差旅费管理制度

差旅费管理制度第一章总则为进一步规范公司全员因公出差的费用管理，合理控制经营成本，保障差旅活动有序高效开展，根据《中华人民共和国会计法》《企业所得税税前扣除凭证管理办法》等国家相关法律法规，结合公司《财务管理制度》《行政办公管理规定》的核心要求，特制定本制度。本制度所指差旅费，是员工因公临时到常驻地以外地区开展公务活动所发生的城市间交通费、市内交通费、住宿费、伙食补助费及其他符合规定的公务相关杂费。常驻地定义为公司注册地所在市辖区范围，市辖区内的公务活动按市内公务费用标准报销，不属于差旅费范畴。所有差旅活动必须坚持“务实高效、勤俭节约”的原则，严格控制差旅人数、天数和频次，优先采用视频会议、电话沟通、线上协作等方式解决业务问题，减少非必要线下差旅。差旅费用开支必须与公务活动直接相关，严禁虚报冒领、铺张浪费，严禁将个人消费纳入差旅费用报销范畴，严禁以公务为名变相旅游、开展无实质内容的考察调研。差旅管理严格遵循“先审批、后出行，无审批、不报销”的基本原则，所有差旅活动必须提前履行审批手续，未按规定完成审批的差旅费用一律不予报销。第二章适用范围本制度适用于公司总部及所有下属分子公司的全体在职人员，包括全职正式员工、试用期员工、劳务派遣员工、实习人员。受公司委托开展公务活动的外部合作人员、专家顾问的差旅费用管理，参照本制度执行，费用由委托部门承担。以下情形产生的费用不属于差旅费报销范畴：1.员工在常驻地范围内开展公务活动产生的交通、餐饮费用，按公司市内公务费用报销规定执行；2.公司统一组织的团建、旅游、年会等集体活动产生的费用，按员工福利相关规定执行；3.员工因个人原因产生的探亲、访友、旅游等出行费用；4.员工参加学历教育、在职学位进修等非公务性质的培训产生的费用；5.分子公司员工在所属分子公司驻地范围内开展公务活动的费用；6.已纳入项目成本核算的长期驻场人员费用，按项目管理相关规定执行。第三章差旅审批管理差旅审批实行分级授权管理，所有差旅申请必须通过公司OA系统提交《差旅申请单》，明确填写申请人姓名、工号、所属部门、出差事由、出发日期、返回日期、目的地、详细行程安排、同行人员信息、预计费用明细、是否需要行政部协助预订机票/酒店等信息，随同申请上传相关证明材料，包括但不限于会议通知、培训邀请函、商务洽谈函、项目进场通知等。差旅审批权限按职级和出差时长划分如下：1.基层员工：出差时长3天及以内的，由部门负责人审批；出差时长3天以上7天及以内的，由部门负责人审核后报分管副总经理审批；出差时长7天以上的，经部门负责人、分管副总经理审核后报总经理审批。2.中层管理人员（部门正副职、项目负责人、区域负责人及同职级人员）：出差时长3天及以内的，由分管副总经理审批；出差时长3天以上的，经分管副总经理审核后报总经理审批。3.高层管理人员（总经理、副总经理、总会计师、总工程师及同职级人员）：所有差旅均需报总经理审批，总经理出差需报董事长审批。4.跨部门联合出差的，由牵头部门统一提交差旅申请，注明所有参与人员的所属部门及分工，按牵头部门负责人、参与部门负责人、分管副总经理、总经理的流程审批。如遇突发紧急公务（如突发售后故障、客户紧急需求、应急事故处理等）无法提前走线上审批流程的，申请人可提前通过口头、微信、电话等方式向具有审批权限的负责人报备，经同意后可先行出行，在出行后3个工作日内补填《差旅申请单》并注明紧急事由，补全审批流程，逾期未补的费用不予报销。差旅申请经审批通过后，如因公务原因需要变更行程、延长出差时间、调整出差目的地的，申请人需提前在OA系统提交《差旅变更申请单》，注明变更原因及变更后的行程安排，按原审批流程重新审批，未提交变更申请或变更申请未通过的，超出原审批范围的费用不予报销。差旅申请审批通过后，员工如需取消出行的，需及时在OA系统提交取消申请，已预订机票、酒店产生的退票费、违约金，因公务原因取消的凭相关凭证报销，因个人原因取消的由个人自行承担。第四章差旅费用开支标准差旅费用按职级和出差目的地实行分类分级管理，具体开支标准如下：4.1城市间交通费开支标准城市间交通费是指员工往返常驻地和出差目的地乘坐飞机、火车、轮船、长途汽车等公共交通工具产生的费用，具体标准如下：人员类别飞机舱位火车席位轮船舱位其他交通工具补充说明高层管理人员商务舱/公务舱软卧、高铁/动车商务座、普客一等座一等舱据实报销可自主选择符合标准的交通工具，因紧急公务需租用专车的，费用据实报销中层管理人员经济舱硬卧、高铁/动车一等座、普客二等座二等舱据实报销连续乘车时间超过6小时可申请升级软卧，飞行时间超过4小时可申请超级经济舱基层员工经济舱硬卧、高铁/动车二等座、普客二等座三等舱据实报销连续乘车时间超过8小时可申请升级硬卧，飞行时间超过5小时可申请超级经济舱城市间交通费补充规定：1.差旅出行应当优先选择成本较低的交通工具，预订机票需通过公司合作的票务代理机构预订，提前7天以上预订最低折扣机票，如同一航班提前7天预订的最低折扣价超出对应职级标准的，可凭票务代理出具的价格证明申请升级舱位或据实报销。2.差旅出行不得选择高档豪华交通工具，如私人飞机、豪华游轮等，因特殊公务需要选择的，需提前报总经理专项审批。3.订票过程中产生的民航发展基金、燃油附加费、航空意外险（每份不超过50元/次）可据实报销，每位员工每次出行仅限报销1份航空意外险，多购部分自行承担。4.乘坐火车、轮船等交通工具产生的人身意外险、退票费、改签费，因公务原因产生的可据实报销，因个人原因产生的由个人自行承担。4.2住宿费开支标准住宿费是指员工出差期间入住酒店产生的房租费用，一类城市指北京、上海、广州、深圳、杭州、南京、苏州、成都、重庆、武汉、西安、天津、青岛、厦门、三亚共15个城市；二类城市指除一类城市以外的省会城市、计划单列市、地级市；三类城市指县级市、县城及乡镇地区。具体标准如下：人员类别一类城市（元/天/间）二类城市（元/天/间）三类城市（元/天/间）补充说明高层管理人员680550420可单人单间，优先选择公司协议酒店，协议价超出标准的可据实报销中层管理人员480400320同性2人出差需合住，单人出差可住单间，协议价超出标准10%以内的可据实报销基层员工380300240同性2人及以上出差需合住，单人出差或异性同行可住单间，超标准需提前审批住宿费补充规定：1.差旅住宿应当优先选择公司合作的协议酒店，享受协议优惠价格，如目的地无公司协议酒店的，可自行选择符合标准的正规酒店，优先选择连锁品牌酒店。2.同性2人及以上共同出差的，应当安排合住，按2人1间的标准执行，如因年龄差距较大、生活习惯差异、身体疾病等特殊原因无法合住的，需提前在差旅申请中注明，经审批通过后可单独入住。3.住宿费按实际住宿天数结算，发票需为正规增值税专用发票（小规模纳税人可提供增值税普通发票），发票抬头必须为公司全称，注明纳税人识别号、住宿天数、单价、金额，同时附上酒店出具的住宿水单，无住宿水单或发票信息不符合要求的不予报销。4.住宿期间产生的个人消费，包括但不限于洗衣费（出差时长超过7天的可据实报销洗衣费，最高不超过30元/天）、酒店内付费电影、零食饮料、健身消费、SPA消费等，均由个人自行承担，不得纳入差旅费报销范畴。4.3境内差旅补助开支标准差旅补助包括伙食补助费、市内交通费和其他杂费补贴，按出差自然天数包干发放，无需提供对应发票，具体标准如下：补助类型一类城市（元/天）二类城市（元/天）三类城市（元/天）补充说明伙食补助费12010080按出差自然天数包干，主办方统一提供餐饮的当日不再发放市内交通费806050按出差自然天数包干，公司提供公务用车或接送机的当日不再发放其他杂费补贴303030用于报销出差期间的打印、复印、快递等小额杂费，超出部分自行承担4.4境外差旅补助开支标准境外差旅补助按出差所属区域划分标准，按天发放，具体如下：区域类型伙食补助（美元/天）市内交通补助（美元/天）其他杂费补贴（美元/天）补充说明欧美、澳洲、日本、韩国352010涉及特殊高消费城市（如纽约、伦敦、东京）的，补助标准可上浮20%，需提前审批东南亚、中东、南美25158部分政局不稳定地区可额外申请境外安全补贴，最高不超过15美元/天非洲、中亚、南亚20105需统一接种疫苗、购买境外高额意外险的，费用由公司全额承担差旅补助补充规定：1.差旅补助自出发当日起至返回当日止计算天数，出发当日按100%标准发放，返回当日不足6小时的按50%标准发放。2.出差期间由主办方统一安排食宿、提供接送服务的，会议、培训期间的伙食补助费、市内交通费不予发放，仅按往返当日的标准发放补助。3.出差期间因公务需要宴请客户的，需提前单独提交业务招待费申请，经审批通过后方可报销，宴请当日的伙食补助费按50%标准发放。4.带车出差（驾驶公司公务车辆或私车公用）的，不予发放市内交通费，可据实报销过路费、停车费，私车公用的按1.2元/公里的标准发放油费补贴，需提供详细的行程记录，包括起止地点、行驶里程、对应公务内容。第五章差旅费用报销规范员工出差返回后，应当在10个工作日内通过OA系统提交差旅费用报销申请，因项目周期较长、票据收集困难等特殊原因无法按时报销的，需提前向财务部门提交延期申请，最长延期不得超过30个工作日，逾期未提交报销申请且无合理理由的，视为自动放弃报销，费用由个人自行承担。报销申请需上传的材料包括：1.经审批通过的《差旅申请单》《差旅变更申请单》（如有）；2.所有费用的正规发票原件（电子发票需上传PDF原件，注明发票号码，避免重复报销）；3.住宿费水单、交通购票记录、付款凭证等辅助证明材料；4.会议、培训通知等相关公务证明材料。报销审批流程如下：1.申请人提交报销申请后，由部门负责人首先审核，重点审核差旅活动的真实性、费用发生的合理性、是否符合差旅申请的内容，确认无误后签字提交。2.部门负责人审核通过后，提交财务部门审核，财务人员重点审核票据的合法性、合规性，是否符合开支标准，是否存在重复报销的情况，对于不符合要求的报销申请予以退回，注明退回原因，要求申请人补充材料或调整报销金额。3.财务部门审核通过后，按费用金额走分级审批：单次报销金额在5000元及以内的，由财务负责人审批；5000元以上20000元及以内的，由财务负责人审核后报分管副总经理审批；20000元以上的，经财务负责人、分管副总经理审核后报总经理审批。4.所有审批流程完成后，财务部门在3个工作日内将报销款项打至申请人的工资卡账户。以下费用不予报销：1.未履行差旅审批流程或审批未通过产生的差旅费用；2.超出开支标准且未提前办理超标准审批的费用部分；3.与公务活动无关的个人消费费用；4.伪造、涂改的票据，或无法提供有效证明材料的费用；5.已由其他单位、主办方承担的费用；6.因个人原因产生的罚款、滞纳金、违约金等费用；7.差旅期间旅游、娱乐、购物产生的费用。如遇发票丢失的情况，申请人需提供付款记录、消费明细、商家出具的加盖公章的消费证明，经部门负责人、财务负责人审批通过后，最多可报销原费用金额的80%，无法提供相关证明的费用不予报销。第六章特殊差旅场景管理1.境外差旅：员工赴境外出差的，需提前提交境外差旅专项申请，注明境外行程安排、签证办理计划、外币兑换需求，经总经理审批通过后方可办理相关手续。境外差旅的签证费、核酸检测费、疫苗接种费、境外意外险保费等均由公司据实报销。境外消费优先使用公司外币信用卡支付，无法使用信用卡的可提前申请预借外币，预借金额按预计费用的80%核算，返回后10个工作日内统一结算。境外差旅费用报销时，需提供消费小票、付款记录，按报销当日中国人民银行公布的外币中间价换算为人民币结算，如汇率波动超过5%的，可按消费当日的汇率结算。2.长期驻外差旅：单次出差时长超过30天的属于长期驻外差旅，由所属部门提前提交驻外申请，明确驻外时长、工作内容、住宿安排、补贴标准，经总经理审批通过后执行。长期驻外人员的住宿优先由公司行政部门统一租赁公寓，租金按当地市场水平据实核算，不占用住宿费标准额度。长期驻外人员的伙食补助费按对应地区标准的80%发放，市内交通费按对应地区标准的50%发放，不再发放其他杂费补贴。长期驻外人员每满3个月可享受1次探亲假，探亲往返交通费由公司据实报销，探亲期间不发放差旅补助。3.借调差旅：员工因工作需要借调到其他分子公司、合作单位工作的，差旅费用由借入单位承担，按借入单位的差旅管理制度执行，如借入单位无相关制度的，按本制度标准执行。借调期间的差旅审批由借入单位负责，报销费用由借入单位财务部门审核后结算。4.外出参会培训：员工参加外部单位组织的会议、培训的，如主办方收取的会务费、培训费中包含食宿费用的，食宿费用按主办方标准据实报销，不再发放会议、培训期间的伙食补助和市内交通费，仅按往返当日的标准发放补助。如主办方不提供食宿的，按本制度的差旅标准执行。5.顺路探亲：员工出差期间顺路回家探亲的，需提前在差旅申请中注明，探亲期间不报销住宿费、伙食补助、市内交通费，往返交通费按从出差目的地返回公司常驻地的正常费用标准报销，超出部分由个人自行承担，探亲时间按事假核算，不享受差旅补助。第七章监督与责任追究各部门负责人是本部门差旅管理的第一责任人，应当严格审核本部门员工的差旅申请和报销申请，对差旅活