公章使用管理制度

公章使用管理制度一、引言公章作为企业法人权利的象征，是企业在经营管理活动中行使职权、对外承担法律责任的重要凭证。为规范公司公章的刻制、保管、使用、交接及废止等管理行为，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，防范经营风险，保障公司的合法权益，特制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门、分支机构的所有公章管理与使用活动。二、公章的管理主体与职责1.公司综合管理部门（或指定的行政部门，下同）是公司公章管理的归口部门，统一负责公章的刻制、登记、发放、备案、废止、回收以及日常监督检查工作。2.各部门应指定专人负责本部门相关业务用章的申请和使用管理，并配合综合管理部门做好公章的规范使用工作。3.公章保管人是公章安全和规范使用的直接责任人，对公章的保管和使用负全部责任，须严格遵守本制度规定，确保公章不被滥用、错用或盗用。三、公章的刻制、启用与废止1.公章刻制：公司公章的刻制须由综合管理部门根据公司法定代表人的授权或公司相关决议，统一向公安机关指定的刻章单位申请办理。任何部门或个人不得擅自刻制公章。刻制完成后，综合管理部门应及时办理备案手续，并登记造册。2.公章启用：新公章启用前，综合管理部门应发布启用通知，明确公章的名称、启用日期、保管部门及保管人等信息。启用前，原相应旧公章应按本制度规定程序予以废止。3.公章废止：因机构变更、名称更改、公章磨损、遗失补发等原因需要废止公章时，由综合管理部门负责收回旧公章，并登记造册。废止的公章应在指定监销人的监督下进行销毁或封存，并做好记录，严禁随意丢弃或自行处理。四、公章的保管与存放1.专人保管：公章实行专人保管制度。公司公章、法定代表人章等核心印章应由综合管理部门指定政治素质高、责任心强、工作严谨的正式员工负责保管。财务专用章等专项业务章可由相关业务部门指定专人保管，但保管人名单须报综合管理部门备案。2.安全存放：公章应存放在保险柜或带锁的专用文件柜内，做到人离柜锁。保管人临时离岗或下班时，必须将公章锁好，不得随意放置或交他人代管。非工作时间，公章原则上不得带出公司。3.保管责任：保管人应妥善保管公章，防止公章被盗、遗失、损坏或被他人冒用。如保管人因工作调动、离职或其他原因不能继续履行保管职责时，须办理公章交接手续，填写《公章交接登记表》，由部门负责人监交，交接双方签字确认后，方可离岗。五、公章的使用流程与规范1.用印申请：使用公章前，须由用印部门或个人填写《公章使用申请表》，详细注明用印事由、文件名称、份数、主送单位、用印日期以及申请人、部门负责人签字等信息。涉及合同、协议、对外承诺、担保、重大投融资等重要事项的用印，还需附上相关的决策文件或审批依据。2.逐级审批：《公章使用申请表》须经相关负责人按权限逐级审批。审批人应严格审核用印事由的真实性、合法性和必要性，对不符合规定的用印申请，有权拒绝审批。具体审批权限由公司根据实际情况另行规定。3.用印操作：公章保管人在核对《公章使用申请表》及相关附件材料，确认审批手续齐全、用印内容与申请事由一致后，方可盖章。盖章时应确保印迹清晰、端正、完整，位置适当。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不完整、未经审批的文件上加盖公章。4.用印记录：每次用印后，保管人应在《公章使用登记簿》上详细记录用印日期、用印部门、申请人、用印事由、文件名称、份数、审批人、用印人等信息，以备查考。《公章使用登记簿》应妥善保管，每年归档一次。5.严禁代签代盖：原则上，公章保管人应亲自操作盖章。确因特殊情况需由他人代为盖章的，须经保管人同意并在场监督，事后由保管人在《公章使用登记簿》上补记相关信息。严禁将公章交予非保管人员代为保管或使用。6.外出用印：因特殊情况确需携带公章外出使用的，须提前向综合管理部门提出书面申请，详细说明外出用印的事由、时间、地点、随行人员等，经公司分管领导或法定代表人批准后，由保管人或指定专人携带，并对公章的安全和使用负责。外出用印结束后，应立即返回公司，并将公章妥善存放。六、公章的遗失与处理1.立即报告：如发生公章遗失、被盗情况，保管人应立即向综合管理部门和公司领导报告，并同时向公安机关报案，力求挽回损失，减少不良影响。2.公告声明：在公章遗失或被盗后，综合管理部门应根据公司领导指示，及时在指定媒体上发布公章遗失作废声明，声明原公章自声明之日起作废。3.补办手续：公章遗失后，由综合管理部门按照公章刻制程序申请重新刻制新公章，并办理相关备案手续。4.责任追究：对因保管不善、违规操作等原因造成公章遗失、被盗并给公司造成损失的，公司将根据情节轻重对相关责任人进行严肃处理，构成犯罪的，依法追究刑事责任。七、监督与责任追究1.日常监督：综合管理部门应定期或不定期对公司各类公章的保管、使用情况进行检查和监督，发现问题及时纠正，并将检查结果纳入相关部门和人员的绩效考核。2.责任追究：对于违反本制度规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重对相关责任人给予批评教育、经济处罚、行政处分，直至解除劳动合同；给公司造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任；涉嫌犯罪的，移交司法机关处理：*未经批准，擅自刻制、启用、废止公章的；*未按规定保管公章，导致公章遗失、被盗、损坏的；*违反用印审批程序，擅自使用公章或在空白文件上盖章的；*超越权限审批或滥用审批权的；*用印后未按规定登记或登记不真实、不完整的；*擅自携带公章外出或交他人代管、使用的；*发现公章使用异常情况，未及时报告或隐瞒不报的；*其他违反本制度规定的行为。八、附则1.本制度未尽事宜，由公司综合管理部门负责解释和补充。2.公司所属各部门、分支机构可根据本制度，结合自身实际情况，制定相应的实施细则，并报公司综合管理部门备案。3.本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。九、结语公章管理是公司内部控