同管理负直接责任，主要职责包括：（一）负责合同项目的可行性分析与论证；（二）负责合同相对方的资信调查与评估；（三）负责合同的初步洽谈、文本起草（或选用标准文本）；（四）负责合同履行过程中的具体实施、跟踪、协调与反馈；（五）及时向法务部门及相关领导报告合同履行中出现的问题及风险；（六）负责合同履行过程中相关文件的收集、整理，并按规定移交归档。财务部门在合同管理中履行以下职责：（一）对合同中的付款方式、金额、税务条款等财务相关内容进行审核；（二）根据合同约定办理款项收付，并对付款依据的合规性进行审核；（三）参与涉及重大财务收支合同的评审。企业管理层负责对权限范围内合同的审批，以及对合同管理工作的总体领导和协调。三、合同的订立（一）合同的发起与策划业务部门在开展经营活动需要订立合同时，应首先进行充分的市场调研和可行性分析，明确合同目的、主要权利义务、交易方式、风险防范措施等。对于重大或复杂的合同项目，应形成可行性研究报告或项目建议书。（二）相对方资信调查业务部门在与相对方正式洽谈合同前，必须对其进行资信调查。调查内容主要包括：相对方的主体资格（如营业执照、相关资质证书等）、经营范围、履约能力（如财务状况、生产能力、过往业绩等）、商业信誉、法定代表人及授权代表情况等。必要时，可要求相对方提供相应的证明文件或担保。调查情况应形成书面记录。（三）合同文本的拟定1.订立合同应优先选用企业发布的标准合同文本。标准合同文本由法务部门会同相关业务部门制定和修订。2.对于没有标准文本的合同，或对标准文本进行实质性修改的，由业务部门根据谈判结果和实际需求起草，必要时可咨询法务部门。起草合同应做到内容完整、条款明确、权责清晰、用语规范。3.合同一般应包含以下主要条款：当事人的基本信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法、合同生效条件及其他必要条款。（四）合同的审核与审批1.内部审核：业务部门完成合同文本初稿后，应填写《合同审批表》，连同合同文本、相对方资信材料、可行性分析报告（如需）等相关附件，按审批流程依次提交相关部门审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性、完整性、严谨性及风险控制措施；财务部门重点审核财务相关条款；其他相关部门根据职责进行专业审核。2.审批权限：合同审批实行分级授权审批制度。根据合同的性质、金额、重要程度及风险等级，设定不同层级的审批权限。审批人应在权限范围内对合同进行认真审查，签署明确的审批意见。对超越审批权限的合同，应逐级上报审批。3.审核与审批意见处理：业务部门应根据各审核部门及审批人的意见对合同文本进行修改完善。如有异议，应与审核部门充分沟通协调；协调不成的，报请上一级领导裁定。（五）合同的签署1.合同经最终审批通过后，方可签署。签署前，业务部门应再次核对合同文本与审批确定的版本是否一致，相对方签约人的授权是否有效。2.企业对外签订合同，应由法定代表人或其授权委托的代理人签署。授权委托代理人必须持有《授权委托书》，在授权范围内签署合同。3.合同签署应使用企业合同专用章。合同专用章由法务部门专人保管和使用，严格履行用印登记手续。严禁在空白合同或未经审批的合同上盖章。4.合同文本一般应一式多份，当事人各方各执一份，企业存档一份（或多份，根据需要）。四、合同的履行（一）履行的跟踪与监控合同生效后，业务部门是合同履行的第一责任人，应指定专人负责跟踪合同的履行情况，确保按照合同约定全面、及时履行己方义务，并密切关注相对方的履约行为。（二）履行中的沟通与协调在合同履行过程中，应加强与相对方的沟通，及时传递信息，协调解决履行中出现的问题。重要沟通内容应形成书面记录，并经双方确认。（三）合同履行的变更与补充如因客观情况发生变化需要变更或补充合同内容的，应与相对方协商一致，并签订书面的变更或补充协议。变更或补充协议的订立程序参照本制度关于合同订立的相关规定执行。（四）履约异常情况的处理业务部门在合同履行过程中发现相对方可能或已经发生违约，或出现其他可能影响合同正常履行的情形时，应立即采取应对措施，并及时向法务部门及相关领导报告，共同研究处理方案，必要时启动法律救济程序。（五）合同的验收与结算合同履行完毕或达到约定的结算节点，业务部门应组织对合同标的的数量、质量、服务等进行验收，并依据合同约定和验收结果办理结算手续。财务部门凭有效的合同、验收证明、发票等进行付款。五、合同的变更、解除与终止（一）合同的变更符合下列条件之一的，可以变更合同：1.双方协商一致；2.因不可抗力致使合同部分不能履行；3.因国家政策调整需要变更；4.法律规定或合同约定的其他可以变更的情形。合同变更应采用书面形式，并履行相应的审批手续。（二）合同的解除出现下列情形之一的，经法定程序可以解除合同：1.双方协商一致解除；2.因不可抗力致使合同目的不能实现；3.一方严重违约，经催告后在合理期限内仍未履行；4.一方违约致使合同目的不能实现；5.法律规定或合同约定的其他解除情形。合同解除应采用书面形式，并履行相应的审批手续。合同解除后，应清理债权债务。（三）合同的终止合同因履行完毕、解除、债务相互抵销、债务人依法将标的物提存、债权人免除债务、债权债务同归于一人等法定或约定情形而终止。合同终止后，相关部门应做好善后工作。六、合同纠纷的处理合同履行过程中发生争议或纠纷的，业务部门应首先尝试与相对方友好协商解决。协商不成的，应及时收集相关证据材料，向法务部门和企业领导报告，并根据纠纷的性质、金额及影响程度，由法务部门牵头，会同业务部门制定处理方案（如调解、仲裁或诉讼），并按方案组织实施。处理合同纠纷应遵循及时、合法、有利于维护企业权益的原则。七、合同的档案管理（一）档案的范围合同档案是指从合同发起、谈判、订立、履行、变更、解除、纠纷处理到终止全过程形成的所有文件材料，包括但不限于：合同审批表、相对方资信材料、合同文本（正副本）、补充协议、变更协议、解除协议、授权委托书、履约过程中的函件、通知、验收单、付款凭证、发票、争议处理文件等。（二）档案的整理与归档合同履行完毕或终止后，业务部门应将合同档案材料收集齐全、整理规范，在规定期限内移交法务部门统一归档。法务部门应建立合同档案台账，对合同档案进行分类、编号、登记、保管。（三）档案的保管与利用合同档案应按照企业档案管理规定进行妥善保管，确保其完整、安全、保密。查阅、复制合同档案须履行审批手续，并遵守保密规定。合同档案的保管期限应符合国家有关规定及企业实际需要。八、责任追究对于在合同管理工作中认真负责、有效防范重大风险、为企业避免或挽回重大损失的部门或个人，企业应给予表彰或奖励。对于违反本制度规定，有下列情形之一，造成企业损失或不良影响的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）未经审批擅自订立合同的；（二）在合同订立或履行中，因故意或重大过失导致所签合同存在重大缺陷，或未能及时发现和报告重大履约风险的；（三）在相对方资信调查中提供虚假信息或隐瞒重要事实的；（四）擅自变更、解除合同的；（五）违反合同用印管理规定的；（六）在合同履行中失职渎职，或擅自放弃权利、滥用职权的；（七）合同发生纠纷后，未及时采取措施或处置不当，导致损失扩大的；（八）未按规定保管、移交合同档案，造成档案丢失、损毁或泄密的；（九）其他违反本制度规定的行为。九、附则本制度未尽事宜，按照国家有关法律法规及企业其他相关规定执行。企业所