乡镇合同管理工作制度

PAGE乡镇合同管理工作制度一、总则（一）目的为加强乡镇合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护乡镇合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本乡镇实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇机关各部门、所属事业单位及其他依法设立的具有独立法人资格的机构（以下统称“各部门”）在公务活动中签订的各类合同，包括但不限于采购合同、租赁合同、建设工程合同、服务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规和政策规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.公平公正原则合同双方应当遵循公平、公正的原则确定各方的权利和义务，保障合同当事人的合法权益。3.诚实守信原则合同当事人应当诚实守信，严格履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。4.风险防控原则加强合同风险评估和防控，对合同签订、履行过程中可能出现的风险进行识别、分析和应对，确保合同的顺利履行。二、合同管理职责分工（一）合同管理部门乡镇设立合同管理办公室，作为合同管理的牵头部门，负责合同管理的日常工作，履行以下职责：1.制定和完善合同管理制度；2.对合同签订、履行、变更、终止等环节进行指导和监督；3.组织合同文本的起草、审核、会签、归档等工作；4.协调处理合同纠纷；5.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议；6.其他与合同管理相关的工作。（二）合同承办部门合同承办部门负责合同的具体承办工作，履行以下职责：1.负责合同项目的前期调研、论证和可行性分析；2.负责合同文本的起草，并对合同条款的合法性、完整性、准确性负责；3.按照合同管理流程，办理合同签订、履行、变更、终止等相关手续；4.负责合同履行过程中的跟踪、检查和协调工作，及时解决合同履行中出现的问题；5.负责合同款项的支付申请和结算工作；6.负责合同纠纷的初步处理，并及时向合同管理部门报告；7.负责合同资料的整理、归档和保管工作；8.其他与合同承办相关的工作。（三）合同审批部门合同审批部门根据各自职责，对合同进行审批，履行以下职责：1.对合同的合法性、合规性、合理性进行审查；2.对合同的风险进行评估，并提出风险防控建议；3.对合同条款进行审核，确保合同条款明确、具体、可行；4.对合同签订的必要性、可行性进行审查，并签署审批意见；5.其他与合同审批相关的工作。（四）财务部门财务部门负责合同款项的支付审核和财务管理工作，履行以下职责：1.对合同款项的支付申请进行审核，确保支付符合合同约定和财务制度规定；2.负责合同款项的账务处理和资金管理，定期与合同承办部门核对账目；3.协助合同管理部门对合同履行情况进行监督和检查，及时发现和纠正财务问题；4.其他与合同财务管理相关的工作。（五）审计部门审计部门负责对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行审计监督，履行以下职责：1.对合同管理制度的执行情况进行审计检查；2.对合同项目的经济效益、社会效益进行审计评价；3.对合同款项的支付情况进行审计监督，防止出现违规支付行为；4.对合同纠纷的处理情况进行审计监督，确保纠纷处理合法、合规、合理；5.其他与合同审计相关的工作。三、合同签订管理（一）合同订立前的准备1.合同承办部门应当对合同项目进行充分的前期调研，收集相关资料，进行可行性分析和风险评估，确保合同项目符合乡镇发展战略和实际需求。2.合同承办部门应当根据合同项目的性质和特点，选择合适的合同文本。对于格式合同文本，应当按照法律法规和行业标准的要求进行审查和修改；对于非格式合同文本，应当由合同承办部门起草，并确保合同条款合法、完整、准确。3.合同承办部门应当在合同起草过程中，充分征求相关部门和人员的意见，必要时可以组织专家论证或法律咨询，确保合同条款符合各方利益和法律法规要求。（二）合同的审核1.合同承办部门起草的合同文本应当提交合同管理部门进行初审。合同管理部门应当对合同文本的合法性、完整性、准确性进行审查，重点审查合同主体资格、合同条款、合同风险等方面，并提出修改意见。2.合同管理部门初审通过后，合同承办部门应当将合同文本提交合同审批部门进行审批。合同审批部门应当按照各自职责，对合同的合法性、合规性、合理性进行审查，并签署审批意见。3.对于重大合同或涉及金额较大的合同，应当经乡镇领导班子集体研究决定。在决策过程中，应当充分听取合同管理部门、合同承办部门、财务部门、审计部门等相关部门的意见，并对合同的必要性、可行性、风险防控等方面进行深入分析和论证。（三）合同的签订1.合同经审批通过后，合同承办部门应当按照合同约定的时间和方式，与合同对方当事人签订合同。签订合同应当使用统一的合同专用章，并严格按照合同签订流程进行操作。2.合同签订应当由法定代表人或经法定代表人授权的代理人签字，并加盖合同专用章。授权代理人签订合同的，应当出具法定代表人授权委托书，并明确授权范围和期限。3.合同签订过程中，应当注意核对合同对方当事人的主体资格、经营范围、法定代表人等信息，确保合同对方当事人具备签订合同的能力和资质。4.合同签订后，合同承办部门应当及时将合同副本送合同管理部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。四、合同履行管理（一）合同履行计划的制定1.合同承办部门应当根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确合同履行的各个阶段、任务、责任人及时间节点，并将合同履行计划报合同管理部门备案。2.合同履行计划应当具有可操作性和可监督性，确保合同能够按照约定顺利履行。在合同履行过程中，如因客观原因需要调整合同履行计划的，合同承办部门应当及时提出调整申请，并报合同管理部门审核。经审核同意后，按照调整后的合同履行计划执行。（二）合同履行的跟踪与监督1.合同承办部门应当建立合同履行跟踪台账，对合同履行情况进行实时跟踪和记录，及时掌握合同履行进度、质量、款项支付等情况。2.合同管理部门应当定期对合同履行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同履行中出现的问题。对于合同履行中出现的重大问题或风险，合同管理部门应当及时向乡镇领导报告，并协调相关部门采取有效措施进行处理。3.财务部门应当按照合同约定和财务制度规定，对合同款项的支付进行审核和管理，确保合同款项支付合法、合规、及时。在合同款项支付过程中，如发现合同履行情况与合同约定不符或存在其他问题的，应当及时停止支付，并向合同管理部门报告。4.审计部门应当对合同履行情况进行审计监督，重点审查合同款项的支付、合同履行的经济效益、社会效益等方面，并及时发现和纠正合同履行中的违规行为。（三）合同变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同承办部门应当及时提出变更申请，并提交相关证明材料。变更申请应当经合同管理部门审核后，报合同审批部门审批。经审批同意后，按照变更后的合同内容执行。2.合同变更应当签订书面协议，并明确变更的内容、原因、时间、双方的权利和义务等事项。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.合同履行过程中，如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，合同承办部门应当及时提出解除申请，并提交相关证明材料。解除申请应当经合同管理部门审核后，报合同审批部门审批。经审批同意后，按照法定程序解除合同。4.合同解除应当签订书面协议，并明确解除的原因、时间、双方的权利和义务等事项。解除协议作为原合同的终止文件，与原合同具有同等法律效力。五、合同纠纷管理（一）合同纠纷的预防1.合同承办部门应当加强合同履行过程中的管理和监督，及时发现和解决合同履行中出现的问题，避免合同纠纷的发生。2.合同管理部门应当定期组织合同管理人员进行培训，提高合同管理人员的业务水平和风险防控意识，增强合同管理能力。3.在合同签订过程中，应当充分考虑合同履行过程中可能出现的风险，并在合同条款中明确约定风险承担方式和解决争议的途径，确保合同纠纷能够得到及时、有效的解决。（二）合同纠纷的处理1.合同履行过程中发生纠纷的，合同承办部门应当及时收集相关证据，分析纠纷原因，提出初步处理意见，并及时向合同管理部门报告。2.合同管理部门应当会同合同承办部门、财务部门、审计部门等相关部门对合同纠纷进行调查和分析，提出处理方案，并报乡镇领导审批。3.合同纠纷的处理应当遵循合法、合规、合理的原则，根据纠纷的性质和特点，选择合适的解决方式，如协商、调解、仲裁、诉讼等。在处理合同纠纷过程中，应当充分维护乡镇的合法权益，确保纠纷得到妥善解决。4.合同纠纷处理完毕后，合同承办部门应当及时将处理结果报合同管理部门备案，并对合同纠纷处理情况进行总结和分析，提出改进措施和建议，防止类似纠纷再次发生。六、合同档案管理（一）合同档案的收集与整理1.合同承办部门应当负责合同档案的收集和整理工作，在合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各类文件、资料、凭证等，应当及时收集、分类、整理，并移交合同管理部门。2.合同管理部门应当对合同承办部门移交的合同档案进行审核和验收，确保合同档案的完整性、准确性和规范性。对于不符合要求的合同档案，应当退回合同承办部门进行补充或修正。3.合同档案应当按照合同类别、时间顺序等进行分类整理，并建立电子档案和纸质档案，确保档案资料的安全和可查。（二）合同档案的保管与利用1.合同管理部门应当指定专人负责合同档案的保管工作，建立合同档案保管制度，确保合同档案的安全和完整。2.合同档案应当妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室，并采取防火、防潮、